- •Введение
- •Глава I. Теоретические обоснование использования автоматизированной системы документооборота в учебном процессе
- •1.1. Понятия автоматизированной системы управления
- •1.2. Автоматизированная система в образовании
- •1.3 Основные требования делопроизводства в образовательном учреждении
- •Глава II. Модуль «Документооборот» как средство автоматизации делопроизводства
- •2.1. Основные направления делопроизводства
- •2.2. Этапы внедрения модуля «Документооборот» в образовательном учреждении
- •2.3. Результаты опытно-экспериментальной работы
- •Заключение
- •Список использованной литературы
- •Основные понятия и определения. Объект и предмет исследования http://lc.Kubagro.Ru/aidos/aidos99/1.Htm
- •Сайт для студентов технических специальностей http://www.Teh-lib.Ru/atpip/sostav-asu-tp.Html Приложение
Министерство образования Республики Саха (Якутия)
АУ РС(Я) СПО «Намский педагогический колледж им.И.Е.Винокурова»
Отделения «Компьютерные технологии»
Дипломная работа
Использование систем автоматизации делопроизводства в образовательном учреждении
Выполнила: Николаева Нина Анатольевна,
студентка группы И -09
Специальность:050202 «Информатика»
Руководитель: Васильев А.А. к.п.н.
Рецензент: Семенова М.И. к.п.н.
Допущена: «____» __________2012г.
Защищена: «___»____________2012г.
С оценкой: ______________________
с
. Намцы 2012г.
Оглавление
Цели автоматизации управления 6
Состав АСУ 6
Основные классификационные признаки 6
Функции АСУ 7
Классы структур АСУ 7
Децентрализованная структура 7
Централизованная структура 8
Централизованная рассредоточенная структура 8
Иерархическая структура 9
Виды АСУ 9
7. Основные понятия и определения. Объект и предмет исследования http://lc.kubagro.ru/aidos/aidos99/1.htm 56
8. Сайт для студентов технических специальностей http://www.teh-lib.ru/atpip/sostav-asu-tp.html 56
Введение
Проблема автоматизации производственных процессов и процессов управления как средства повышения производительности труда всегда являлась и остается актуальной в любой сфере человеческой деятельности, сфера образования также не является исключением. Необходимость автоматизации процессов управления в сфере образования объясняется задачами облегчения труда персонала, следовательно, повышения эффективности работ по составлению различных отчетов и ведомостей и их обработке, а также обработке и хранению различных данных.
На современном этапе автоматизации наиболее перспективным является автоматизация планово - управленческих функций на базе персональных ЭВМ, установленных непосредственно на рабочих местах специалистов. Эти системы получили широкое распространение в организационном управлении под названием автоматизированных рабочих мест (АРМ). Это позволит использовать систему людям, не имеющим специальных знаний в области программирования, и одновременно позволит дополнять систему по мере надобности.
В условиях модернизации образования процесс информатизации становится все более актуальным. Использование информационных технологий администрацией образовательных учреждений позволяет увеличить эффективность управления. Система «GS ведомости» позволяет работать с различными шаблонами документов затрачивая наименьшее количество времени на поиск и систематизацию необходимой информации.
Объект: Автоматизированные системы управления в образовательном процессе.
Предмет: Автоматизированная система делопроизводства в образовательном учреждении.
Гипотеза: Если внедрить модуль «Документооборот» системы «GS ведомость» в учебное заведение, то повысится эффективность делопроизводства.
Цель: Внедрение модуля «Документооборот» автоматизированной системы «GS ведомость» в Намский педагогический колледж им. И.Е. Винокурова.
Задачи:
Изучить литературу по проблеме исследования;
Внедрить модуль «Документооборот» автоматизированной системы «GS ведомость» в Намский педагогический колледж им. И.Е. Винокурова;
Проверить эффективность использования модуля «Документооборот».
Новизна исследования заключается в обосновании и внедрении модуля «Документооборот» системы «GS ведомость», как наиболее эффективной технологии управления делопроизводством.
Теоретическая значимость исследования состоит в том, что теоретический материал по внедрению модуля «Документооборот» могут использовать руководители и студенты других учреждений.
Практическая значимость заключается в внедрении модуля «Документооборот» системы «GS ведомость» в АУ РС(Я) СПО «Намский педагогический колледж им И.Е. Винокурова».
Структура дипломной работы: работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы.
Глава I. Теоретические обоснование использования автоматизированной системы документооборота в учебном процессе
1.1. Понятия автоматизированной системы управления
Автоматизированная система управления (АСУ) — комплекс аппаратных и программных средств, предназначенный для управления различными процессами в рамках технологического процесса, производства, предприятия. АСУ применяются в различных отраслях промышленности, энергетике, транспорте и т. п. Термин "автоматизированная", в отличие от термина "автоматическая" подчёркивает сохранение за человеком-оператором некоторых функций, либо наиболее общего, целеполагающего характера, либо не поддающихся автоматизации. АСУ с Системой поддержки принятия решений (СППР), являются основным инструментом повышения обоснованности управленческих решений.
