4. Управлінський цикл: поняття, етапи. Підготовка, прийняття управлінського рішення та організація його виконання

Термін “управлінський цикл” згадувався дещо раніше. Тепер настала черга детально розібратись з ним, оскільки його важливість для управління важко переоцінити. Для з’ясування змісту управлінського циклу дуже важливим є поняття “рішення”, з якого необхідно і розпочати.

Це багатозначне поняття. Під рішенням розуміють зна­ходження певного варіанта дій і сам процес діяльності та її кін­цевий результат.

Аналогічно може розглядатись і категорія “управлінське рі­шення”. Іноді управлінське рішення обмежують лише вибором можливого варіанта дій, що збіднює зміст даної категорії і не визначає його сутності: можна вибрати кращий варіант дій, але він залишиться лише наміром, якщо не здійснити організаційно-практичну діяльність щодо його виконання, не виявити наполег­ливості для його реалізації. Не може вважатись повноцінним рі­шення, яке не виконане з певних причин та не спонукало до практичної реалізації волі керівника.

Отже, управлінське рішення – це свідомий акт органі­зуючої діяльності суб’єкта управління, пов’язаний з вибором мети дії, а також шляхів, способів та засобів її досягнення.

Управлінське рішення як специфічний вид діяльності люди­ни можна уявити у вигляді послідовності певних етапів, про які вже згадувалось раніше: етапу підготовки, прийняття рі­шення та етапу реалізації його рішення.

Управлінське рішення має такі властивості.

1. Управлінське рішення передбачає наявність можливих ва­ріантів дій і вибору одного з них згідно з об’єктивно існуючою обстановкою, інтересами та потребами.

2. Вибір та прийняття варіанта дій є результатом свідомої розумово-психологічної діяльності.

3. Необхідність та основний зміст управлінського рішення виз­начається метою і орієнтується на її досягнення.

4. Управлінське рішення володіє активізуючою та організу­ючою силою.

5. В основі управлінського рішення лежить організована сві­дома діяльність людей.

У зв’язку зі складністю категорії “управлінське рішення” важливого значення набуває класифікація їх за певними крите­ріями.

За функціональним змістом рішення поділяють на:

– планові;

– оперативні;

– організаційні;

– стимулюючі;

– контролюючі.

Звичайно, у чистому вигляді рішення існують не завжди. Можливі рішення, які стосуються декількох функцій управління. Проте у кожному рішенні виділяють домінуючу функцію управ­ління.

За сферою дії управлінські рішення поділяють на економіч­ні, організаційні, соціальні, технічні, технологічні тощо.

За ієрархічністю рівнів управління – рішення 1-го, 2-го, 3-го і т. д. рівня (рішення 1-го рівня – найвищого органу управління, рішення підлеглого органу – 2-го, ще нижчого – 3-го).

За організацією розробки – одноособові, колективні, колегі­альні управлінські рішення.

Одноособові управлінські рішення готуються та приймають­ся керівником без обговорення та погодження з іншими пра­цівниками або колективом. Найчастіше це оперативні рішення та ті, що не стосуються принципових проблем розвитку системи. Проте інколи це можуть бути дуже важливі рішення.

Колективні рішення розробляються та приймаються загаль­ними зборами колективу, незалежно від службового становища, рангу та характеру діяльності працівників.

Колегіальні рішення розробляються та приймаються спільно з групою фахівців або відповідних керівників. Колегіальні рішен­ня вимагають серйозної підготовки, мають багатоаспектний зміст і не вступають у протиріччя із системою особистої відповідаль­ності.

За діапазоном проблематики виділяють загальні та часткові управлінські рішення.

Загальні рішення спрямовані на вирішення комплексу проб­лем для даної галузі, сфери діяльності або певної проблеми; част­кові – на часткове вирішення проблеми.

За тривалістю здійснення бувають прогнозні, планові, опера­тивні (поточні) рішення. Тут важливого значення набуває визначення часових меж дії, що особливо важливо для прийняття планових рішень, які передбачають конкретні терміни виконання.

За причинами виникнення виділяють програмні рішення, за розпоряд­женням або приписом (як управляючих органів більш високого рівня або контролюючих інстанцій), ініціативні, статутні.

За методом розробки – графічні, математичні, статистичні, евристичні.

