4.2. Создание полей подстановки

Пример:

Таблица «Товар»			Таблица «Заказы»
Код товара	Наименование		Номер заказа	Код товара	Код клиента

При заполнении поля Код товара (Табл.Заказы), будет открываться список с полями из таблицы Товар (Код товара и Наименование).

Номер заказа	Код товара		Код клиента
	3		5
	5		8
		Код товара	Наименование

Технология создания полей подстановки

Порядок действий:

- Вкладка Таблицы;

- открыть таблицу в режиме Конструктора;

- в ячейке Тип данных для поля подстановки выбрать Мастер подстановок… (Рис 1.10). При этом тип поля не изменится, но данные будут браться из подстановочного списка;

В Мастере подстановок:

- установить переключатель столбец подстановки использует значения из таблицы или запроса (Рис. 3.2), кн. Далее;

- выбрать таблицу, из которой будут подставляться значения (источник подстановки), кн. Далее;

- выбрать поля, используемые в процессе подстановки: в нашем примере это Код товара и Наименование;

- снять флажок  Скрыть ключевой столбец;

- кн. Далее;

- указать имя поля, значения которого используются в качестве подстановочных: в нашем примере поле Код товара, кн. Далее;

- на следующем шаге не менять подпись (наименование) поля

- Готово.

На запрос: - Сохранить ли таблицы перед созданием связи …, ответить ДА (для Access 2000 и последующих версий).

Далее переходим в режим таблицы кн.

4.3. Связывание таблиц

Обычно БД являются многотабличными. Access позволяет установить связи между ними и работать одновременно со всеми связанными таблицами, создавая запросы, отчеты и формы.

Типы связей между таблицами

• Связь «один к одному»

Характерной особенностью связи является то, что одной записи в первичной таблице соответствует одна запись в связанной таблице.

• Отношение «многие-ко-многим»

При отношении «многие-ко-многим» одной записи в таблице А могут соответствовать несколько записей в таблице В, а одной записи в таблице В несколько записей в таблице А. Такая схема реализуется только с помощью третьей (связующей) таблицы, ключ которой состоит из по крайней мере двух полей, которые являются полями внешнего ключа в таблицах А и В. Например, между таблицами «Заказы» и «Товары» имеется отношение «многие-ко-многим», которое определяется путем создания двух связей с отношением «один-ко-многим» для таблицы «Заказано».

• Связь «один к многим»:

Пример:

Связь с отношением «один-ко-многим» является наиболее часто используемым типом связи между таблицами. В такой связи каждой записи в первичной таблице могут соответствовать несколько записей в связанной таблице, а запись в связанной таблице не может иметь более одной соответствующей ей записи в первичной таблице.