Создателем первых АСУ в СССР является доктор экономических наук, профессор, член-корреспондент Национальной академии наук Белоруссии, основоположник научной школы стратегического планирования Николай Иванович Ведута (1913—1998). В 1962—1967 гг. в должности директора Центрального научно-исследовательского института технического управления (ЦНИИТУ), являясь также членом коллегии Министерства приборостроения СССР, он руководил внедрением первых в стране автоматизированных систем управления производством на машиностроительных предприятиях. Активно боролся против идеологических PR-акций по внедрению дорогостоящих ЭВМ, вместо создания настоящих АСУ для повышения эффективности управления производством.
Важнейшая задача АСУ — повышение эффективности управления объектом на основе роста производительности труда и совершенствования методов планирования процесса управления. Различают автоматизированные системы управления объектами (технологическими процессами — АСУТП, предприятием — АСУП, отраслью — ОАСУ) и функциональные автоматизированные системы, например, проектирование плановых расчётов, материально-технического снабжения и т.д.
Цели автоматизации управления
В общем случае, систему управления можно рассматривать в виде совокупности взаимосвязанных управленческих процессов и объектов. Обобщенной целью автоматизации управления является повышение эффективности использования потенциальных возможностей объекта управления. Таким образом, можно выделить ряд целей:
(Предоставление лицу, принимающему решение) релевантных данных для принятия решений
Ускорение выполнения отдельных операций по сбору и обработке данных
Снижение количества решений, которые должно принимать ЛПР
Повышение уровня контроля и исполнительской дисциплины
Повышение оперативности управления
Снижение затрат ЛПР на выполнение вспомогательных процессов
Повышение степени обоснованности принимаемых решений [ 18стр. 135]
Состав АСУ
В состав АСУ входят следующие виды обеспечений: информационное, программное, техническое, организационное, метрологическое, правовое и лингвистическое.
Основные классификационные признаки
Основными классификационными признаками, определяющими вид АСУ, являются:
сфера функционирования объекта управления (промышленность, строительство, транспорт, сельское хозяйство, непромышленная сфера и т.д.)
вид управляемого процесса (технологический, организационный, экономический и т.д.);
уровень в системе государственного управления, включения управление народным хозяйством в соответствии с действующими схемами управления отраслями (для промышленности: отрасль (министерство), всесоюзное объединение, всесоюзное промышленное объединение, научно-производственное объединение, предприятие (организация), производство, цех, участок, технологический агрегат).
Функции АСУ
Функции АСУ устанавливают в техническом задании на создание конкретной АСУ на основе анализа целей управления, заданных ресурсов для их достижения, ожидаемого эффекта от автоматизации и в соответствии со стандартами, распространяющимися на данный вид АСУ. Каждая функция АСУ реализуется совокупностью комплексов задач, отдельных задач и операций. Функции АСУ в общем случае включают в себя следующие элементы (действия):
планирование и (или) прогнозирование;
учет, контроль, анализ;
координацию и (или) регулирование.
Необходимый состав элементов выбирают в зависимости от вида конкретной АСУ. Функции АСУ можно объединять в подсистемы по функциональному и другим признакам.
Классы структур АСУ
В сфере промышленного производства с позиций управления можно выделить следующие основные классы структур систем управления: децентрализованную, централизованную, централизованную рассредоточенную и иерархическую. [1]
Децентрализованная структура
Построение системы с такой структурой эффективно при автоматизации технологически независимых объектов управления по материальным, энергетическим, информационным и другим ресурсам. Такая система представляет собой совокупность нескольких независимых систем со своей информационной и алгоритмической базой.
Для выработки управляющего воздействия на каждый объект управления необходима информация о состоянии только этого объекта.[42 c.912]
Централизованная структура
Централизованная структура осуществляет реализацию всех процессов управления объектами в едином органе управления, который осуществляет сбор и обработку информации об управляемых объектах и на основе их анализа в соответствии с критериями системы вырабатывает управляющие сигналы. Появление этого класса структур связано с увеличением числа контролируемых, регулируемых и управляемых параметров и, как правило, с территориальной рассредоточенностью объекта управления.
Централизованная рассредоточенная структура
Основная особенность данной структуры — сохранение принципа централизованного управления, т.е. выработка управляющих воздействий на каждый объект управления на основе информации о состояниях всей совокупности объектов управления. Некоторые функциональные устройства системы управления являются общими для всех каналов системы и с помощью коммутаторов подключаются к индивидуальным устройствам канала, образуя замкнутый контур управления.
Недостатки системы в следующем: усложнение информационных процессов в системе управления из-за необходимости обмена данными между центрами обработки и управления, а также корректировка хранимой информации; избыточность технических средств, предназначенных для обработки информации; сложность синхронизации процессов обмена информацией.
Иерархическая структура
С ростом числа задач управления в сложных системах значительно увеличивается объем переработанной информации и повышается сложность алгоритмов управления. В результате осуществлять управление централизованно невозможно, так как имеет место несоответствие между сложностью управляемого объекта и способностью любого управляющего органа получать и перерабатывать информацию.
