Группировка
Используем возможности группировки. Для этого установим курсор в сводной таблице на одну из ячеек с датой, и с помощью либо контекстного меню, либо кнопки группировать на панели Сводная таблица преобразуем сводную таблицу следующим образом: на экране появится диалоговое окно Группирование. Отметим группировку даты по дням, месяцам и кварталам (рис. 4.5).
Рис. 4.5 Группировка данных по полю Дата.
После такой группировки сводная таблица примет вид как на рис. 4.6. Обратите внимание на то, что часть строк скрыта чтобы был виден общий итог. В таком виде сводная таблица гораздо информативнее. Группирование может оказаться необходимым также в сводных таблицах с полями числовых данных. Числовые элементы группируются так же, как и даты: выделите элемент группируемого поля и щелкните кнопку Группировка на панели инструментов Сводная таблица. В диалоговом окне Группирование задайте интервал используемых чисел (от и до) размер интервала для группирования (шаг).
Для удаления группы выделите сгруппированный элемент и щелкните кнопку Разгруппировка на панели инструментов Сводная таблица.
Однако, следует воспользоваться еще одной возможностью Мастера сводных таблиц - полем страниц.
Рис. 4.6. Поле дата сгруппировано по кварталам, месяцам и дням.
Поле страниц
Войдите в Мастер сводных таблиц и щелкните кнопку Макет. Откроется поле сводной таблицы почти как на рис. 4.3, только в поле строк дата будет сгруппирована в квартал и месяц. Переместите заголовок квартал в поле страница (рис. 4.7).
Рис.4.7 Использование поля Страница.
Закончим диалог Мастер сводных таблиц, и получим таблицу как показано на рисунке 4.8
Рис.4.8 Кварталы вынесены в поле Страница.
Обратим внимание, что появилась возможность просмотра таблицы по кварталам. Мы как бы разделили таблицу на пять страниц: для каждого квартала и общую. Несмотря на страничную организацию сводной таблицы, она хранится только на одном рабочем листе. Однако, щелкнув кнопку Показать страницы на панели Сводная таблица , можно создать ряд сводных таблиц на отдельных листах для каждого значения поля страницы.
Функции сводных таблиц
Кроме предлагаемых функций (сумма, среднее значение, стандартное отклонение и др.) в поле сводной таблицы можно вычислять соотношения между различными элементами, например: нарастающие итоги, разности между базовым полем и базовым элементом, процентный вклад каждого элемента в итог поля и т.д.
Например, в нашу сводную таблицу помимо суммы стоимости поместим по каждому складу данные в процентах к итогам по дате. Для этого необходимо:
В Поле сводной таблицы следует еще раз перетащить поле Сумма; появится второй заголовок поля данных: Сумма по полю Сумма.
Щелкнем дважды этот заголовок. Откроется диалоговое окно Поле сводной таблицы, в котором можно выбрать суммирующую функцию и другие параметры.
Щелкнем кнопку Дополнительно - диалоговое окно расширится (Рис. 4.9).
Рис. 4.9 Вычисление поля сводной таблицы.
4. В раскрывающемся списке Дополнительные вычисления выберем Доля суммы по столбцу .
5. В поле заголовка введем % столбца.
6. Закончим работу Мастера сводных таблиц.
В результате работы получим таблицу (рис. 4.10), которая содержит данные не только сумм стоимости по дате, но и данные в каждом столбце-складе в процентах к итогам по строке-дате.
Рис 4.10 Сводная таблица с двумя функциями в поле таблицы.