Пример. Применение фса.

Неправильное назначение цен на продукцию случается практически во всех компаниях, занимающихся производством или продажей большого количества товаров или предоставлением различных услуг. Чтобы понять, почему это происходит, рассмотрим два гипотетических завода, производящих простые изделия - шариковые ручки. Каждый год завод №1 изготавливает миллион синих ручек. Завод №2 тоже производит синие ручки, но только 100 тыс. в год. Чтобы производство работало на полную мощность, а также для обеспечения занятости персонала и извлечения необходимой прибыли, завод №2 кроме синих ручек выпускает еще ряд аналогичных товаров: 60 тыс. черных ручек, 12 тыс. красных, 10 тыс. лиловых и т.д. Обычно за год завод № 2 производит до тысячи различных видов товаров, объемы которых колеблются от 500 до 100 тыс. единиц. Итак, общий объем продукции завода №2 равен одному миллиону изделий. Эта величина совпадает с объемом продукции завода №1, поэтому им требуется одинаковое количество рабочих и машинных часов, у них одинаковые материальные затраты. Однако, несмотря на сходство товаров и одинаковый объем производства, сторонний наблюдатель может заметить существенные различия. Завод №2 содержит больший штат для сопровождения производства. Здесь работают сотрудники, занимающиеся:

- управлением и настройкой оборудования;

- проверкой изделий после настройки;

- получением и проверкой поступающих материалов и деталей;

- перемещением запасов, сбором и отгрузкой заказов, их быстрой пересылкой;

- переработкой бракованных изделий;

- проектированием и реализацией конструкторских изменений;

- переговорами с поставщиками;

- планированием поступлений материалов и деталей;

- модернизацией и программированием значительно более крупной (чем у первого завода) компьютерной информационной системы.

У завода №2 более высокие показатели простоя, сверхурочных часов, перезагруженности складов, доработки и отходов. Широкий штат сотрудников, поддерживающих процесс производства, а также общая неэффективность технологии изготовления продукции, приводит к несоответствию в ценах. Большинство компаний рассчитывают расходы по ведению такого производственного процесса в два этапа. Сначала учитываются расходы, связанные с определенными категориями ответственности (responsibility centers) - управление производством, контроль качества, поступления и т.п. - и затем эти расходы связывают с соответствующими подразделениями компании. Многие фирмы очень хорошо реализуют этот этап. Но вот второй шаг, где издержки по подразделениям должны быть распределены по конкретным продуктам, выполняется слишком упрощенно. До сих пор в качестве базы для расчета зачастую используются рабочие часы. В других случаях, учитываются еще две дополнительные базы для расчета. Материальные затраты (расходы на покупку, получение, проверку и хранение материалов) распределяются непосредственно по продуктам в виде процентной надбавки к прямым материальным издержкам. На высоко автоматизированных предприятиях также учитываются машинные часы (время обработки).

Вне зависимости от того, используется ли один или все эти подходы, затраты на производство товаров большого объема (синих ручек) всегда оказываются значительно выше, чем издержки на производство того же изделия на первом заводе. Синие ручки, составляющие 10% от объема производства, потребуют 10% затрат. Соответственно, лиловые ручки, объем выпуска которых составит 1%, потребуют 1% затрат. Фактически же, если стандартные затраты рабочих и машинных часов, материалов на единицу продукции одни и те же как для синих ручек, так и для лиловых (заказываемых, производимых, упаковываемых и отгружаемых в гораздо меньших объемах), то накладные расходы на единицу товара для лиловых ручек будут намного больше.

Со временем рыночная цена на синие ручки (выпускаемые в самых больших объемах) будет определяться более успешными производителями, специализирующимся на выпуске этого товара (например, заводом №1). Менеджеры завода №2 обнаружат, что размер прибыли для синих ручек окажется меньше, чем для специальных продуктов. Цена на синие ручки ниже, чем на лиловые, но система оценки затрат неизменно вычисляет, что производство синих ручек такое же дорогое, как и лиловых.

Разочарованные низкими прибылями, менеджеры завода №2 довольны тем, что выпускают полный ассортимент продукции. Клиенты готовы платить больше за специальные товары, такие как лиловые ручки, производство которых, очевидно, не чуть не дороже обычных синих. Каков же по логике должен быть стратегический шаг в ответ на эту ситуацию? Необходимо принизить роль синих ручек и предложить расширенный набор дифференцированных продуктов, с уникальными свойствами и возможностями. Т.е. на выручку придет маркетинг.

