- •Вопросы по доу
- •1) Нормативные акты, регламентирующие работу с документами
- •2) Бланк, виды бланков. Реквизиты бланка. Бумага документа, её форматы и качество.
- •3) Реквизит «Адресат»: правила, особенности и варианты оформления.
- •4) Деловая переписка. Виды писем. Классификация писем по характеру информации.
- •5) Докладная и объяснительная записки. Реквизиты, особенности составления и оформления
- •6) Трафаретные тексты. Справка. Виды справок. Реквизиты, особенности составления и оформления.
- •7) Реквизит «Отметка о наличии приложения»: правила, особенности и варианты оформления.
- •8) Доверенность. Расписка. Особенности составления и оформления.
- •9) Срочная передача оперативной информации. Телефонограмма. Особенности составления и оформления.
- •10) Реквизиты «Виза согласования» и «Гриф согласования»: правила, особенности и варианты оформления.
- •11) Распорядительные документы, оформляемые на принципах единоначалия.
- •12) Приказы по основной деятельности. Выписка из приказа. Отметка о заверении копии документа.
- •13) Реквизит «Гриф утверждения»: правила, особенности и варианты оформления.
- •14) Акт. Виды актов. Обязательные реквизиты. Особенности составления и оформления.
- •15) Протокол. Виды протоколов. Обязательные реквизиты. Особенности составления и оформления.
- •16) Организационные документы. Устав, положение, штатное расписание, правила, инструкции.
- •17) Должностная инструкция. Особенности составления и оформления.
- •18) Кадровые документы. Работа с документами по личному составу.
- •19) Приказы по личному составу. Особенности составления и оформления.
- •20) Организация документооборота. Работа с входящими, исходящими и внутренними документами.
- •22) Регистрация документов. Формы регистрации.
- •23) Контроль за исполнением документов. Формы контроля и сроки исполнения документов.
- •24) Номенклатура дел, ее назначение. Особенности составления и оформления.
- •25) Формирование дел. Требования, признаки, рекомендации.
- •26) Общие положения, относящиеся ко всем документам дипломатической переписки.
- •27) Дипломатическая переписка. Вербальная и личная ноты.
- •28) Дипломатическая переписка. Памятная записка и меморандум.
- •29) Частное письмо полуофициального характера.
- •30) Виды информационно-справочных документов мид России. Запись беседы.
24) Номенклатура дел, ее назначение. Особенности составления и оформления.
Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации с указанием сроков хранения и оформленные в установленном порядке.
Назначение:
Номенклатура помогает правильно классифицировать документы для их формирования в дела и дальнейшей передачи в архив.
Номенклатура осуществляет учет дел в делопроизводстве, так как каждому заголовку, вписанному в номенклатуру присваивается свой номер.
На основании номенклатуры дел составляется главный архивный документ – опись дел.
По номенклатуре дел могут сдаваться в архив документы временного срока хранения.
Оформление:
Подписывает номенклатуру ответственный исполнитель, т.е. лицо, отвечающее за постановку делопроизводства. Виза на номенклатуре дел ставится руководителем ведомственного архива, но только в случаях:
если это первая номенклатура вновь созданной организации
если нет существенных изменений, то виза может ставится 1 раз в 5 лет
виза ставится в случае существенных изменений в структуре организации, что вызвало необходимость переставлять номенклатуру.
Номенклатура составляется на бланке организации. Имеет порядковый номер, который ей присваивается каждый год.
Номенклатура состоит из раздело. Разделами служит или название структурных подразделений (номенклатура построена по номенклатурной схеме) или направления деятельности организации (номенклатура построена по функционально-отраслевой схеме).
Каждый раздел пронумерован, название этих разделов и их последовательность берутся из устава организации.
Заголовки в пределах раздела располагаются в определенной последовательности. Сначала указываются организационно-распорядительные документы, потом справочно-информационные и затем учетные и регистрационные документы.
Графы:
Индекс дела. Состоит из номера раздела и порядкового номера заголовка в пределах данного раздела. (07-01. – 07-номер раздела, 01- номер заголовка)
Заголовок дела. Заголовки должны отражать основное содержание и состав документов дела. При их составлении можно пользоваться типовым перечнем. В течение года заголовки могут корректироваться, вноситься изменения. Если заголовок состоит из переписки, то необходимо указать с кем она ведется и по какому вопросу. Если заголовок состоит из видов документов, то они указываются во мн.числе. Если заголовок содержит плановую или отчетную документацию, то указывается за какой именно период.
Кол-во дел, томов. Эта графа заполняется в конце года. Здесь указывается сколько томов получилось по данному заголовку. В одном томе не должно быть больше 250 листов.
Срок хранения и номер статьи по перечню. В этой графе указываются конкретные сроки хранения и номера статей по типовому перечню. (по постоянному сроку хранения – ст.37а; по временном сроку – ст.19б; по долговременному сроку - ст. 19в)
Примечание. Это графа заполняется в течение года. В ней делаются отметки о заведении дел, о выделение дел к уничтожению или о передачи в архив.
В конце года в номенклатуре составляется итоговая запись. В ней ,Ю в табличной форме, указывается сколько включено в номенклатуру дел постоянного, долговременного и временного сроков хранения. А также указывается их точно количество. Указывается количество переходящих дел (которые будут вписаны в номенклатуру след. года).