Кроме того, в таких системах можно выделить, следующие, группы задач, каждая из которых характеризуется соответствующими требованиями по времени реакции на события, происходящие в управляемом процессе:
задачи сбора данных с объекта управления и прямого цифрового управления (время реакции , секунды, доли секунды);
задачи экстремального управления, связанные с расчётами желаемых параметров управляемого процесса и требуемых значений уставок регуляторов, с логическими задачами пуска и остановки агрегатов и др. (время реакции — секунды, минуты);
задачи оптимизации и адаптивного управления процессами, технико-экономические задачи (время реакции — несколько секунд);
информационные задачи для административного управления, задачи диспетчеризации и координации в масштабах цеха, предприятия, задачи планирования и др. (время реакции — часы).
Виды АСУ
Автоматизированная система управления технологическим процессом или АСУ ТП — решает задачи оперативного управления и контроля техническими объектами в промышленности, энергетике, на транспорте
Автоматизированная система управления производством (АСУ П) — решает задачи организации производства, включая основные производственные процессы, входящую и исходящую логистику. Осуществляет краткосрочное планирование выпуска с учётом производственных мощностей, анализ качества продукции, моделирование производственного процесса. Для решения этих задач применяются MIS и MES-системы, а также LIMS-системы.
Проблемы и задачи при внедрении АСУ.
Внедрение системы автоматизации управления, как и любое серьезное преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы.
Далее приведены основные проблемы и задачи, возникающие в большинстве случаев при внедрении систем управления и рекомендации по их решению:
отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии;
необходимость в частичной или полной реорганизации структуры предприятия;
необходимость изменения технологии бизнеса в различных аспектах;
сопротивление сотрудников предприятия; временное увеличение нагрузки на сотрудников во время внедрения системы;
необходимость в формировании квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы, выбор сильного руководителя группы. К сожалению, на настоящий момент в России до конца не сложился национальный подход к менеджменту. В данный момент российское управление представляет собой гремучую смесь из теории западного менеджмента (которая во многом не является адекватной существующей ситуации) и советско-российского опыта, который, хотя и во многом гармонирует с общими жизненными принципами, но уже не отвечает жестким требованиям рыночной конкуренции.
Необходимость в изменении технологии работы с информацией и принципов ведения бизнеса. Эффективно построенная информационная система не может не внести изменений в существующую технологию планирования бюджетирования и контроля, а также управления бизнес-процессами.
Во-первых, одними из самых важных для руководителя особенностей корпоративной информационной системы, являются модули управленческого учета и финансового контроля. Теперь каждое функциональное подразделение может быть определено как центр финансового учета с соответствующим уровнем финансовой ответственности его руководителя. Это в свою очередь повышает ответственность каждого из таких руководителей и предоставляет в руки высших менеджеров эффективный инструментарий для чёткого контроля исполнения отдельных планов и бюджетов.
Внедрение системы автоматизации вносит существенные изменения в управление бизнес-процессами. Каждый документ, отображающий в информационном поле течение или завершение того или иного сквозного бизнес-процесса, в интегрированной системе создается автоматически на основании первичного документа, открывшего процесс. Сотрудники, ответственные за этот бизнес-процесс, лишь контролируют и при необходимости вносят изменения в позиции построенных системой документов. Например, заказчик разместил заказ на продукцию, который должен быть исполнен к определенному числу месяца. Заказ вводится в систему, на основании его системой автоматически создается счет (на основе существующих алгоритмов ценообразования), счет пересылается заказчику, а заказ направляется в производственный модуль, где происходит разузлование заказанного вида продукции на отдельные комплектующие. На основе списка комплектующих в модуле закупок системой создаются заказы на их закупку, а производственный модуль соответствующим образом оптимизирует производственную программу, чтобы заказ был исполнен точно к сроку. Естественно, в реальной жизни возможны различные варианты неустранимых срывов поставок комплектующих, поломки оборудования и т.д., поэтому каждый этап выполнения заказа должен строго контролироваться ответственным за него кругом сотрудников, которые в случае необходимости должны создать управленческое воздействие на систему, чтобы избежать нежелательных последствий или уменьшить их.
Формирование квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы, руководителя группы. Внедрение большинства крупных систем автоматизации управления производится по следующей технологии: на предприятии формируется небольшая (3-6 человек) рабочая группа, которая проходит максимально полное обучение работе с системой, затем на эту группу ложится значительная часть работы по внедрению системы и дальнейшему ее сопровождению. Применение подобной технологии вызвано двумя факторами: во-первых, тем, что предприятие обычно заинтересовано в том, чтобы у него под рукой были специалисты, которые могут оперативно решать большинство рабочих вопросов при настройке и эксплуатации системы, а во-вторых, обучение своих сотрудников и их использование всегда существенно дешевле аутсорсинга. Таким образом, формирование сильной рабочей группы является залогом успешной реализации проекта внедрения.. Особенно важным вопросом является выбор руководителя такой группы и администратора системы. Руководитель, помимо знаний базовых компьютерных технологий, должен обладать глубокими знаниями в области ведения бизнеса и управления.[41- c.747]