1.3. Содержание отчета

1. Цель работы.

2. Задание по лабораторной работе.

3. Решение заданий с кратким описанием процесса их выполнения.

4. Выводы по проделанной работе.

5. Отчет сохранить на жестком магнитном диске ПЭВМ в папке Мои документы – Отчеты в виде файла типа xls. Имя файла должно содержать Вашу фамилию, номер группы и номер лабораторной работы (например, Иванов_58п_1). Каждый пункт выполненного задания должен быть отображен в вашем файле.

1.4. Контрольные вопросы

1. Сортировка каких данных возможна в MS Excel?

2. В чем особенность применения автофильтра?

3. В каких случаях целесообразно применение расширенного фильтра?

4. Что такое пользовательский список?

Лабораторная работа 2

2. Создание баз данных

Цель работы: знакомство с программным продуктом MS Access. Создание базы данных, состоящей из одной таблицы. Знакомство с фильтрами и сортировкой в таблице базы данных.

1. Указания к выполнению лабораторной работы

Назначение любой системы управления базами данных (СУБД) – создание, ведение и обработка баз данных. Система управления базами данных предоставляет значительные возможности по работе с хранящимися данными, их обработке и совместному использованию. Можно выбирать любые поля, форматы полей, сортировать данные, вычислять итоговые значения. Можно отбирать интересующие данные по какому-либо признаку, менять их, удалять, копировать в другие таблицы. Можно производить обмен данными между компонентами СУБД Access и другими приложениями Windows. Это могут быть рисунки, диаграммы и т.д. Поддерживается экспорт и импорт данных из текстовых файлов и электронных таблиц.

При коллективном использовании СУБД Access дает возможность защитить информацию так, что разные пользователи имеют разные права по просмотру или изменению информации: при этом предусмотрены средства обеспечения целостности данных.

Каждая база данных хранится на диске в виде файла с расширением mdb (accdb). При запуске СУБД Access появляется меню для работы с компонентами базы данных.

Основная информация хранится в таблицах. Таблица – совокупность записей. Столбцы в таблице называются полями, а строки – записями. Количество записей в таблице ограничивается емкостью жесткого диска. Допустимое количество полей – 255. Таблиц в базе данных может быть несколько. Сведения по разным вопросам следует хранить в разных таблицах. Для работы таблицу необходимо открыть. Перед окончанием работы ее следует закрыть, предва­рительно сохранив все изменения, произведенные в ходе работы.

С таблицами можно работать в двух режимах – таблицы и конструктора. Переход из режима таблицы в режим конструктора таблицы и обратно производится щелчком по кнопке Вид, расположенной на панели инструментов. Ключевое поле – поле с уникальными записями.

Все объекты базы данных можно импортировать, т.е. копировать из других баз данных, а не вводить заново.

В режиме таблицы обычно просматривают, добавляют и изменяют данные. Можно также добавлять или удалять столбцы таблицы, изменять внешний вид таблицы (ширину столбцов, их порядок, вид и цвет шрифта и т.д). Можно проверить орфографию и напечатать табличные данные, фильтровать и сортировать записи. В режиме конструктора таблицы можно создать новую таблицу или изменить поля старой.

Форма представляет собой специальный формат экрана, используемый для разных целей, чаще всего для ввода данных в таблицу и просмотра одной записи. Формы позволяют вводить данные, корректировать их, добавлять и удалять записи. Можно создавать формы для работы одновременно с несколькими взаимосвязанными таблицами.

С применением форм можно представлять записи в удобном для пользователя виде – в виде привычных документов: бланков, экзаменационных ведомостей и т.д. Формы ввода-вывода позволяют вводить данные в базу, просматривать их, изменять значения полей, добавлять и удалять записи.

Все элементы, добавляемые в форму, – поля, надписи, списки, переключатели, кнопки, линии – являются элементами управления.

Запрос – это инструмент для анализа, выбора и изменения данных. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Запросы используются также в качестве источника данных для форм и отчетов.

Отчет – это гибкое и эффективное средство для организации данных при выводе на печать и вместе с тем это способ вывода данных в том виде, в котором требуется пользователю. С помощью отчета можно расположить инфор­мацию на листе в удобном для пользователя виде с различным оформлением. Можно разработать отчет самостоятельно с помощью Конструктора, использовать готовые варианты оформления (автоотчеты) или создать отчет с помощью Мастера.

Макросом называют набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные операции, такие, как открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач.