1. Вопрос №17 Пояснить, каким образом эффективная обратная связь снижает степень риска при решении проблемы.

Проверка эффективности решения является последним этапом процесса решения проблемы. Если при решении проблемы обнаруживаются трудности, они рассматриваются как новые проблемы, которые по каналу обратной связи поступают в процесс решения проблем (его можно рассматривать как замкнутую систему управления, через которую проходит поток проблем). Ошибочные решения будут поступать в процесс, пока не будет получено эффективно действующее решение. Система формирования решений является самонастраивающейся и должна работать относительно постоянно. Проверка эффективности решения – это этап, замыкающий обратную связь подразделений с системой управления.

Чтобы подсчитать чистый эффект любого изменения для организации в целом подразделение управления получает по каналам обратной связи от всех заинтересованных подразделений расчеты предполагаемого влияния изменения на их операции; затем оно подсчитывает общую выгоду. Такая процедура предоставляет возможность каждому подразделению принять участие в выработке общего решения до того, как оно будет внедрено. Если такой механизм отсутствует, подразделения, не имея выбора, вынуждены начинать изменения без рассмотрения их влияния на операции других подразделений.

2. Вопрос №18. Определение выгоды от каждого решения в целом задерживает его осуществление. Почему лучше соглашаться на такую задержку, чем позво­лять каждому руководителю осуществлять свои решения без согласования с заинтересованными сторонами?

Прежде чем предпринять какое-либо изменение системы управления, необходимо определить причины, вызывающие трудности. Если из-за ошибок в расчетах на доработку возвращается много решений еще до реализации то, возможно, что отдельные элементы системы выработки решений могут быть неприменимыми. Или же анализ отдачи по решениям отдельных лиц может обнаружить, что проблемы определенных типов трудно решать. Этот факт может свидетельствовать об использовании неправильных наборов методов и указывать на то, что при постановке исследований проблем подразделению управления следует проявлять большую осмотрительность. Некоторые операции постоянно приводят к плохим результатам ,что можно объяснить действием внешних факторов, и требовать применения других методов решения проблемы; либо же это может указывать на то, что следует установить более низкие нормы ожидаемой отдачи.

Однако перечисленные показатели большей частью не являются достаточно точными для выявления неудовлетворительно работающей части системы и вызывающих такую работу причин. Для обнаружения ошибки может потребоваться детальный анализ содержания фактических решений. В этом случае руководству высшего уровня следует начинать проверку с конца процесса выработки решения: самих решений и каждого этапа процесса формирования решения. Если руководство высшего уровня обнаружит, что все этапы формирования решения выполнены в соответствии с установленными процедурами и, тем не менее, приводят к плохим результатам, то система выработки решения должна быть изменена. Однако такое изменение будет оправдано лишь в том случае, если найденные ошибки распространены по всей системе.

Если недостатки деятельности руководителя вызваны плохой подготовкой, то ему полезна дополнительная подготовка. Может случиться так, что только часть его решений является несовершенной, и подразделение управления может констатировать, что ему незнакомы некоторые методы управления либо же он неспособен выявлять влияние внешней среды. Исследование причин недостатков и консультация с руководством высшего уровня поможет установить характер необходимой дополнительной подготовки.

Степень, до которой руководитель может игнорировать систему управления, имеет предел. Он должен работать над всеми проблемами, которые документально закреплены за ним подразделением управления. Его время планируется, и если он не использует его должным образом, он нарушает установленные сроки выработки решения.

Вопрос №19. Максимальную выгоду для организации в целом можно обеспечить при условии, что некоторые подразделения организации будут работать с неполной эффективностью. Чем это можно оправдать? Целесообразно ли стремиться к тому, чтобы все подразделения организации работали с полной отдачей

Поскольку цели организации определяются через поддержание и увеличение благосостояния ее членов, необходимо точно установить, кто является ее членами.

Распространенная ошибка состоит в том, что нередко цели организации определяются относительно только части ее членов. Например, целью предпринимательской организации часто считают максимизацию прибыли или получение наибольшего дохода на вложенный капитал. В этом случае учитываются в основном интересы вкладчиков или благосостояние акционеров, а интересы работников и управляющих в значительной мере игнорируются.

В качестве цели больницы часто фигурирует улучшение лечения пациентов, а благосостояние медицинского и обслуживающего персонала, как и в приведенном выше примере, игнорируется. Это справедливо также и в отношении министерства обороны, целью которого считается достижение эффективной обороны, но при этом не учитываются личные цели людей, составляющих вооруженные силы. Эта ошибка повторяется, когда цели одной группы членов организации рассматриваются постольку, поскольку они служат достижению целей другой группы членов организации.

Могут сказать, что, хотя максимум прибыли на вложенный капитал является целью предпринимательской организации, благосостояние рабочих и служащих не может не учитываться, так как при их недостаточной удовлетворенности они не будут работать с эффективностью, обеспечивающей максимум прибыли. Нетрудно осуществить перестановку элементов этого логического высказывания. Можно сказать, что целью предпринимательской организации является оптимизация благосостояния руководителей при условии, что держатели акций получат минимальную прибыль на вложенный ими капитал, необходимый для максимизации благосостояния работников управления и служащих. Но формулирование целей организации с учетом интересов только одной части ее членов нарушает рациональное единство организации. Люди присоединяются к организации для увеличения своего индивидуального благосостояния, и никто не может рассчитывать на их эффективное участие в любом деле, где принимаются решения, минимизирующие их выгоду.