На самом деле, такая стратегия будет пагубной. Несмотря на результаты системы расчета издержек, производство синих ручек на втором заводе дешевле, чем лиловых. Сокращение производства синих ручек и замена их новыми моделями еще больше повысит накладные расходы. Менеджеры второго завода будут глубоко разочарованы, так как общие издержки повысятся, а цель повышения доходности не будет достигнута. Многие менеджеры понимают, что их учетные системы искажают стоимость товара, а поэтому вносят неформальные корректировки, чтобы компенсировать это. Тем не менее, описанные выше пример хорошо демонстрирует, что лишь немногие менеджеры могут заранее предсказать конкретные корректировки и их последующее влияние на производство.

В этом им может помочь только система функционально-стоимостного анализа, которая не даст искаженной информации и дезориентирующих стратегических идей.

В представленной далее таблице 1 приведены значимость, ресурс и затраты на выполнение внешних функций отдела сбыта предприятия, а в таблице 2 — значимость, ресурс и затраты на выполнение внутренних функций отдела сбыта, реализующих функцию ГФ 1 «Обеспечить сбыт несудовой продукции». Индекс «Д» озна­чает, что ресурс функций достаточен, индекс «Н» - недостаточен.

Таблица 1

ЗНАЧИМОСТЬ, РЕСУРС И ЗАТРАТЫ НА ВЫПОЛНЕНИЕ ВНЕШНИХ ФУНКЦИЙ

Индекс функции	Наименование функции	Ранг	Относительная значимость	Относительные затраты	Ресурс
ГФ 1	Обеспечить сбыт несудовой продукции	1-2	0,150	0,581	Н
ГФ 2	Обеспечить сбыт судовой продукции	1-2	0,150	0,013	Д
ВФ 1	Контроль выставления счетов на гр. ЗИП	6-8	0,080	0,003	Д
ВФ 2	Участие в инвентаризации продукции	4	0,090	0,045	Н
ВФ 3	Отгрузка тары	11	0,045	0,022	Д
ВФ 4	Отгрузка грузов на заказы	3	0,115	0,017	Д
ВФ 5	Получение грузов и посылок	5	0,085	0,096	Д
ВФ 6	Оформление оплаты услуг населению	9	0,070	0,002	Д
ВФ 7	Контроль использования контейнеров	6-8	0,080	0,013	Н
ВФ 8	Организация строительства складов	10	0,055	0,007	Н
ВФ 9	Организация погрузочно-разгрузочных работ	6-8	0,080	0,132	Н

Таблица 2

ЗНАЧИМОСТЬ, РЕСУРС И ЗАТРАТЫ НА ВЫПОЛНЕНИЕ ВНУТРЕННИХ ФУНКЦИЙ (РЕАЛИЗУЮЩИХ ФУНКЦИЮ ГФ 1)

Индекс функции	Наименование функции	Ранг	Относительная значимость	Относительные затраты	Ресурс
ОФ 111	Получение и обработка заявок	4	0,115	0,072	Н
ОФ 112	Оформление и пролонгация договоров	1	0,140	0,123	Д
ОФ 113	Оформление протоколов разногласий	2	0,135	0,053	Н
ОФ 121	Составление планов реализации продукции	3	0,130	0,046	Д
ОФ 122	Контроль поступлений на склады	9-11	0,055	0,076	Н
ОФ 123	Организация хранения продукции	5	0,090	0,250	Н
ОФ 124	Распределение грузов по видам транспорта	9-11	0,055	0,051	Д
ОФ 125	Определение способов транспортировки грузов	9-11	0,055	0,039	Д
ОФ 126	Оформление заявок на транспорт	7-8	0,075	0,004	Д
ОФ 127	Оформление ТТН на отгрузку	6	0,080	0,213	Д
ОФ 131	Выписка счетов	7-8	0,075	0,073	Д

Таким образом, была получена вся необходимая информация для проведения диагностики отдела методами функционально-стоимостного анализа. Эта диагностика строится на ос­новании принятой в ФСА аксиомы, что нормаль­ным является положение, когда относительная зна­чимость каждой функции и относительная величина затрат на ее выполнение совпадают. Превышение значимости над затратами считается положитель­ным явлением. Превышение же затрат над значи­мостью определяет часть данных затрат как из­лишние, неоправданные, которые могут и должны быть сокращены. Для проведения такого анализа наиболее удобным и наглядным средством являют­ся функционально-стоимостные диаграммы.

На рис. 2 и 3 построены диаграммы для внешних и внут­ренних функций отдела сбыта. Наи­большее превышение затрат над значимостью ука­зывает функции, которые должны быть подвергну­ты дальнейшему рассмотрению и совершенствова­нию в целях снижения затрат. При выборе объекта совершенствования и постановке целей необходимо учитывать также ресурс функций.

