Тема 3. Организация работы с документами

Организация документооборота

Служба ДОУ и ее роль в рациональной организации информационно-документационного обеспечения управления.

Понятие «документооборот». Общие принципы организации документооборота. Этапы документооборота. Прием, прохождение и порядок исполнения поступающих документов в финансовых службах. Работа исполнителя с документами. Обработка отправляемых документов. Организация движения внутренних документов. Организация документооборота с помощью вычислительной техники.

Регистрация и контроль исполнения документов

Понятие «регистрация документов». Задачи регистрации документов.

Регистрация документов в финансовых службах. Особенности организации регистрации различных видов документов. Основные виды регистрационных форм, состав их информации и порядок заполнения. Автоматизированная регистрация.

Справочно-информационный массив организации. Виды и принципы ведения традиционных и автоматизированных информационно-поисковых систем, их использование в практической работе с информацией.

Понятие «контроль исполнения документов». Значение функции контроля исполнения документов в управленческой деятельности. Основные принципы его организации. Категории документов, подлежащих контролю. Сроки исполнения документов.

Технология контрольных операций в условиях традиционной обработки документов. Автоматизированные системы контроля исполнения документов.

Систематизация и хранение бухгалтерских и финансовых документов

Номенклатура дел, ее назначение, виды. Требования к составлению и оформлению номенклатуры дел при работе с финансовыми и бухгалтерскими документами.

Понятие «формирование дел». Основные требования к формированию дела. Принципы систематизации документов внутри дел.

Организация хранения документов. Доступ к документам и информации.

Подготовка документов к передаче в архив учреждения. Экспертиза ценности документов. Выделение документов к хранению и уничтожению. Сроки хранения документов, их регламентация. Правила передачи дел из структурных подразделений в архив учреждения. Оформление дел различных сроков хранения.

Литература

5,9, 11, 14, 16, 18-23, 25, 27, 29, 30, 32, 33, 37–40, 42.

Вопросы для самопроверки

1. Что включает в себя понятие «делопроизводство»?

2. С чем связано появление понятия «документационное обеспечение управления»?

3. Состав реквизитов организационно-распорядительных документов и их схемы расположения

4. Каков порядок составления о оформления бухгалтерских и финансовых документов?

5. Назовите виды распорядительных документов и укажите особенности их составления и оформления.

6. Назовите виды организационных документов и укажите особенности их составления и оформления.

7. В чем особенности составления и оформления протокола?

8. В чем особенности составления и оформления акта?

9. В чем особенности составления и оформления объяснительных записок?

10. В чем особенности составления и оформления справок?

11. В чем особенности составления и оформления докладных записок?

12. В чем особенности составления и оформления писем? Каковы разновидности писем?

13. Какими нормативными документами регламентируется работа с финансовыми и бухгалтерскими?

14. Какие требования предъявляются к положению о бухгалтерии? Какова структура текста положения?

15. Что понимается под объемом документооборота, почему он увеличивается?

16. Какие требования предъявляются к содержанию и составлению финансовых и бухгалтерских документов?

17. Что входит в понятие документооборот?

18. Какие организационные документы определяют порядок движения документов в организации?

19. Какие основные потоки документов можно выделить в организации и в чем их особенность?

20. Какие требования предъявляются к организации приема и первичной обработки документов и как они проводятся?

21. Назовите этапы работы исполнителя с документами. Какие требования предъявляются к обработке исходящих документов?

22. Каковы правила обработки исходящих документов?

23. Что такое номенклатура дел?

24. Для чего используется номенклатура дел?

25. Каковы общие требования к номенклатуре дел?

26. Каков порядок составления номенклатур?

27. Организация текущего хранения дел.

28. Подготовка и порядок передачи дел в архив.

29. Унификация и стандартизация.