1.2. Обоснование необходимости и экономической целесообразности использования информационных технологий в организации.

Выбор информационных технологий является индивидуальным для каждого предприятия, учитывая то, что структура предприятия имеет четко выраженную специфику. В связи с этим, в настоящем разделе следует сформулировать цели использования информационных технологий для решаемой задачи. Для этого выполнить описание бизнес-процессов организации и привести способы организации информационного обмена, выявить каким образом осуществляется реализация целей деятельности организации. Описание бизнес-процессов следует проводить с ограниченным уровнем детальности (как правило, не пооперационно). Описание бизнес-процесса должно включать его целевые нефункциональные характеристики (частоту возникновения, продолжительность и т.п.). Далее следует выявить проблемы и недостатки в целом по предприятию (подразделению) с последующей детализацией информационных потоков, выявить проблемные направления информационного обмена по каждому бизнес-процессу. Заключение должно содержать итоговые выводы о необходимости модернизации, описание «проблемных» участков, анализ структуры и процессов с точки зрения неэффективности решаемых задач.

Проводить обследование можно используя следующую схему:

1. Описать существующие в организации методы и технологии реализации функций управления, а именно: выделить особенности организации информационного обмена в существующей системе, указать адресаты и источники информационных потоков, места обработки данных, методы и средства их обработки.

2. Составить схемы обмена информацией для различных типов данных, например документы и таблицы, компьютерные данные, сообщения и т.д., оценить потоки информации в натуральных единицах, например трудовые затраты на обработку документов, объемы документов, частоту возникновения за год.

3. Определить основные недостатки информационного обмена в организации.

4. Количественная оценка эффективности деятельности организации до внедрения новых информационных технологий.

Проводить такую оценку следует используя реальные данные по предприятию. В случае невозможности получения информации в нужном объеме следует приблизительно оценить эффективности в процентном соотношении, балльным методом на основе экспертных оценок или при помощи коэффициентов. Полученные результаты представить по форме таблицы 1.

Таблица 1.

Наименование Показателя (пример)	Количественный результат До внедрения	Максимально возможный результат	Снижение эффективности
Время сбора необходимой информации
Время формирования отчетности
Скорость обмена информацией
Материальные затраты на организацию работы
Материальные затраты на расходные материалы

Используя информацию представленную в предыдущих разделах сравнить эффективность работы предприятия до и после внедрения информационных технологий, выделяя те недостатки информационного обмена, которые предполагается устранить в ходе реализации проекта. Результаты представить в таблице 2.

Таблица 2.

Способы представления (обработки) информации (пример)		Результат (пример)
До внедрения	После внедрения	До внедрения (возможные недостатки)	После внедрения (возможные эффекты)
Бумажный документооборот		отсутствие надежной связи между сотрудниками
Ручной сбор и передача информации		наличие сбоев при взаимодействии компонентов информационной системы
Отсутствие информационной инфраструктуры		низкая производительность труда в производственной сфере
Дублирование потоков информации		невысокая достоверность результатов решения задачи

2. Расчет экономической эффективности проекта

2.1.Расчет затрат на функционирование предприятия до и после внедрения.

При определении показателей эффективности следует сравнить результаты деятельности организации до внедрения новых информационных технологий и после внедрения. Расходами на функционирование организации или подразделения могут быть расходы, связанные с транспортировкой, расходными материалами (бумага, картриджи, и т.д.), оплатой труда специалистов различных категорий.

Расходы по различным видам работающих определяются по формуле

,

где n_i - численность персонала i - вида;

z_i - среднегодовая заработная плата работника i - го вида;

а_c - процент отчислений на социальное страхование, пенсионный фонд и фонд стабилизации ( обычно a_c = 37%);

Затраты на расходные материалы и эксплуатационные принадлежности определяются прямым счетом по данным организации.