Рис. 2. Функционально-стоимостная диаграмма внешних функций

Рис. 3. Функционально-стоимостная диаграмма внутренних функций

Проведенный анализ функционально-стоимо­стных диаграмм позволяет сделать следующие вы­воды:

- среди внешних функций отдела местом наиболь­шего сосредоточения затрат является функция ГФ 1 «Обеспечить сбыт несудовой продукции». От­носительная значимость (важность) указанной функции имеет величину 0,150, в то время как за­траты на ее выполнение составляют 58% всех затрат отдела (превышение в 3,86 раза), то есть 42% затрат в соответствии с принципами ФСА счи­таются неоправданными;

- среди внутренних функций отдела, обеспечиваю­щих выполнение внешней функции ГФ 1, должны быть под­вергнуты совершенствованию функции ОФ 122 «Контроль поступлений на склады», ОФ 123 «Ор­ганизация хранения готовой продукции» и ОФ 127 «Оформление товаро-транспортных документов», по которым относительная величина затрат пре­вышает относительную важность в 1,38, 2,87 и 2,67 раза соответственно.

Кроме того, функции ОФ 122 и ОФ 123 должны быть рассмотрены на предмет увеличения их ресурса

Таким образом, проведенная диагностика рабо­ты отдела сбыта предприятия позволила выявить слабые места в работе отдела и вскрыть значительные резервы в снижении затрат. Полученные ре­зультаты создают базу для разработки плана мероприятий по совершенствованию организации службы сбыта. При этом важным достоинством проведенного анализа является то, что он дает методический инструмент постоянного контроля затрат в процессе осуще­ствления такого рода мероприятий. Полученные результаты могут играть роль критерия не­обходимости и эффективности как планируемых, так и проводимых мероприятий.

Подводя итог выполненной работы, основное содержание и результаты которой изложены, необходимо отметить следующие три момента:

во-первых, полученные в ходе проведения функционально-стоимостного анализа результаты выступают как неявные, то есть они не могут быть получены при анализе работы отдела традиционными способами;

во-вторых, одним из наиболее значительных ре­зультатов выполненной работы является достиже­ние руководством отдела значительно более четко­го и глубокого понимания реального приоритета целей в работе отдела, его слабых мест и осозна­ния наличия больших неоправданных затрат рабо­чего времени;

в-третьих, к недостаткам выполненной работы можно отнести ее известную ограниченность, то есть локализованность внутри отдела, без анализа всех его внешних связей и соответствующей оптимизации комплекса внешних функций. Это неизбежно ограничивает сферу и снижает эффективность воз­можных мероприятий. Представляется, что такие работы должны выполняться в целом по предприятию с соответствующим организационным обеспе­чением.

В целом же проведенное исследование подтвер­дило высокую эффективность и хорошие перспективы применения ФСА для анализа и совершенствования организационных структур на предприятиях.

Задание. Построить функционально-стоимостную диаграмму функций сильфонного клапана, используя данные таблицы. «Д» озна­чает, что ресурс функций достаточен, «Н» - недостаточен. Сделать выводы по совершенствованию соответствия значимости функций и затрат в зависимости от их ранга.

Таблица. Значимость, ресурс и затраты на выполнение функций элементов сильфонного клапана

Индекс функции	Наименование функции	Ранг	Относительная значимость	Относительные затраты	Ресурс
F11	Создать перепускное отверстие	1-2	0,3	0,35	Н
F21	Обеспечить герметичное крепление трубопроводов	1-2	0,5	0,27	Д
F24	Создать полость для перетекания жидкости	6-8	0,2	0,08	Д
F12	Перекрыть проходное отверстие	4	0,3	0,28	Н
F22	Обеспечить герметичность при перемещении золотника	11	0,45	1,0	Д
F121	Обеспечить перемещение золотника	3	0,42	1,0	Д
F1221	Обеспечить форму прилегания	5	0,5	1,0	Д
F122	Фиксировать положение золотника и изолировать жидкость относительно механизма передачи движения	9	0,32	0,9	Д
F1223	Обеспечить направление перемещения золотника	6-8	0,21	1,0	Н
F223	Закрепить верхний край сильфона к втулке	10	0,1	1,0	Н
F222	Закрепить нижний край сильфона к золотнику	6-8	0,1	1,0	Н
F2223	Фиксировать положение штока относительно втулки	12-13	0,3	1,0	Н
F231	Обеспечить сборку корпуса и сильфонного узла	16	0,42	1,0	Д
F232	Обеспечить герметичность при соединении корпуса с сильфонным узлом	14-15	0,1	1,0	Д
F12	Преобразовать вращательное движение в поступательное	14-15	0,67	0,8	Н
F1211	Передавать вращательный момент от маховика на винтовую пару	12-13	0,12	0,9	Н
F31	Указывать на режим работы клапана	19	0,1	0,9	Д
F311	Фиксировать положение винта	17-18	0,1	0,9	Д
F32	Создает удобства при определении режима работы клапана	17-18	0,2	0,8	Д