42. Требования к управленческой информации.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:

-краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;

-удовлетворение потребностей конкретных управляющих;

-точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений.

- полнота;

Получаемая информация о ситуации принятия решений должна быть достоверной и достаточно полной. Недостоверная либо недостаточно полная информация может приводить к принятию ошибочных и неэффективных решений. Однако не меньшие трудности возникают и при наличии избыточной информации, поскольку возникает проблема отбора информации, действительно представляющей интерес и важной для своевременного принятия эффективного управленческого решения.

Объем информации рассматривается в двух аспектах: символьном и воспринимаемом.

Объем символьной информации определяется количеством символов (знаков) и обычно выражается в символах или байтах .

Объем воспринимаемой информации характеризует полноту имеющейся информации о каком-либо объекте или явлении. Он зависит от

1. символьного объема;

2. формы представления (текст, графики, формулы, звук, движущиеся изображения),

3. времени, отпущенной на ее обработку;

4. индивидуальных особенностей того человека, которому информация предназначена.

Объем воспринимаемой информации имеет три уровня:

• избыточный, который может приводить к повышению качества принимаемых решений, но вместе с этим требует большего времени на выработку альтернатив и выбор единственной из них;

• необходимый и достаточный, позволяющий человеку принять обоснованное решение;

недостаточный, затрудняющий выработку решения.

Достоверность информации - это объем сведений, адекватно отражающих действительность в общем объеме воспринимаемой информации.

Можно говорить о трех уровнях достоверности:

• абсолютный (100 %);

• доверительный (более 80 %);

• негативный (менее 80 %).

Ценность информации определяется влиянием решений, принятых на ее основе, на результаты деятельности организации, что выражается в снижении издержек или в росте прибыли. Можно говорить о четырех уровнях ценности информации:

• нулевой, не влияющий на прибыль;

• средний, позволяющий поднять прибыль до 50 %;

• высокий, позволяющий поднять прибыль от 50 до 100 %;

• сверхвысокий, позволяющий поднять прибыль более чем на 100 %.

Насыщенность информации - это соотношение полезной (относящейся к делу, релевантной) информации к фоновой, которая служит для лучшего восприятия полезной информации за счет

• улучшения настроения и поднятия эмоционального уровня;

• предварительной настройки внимания на заданную тему.

Фоновая информация может включать: анекдоты и шутки, афоризмы, предупреждения о важности предлагаемой информации, некоторые иллюстрации. Если фоновая информация полностью отсутствует, то полезная информация оценивается человеком как «сухая» и плохо им воспринимается. Насыщенность имеет три уровня:

• высокий (80—100 % полезной информации);

• средний (50-80 %);

• низкий (менее 50 %).

Открытость информации - это ее характеристика с точки зрения возможности ее предоставления различным людям или группам. Существует три уровня открытости информации:

• секретная, которая касается глобальных (стратегических) интересов организации и наличие которой у конкурентов может привести к быстрой потере потенциала организации;

• конфиденциальная, которая имеет некоторые ограничения на использование и распространяется в организации среди строго определенного круга людей: к такой информации обычно относятся: планы инноваций и инвестиционные проекты, экономическое положение организации, сведения о партнерах и потребителях, структура цен, условия сделок к контрактов, методы и объемы мотивации персонала, используемые методы маркетинговых исследований и диагностики персонала, сведения о персонале;

• публичная (открытая), которую можно использовать без каких- либо ограничений.

Рассмотренные пять характеристик информации представляют собой единую совокупность, изменение одной из них приводит к изменению остальных. Например, повышение уровня достоверности информации приводит к увеличению ее объема и открытости.

Среди факторов, определяющих требования к характеристикам информации, циркулирующей в организации, можно выделить:

• уровень профессиональной подготовки работников;

• величину организации;

• продолжительность и частоту контактов с внешней средой;

• уровень технических средств, используемых для обработки и хранения информации.