Для того, щоб управлінське рішення було ефективним, воно повинно відповідати ряду вимог і бути:

– науково обґрунтованим, тобто відповідати об’єктивним закономірностям, які діють у системі управління, застосовуватись на базі аналізу достовірної та повної інформації, що дає підстави для кваліфікованого визначення цілей, завдань, засобів їх вирі­шення, а також максимально враховувати всі аспекти питань, які розглядаються;

– законним – усі управлінські рішення, незалежно від їх рів­ня, часу прийняття тощо, приймаються при суворому дотриманні вимог законодавства. Особливої актуальності ця вимога набуває для ДПС України;

– актуальним – управлінське рішення повинно розв’язувати найбільш важливі, істотні для системи проблеми й питання, роз­в’язання яких створить умови для найбільш ефективного функ­ціонування системи у цілому та окремих її елементів;

– реальним – управлінське рішення повинне бути здійсне­ним. Прийняття нереальних рішень викликає лише досаду вико­навців, небажання їх виконувати. Як правило, такі рішення не досягають мети і не виконуються у такому вигляді, як планува­лось;

– компетентним – управлінське рішення повинно відпові­дати найбільш вигідним, доцільним, оптимальним засобам, прий­о­мам його реалізації;

– конкретним – управлінські рішення повинні мати ясно й чітко сформульовані цілі, завдання, шляхи та засоби їх досяг­нення, що виключало б можливість їх двозначного тлума­чення, з чітким визначенням організатора виконання, термінів, виконавців, а також деяких інших особливостей;

– несуперечливим – управлінські рішення забезпечують єд­ність поставлених у рішенні цілей, завдань, методів та засобів їх реалізації, а також не суперечать іншим власним рішенням та ви­даним органом управління вищого рівня;

– своєчасним – управлінські рішення повинні прийматись з урахуванням стану й розвитку як суб’єкта, так і об’єкта управ­ління та конкретних умов. Іншими словами, рішення залежить від уміння керівника правильно орієнтуватись у ситуації, аналізувати події і приймати рішення тільки тоді, коли воно визріло. Опти­мальним (для прийняття за своєчасністю) є те рішення, що прий­няте на початку виникнення проблеми;

– інформативним – управлінське рішення не може обмежу­ватись загальним, описовим матеріалом, викладенням відомої зве­деної, статистичної інформації, що знижує його інформаційну цінність та призводить до розмитості і нечіткості.

Звичайно, наведений перелік неповний, його можна розши­рити іншими характеристиками (ефективність, економність, обґрунтованість, варіативність), які, проте, можуть поліпшити його несуттєво.

Розглядаючи поняття “управління”, ми зазначали, що це ді­яльність особливого роду. Кожен вид діяльності має свою тех­нологію, тобто певну послідовність операцій, що виконуються.

Таку ж технологію має і управлінська діяльність, яка відома у науці під назвою управлінський цикл.

Управлінський цикл – повторювана сукупність послідовно здійснюваних операцій, що складають технологію процесу уп­равління.

Щодо складу управлінського циклу, то у спеціальній літера­турі наводиться багато думок.

На думку болгарського вченого М. Маркова, управлінський цикл складається з наступних етапів:

– мети;

– проблемної ситуації;

– управлінського рішення;

– вишукуваного стану.

На думку Я. Зеленевського (Польща), управлінський (за ав­тором – організаційний) цикл складається з визначення мети, пла­нування процесу діяльності, вишукування ресурсів і створення необхідної організаційно-технічної бази, реалізації, контролю.

З погляду сучасної науки управління, структура управлін­ського циклу має наступний вигляд.

1. Формування мети.

2. Підготовка і прийняття рішення.

3. Організація виконання рішень (організація соціальної дії).

4. Аналіз результатів.

1. Формування мети. Дана процедура є початковою стаді­єю управлінського циклу і охоплює кілька операцій – діагноз стану системи та керованого об’єкта; виявлення, усвідомлення та формування проблеми, постановку мети.

Діагноз стану системи управління дає змогу її керівникам та співробітникам виявити проблеми і формувати цілі діяльності з тим, щоб система мала функціонувати максимально ефективно. (Стосовно органів ДПС України це проявляється у постійному справлянні на середовище функціонування управлінських впливів, спрямованих на попередження і виявлення порушень податково­го законодавства, що не можливо без діагностики об’єкта, уточ­нення цілей тощо.)

Проблема – це стан, що відображає відмінності між ба­жаним та дійсним станом системи, передбачуваними та реаль­ними результатами її функціонування.

Проблемні ситуації виникають постійно внаслідок дії об’єк­тивних і суб’єктивних факторів. Наприклад, проблему у діяль­ності органів ДПС України можуть створювати суперечності або “білі плями” у податковому законодавстві, недостатня укомплек­тованість кадрами або неналежна їх кваліфікація тощо.

Науково обґрунтований аналіз достатнього обсягу вихідної інформації є базою для формування проблеми або проблем. Цей же аналіз дає можливість із загального обсягу вирішити головну проблему та сформувати пріоритетну мету діяльності органів ДПС України. Звичайно, одночасно аналізуються і враховуються всі реальні можливості її досягнення, насамперед наявні ресурси та внутрішні резерви системи. Мета повинна чітко відповідати вимогам законодавства та вимогам вищих органів управління.