11. Учет материалов в организации
Особенностью материалов как объекта учета является то, что они полностью потребляются в производственном процессе и полностью переносят свою стоимость на стоимость изготовленной продукции (работ, услуг).
Для приемки, хранения, отпуска и списания материалов используются первичные унифицированные документы.
Чаще всего поставки материалов производятся по договорам купли-продажи с поставщиками. В соответствии с ними в адрес предприятия поступает груз с товаросопроводительными документами, которые пересылаются предприятию отдельно. Эти документы вместе с доверенностью (ф. № М-2 и М-2а), которую выписывает бухгалтерия своему МОЛ, служат основанием для получения груза. Если налицо фактическое совпадение груза с документами, то приемка МЦ на склад оформляется приходным ордером (ф. № М-4). В случаях расхождения, а также при поступлении груза без документов, оформляется Акт о приемке (ф. № М-7) с участием представителя поставщика (или третьего лица).
Затем материалы заносятся в карточки учета материалов ф. № М-17) в соответствии с сортом, видом и размером, где фиксируется все их состояние и дальнейшее движение.
Важными учетными документами являются: ведомость учета остатков ТМЦ в местах хранения (ф. № МХ-19), которая служит для сверки двух учетов: складского и бухгалтерского.
Отпуск материалов в производство осуществляется по требованиям-накладным (ф. № М-11) или лимитно-заборным картам (ф. № М-8), если ценности лимитированы. Отпуск материалов другим предприятиям оформляется накладной на отпуск материалов на сторону (ф. № М-15);
Проверка сохранности материалов осуществляется путем инвентаризации и составления соответствующей описи (ф. № ИНВ-3).
При разборке и демонтаже ОС предприятия обычно извлекают ряд МЦ, пригодных для дальнейшего производственного использования. При этом составляется акт об оприходовании МЦ, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (ф. № М-35), согласно которому эти ценности приходуются на склад в качестве материалов, запасных частей или топлива.
ПЗ организации хранятся на складах, в кладовых, где размещаются по видам, группам, размерам и сортам. Складские помещения должны быть оснащены исправными весоизмерительными приборами, а ПЗ располагаться на стеллажах, полках для быстрой их приемки, отпуска и контроля за их сохранностью.
Учет ПЗ на складе ведется заведующим складом (кладовщиком), являющимся материально ответственным лицом. С ним заключается договор о полной материальной ответственности.
На малых предприятиях, имеющих небольшую номенклатуру МЦ, можно функции складских работников возложить на работников, непосредственно связанных с использованием материалов (мастеров, бригадиров, начальников производств) и заключить с ними договор о полной материальной ответственности.
Количественно-сортовой учет ПЗ ведется МОЛ в карточках складского учета материалов (ф. № М-17) или книгах. Записи в карточках производятся на основании первичных документов (приходных ордеров, требований-накладных) в день совершения операций. После каждой записи выводится остаток материалов.
Этот учет может вестись одним из трех методов: оперативно-бухгалтерским (сальдовым), параллельным или по отчетам материально ответственных лиц.
При оперативно-бухгалтерском (сальдовом) методе на складе осуществляется количественный учет материалов, а в бухгалтерии — стоимостной. Данные первичных документов по приходу и расходу материалов на складе заносятся в карточки складского учета, в которых подсчитывается остаток материалов в натуральном выражении; в бухгалтерии на основе этих же документов составляются оборотные ведомости. В конце месяца остатки с карточек складского учета переносятся в сальдовые книги, подсчитывается стоимость остатков и итоги сравниваются с оборотными ведомостями.
При параллельном методе на складе и в бухгалтерии ведется количественно-суммовой учет ПЗ. На складе по данным карточек количественно-суммового учета ежемесячно составляются сортовые оборотные ведомости. В бухгалтерии на основании первичных документов по каждому складу составляется сортовая оборотная ведомость, данные которой сверяются со складской сортовой оборотной ведомостью.
Метод учета ПЗ по отчетам МОЛ предусматривает ведение количественно-сортового учета МЦ только на складе и количественного учета материально ответственными лицами. Ежемесячно МОЛ представляют в бухгалтерию материальные отчеты, в которых показывают данные об остатках, поступлении и расходе всех ПЗ в количественном исчислении. В бухгалтерии вводится таксировка и подсчет итогов в денежном выражении материальных отчетов, после чего они становятся регистрами аналитического учета и одновременно оборотными ведомостями. Этот метод учета применим в организациях с ограниченной номенклатурой МЦ.