Порядок проведения инвентаризации
В соответствии с действующим нормативными документами приказом руководителя организации для проведения инвентаризации назначается инвентаризационная комиссия. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.
Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении
инвентаризации служит основанием для признания результатов
инвентаризации недействительными.
Проведению инвентаризации предшествует подготовительная работа:
материально ответственные лица приводят в порядок, имеющиеся у них материальные ценности
сдают в бухгалтерию все документы о поступлении и выдаче материальных ценностей
работники учета заканчивают обработку документов по движению имущества и финансовых обязательств
делают записи в учетных регистрах
определяют остатки материальных ценностей по счетам материально ответственных лиц.
бухгалтерия посылает дебиторам выписки из их лицевых счетов с требованием погашения задолженности или письменного подтверждения суммы долга
от кредиторов должны быть затребованы выписки об остатках задолженности, чтобы проверить правльность взаиморасчетов.
Работу по проведению инвентаризации можно разделить на три этапа.
На первом этапе – проводится предварительная работа председателя инвентаризационной комиссии: изучаются объекты, подлежащие инвентаризации, организуется пломбирование мест хранения материальных ценностей, проверяется правильность весоизмерительных приборов. (поверка)
На втором этапе – члены инвентаризационной комиссии разбиваются на группы и закрепляются за объектами, подлежащими инвентаризации. Они должны быть ознакомлены с инструкцией “О порядке проведения инвентаризации” , а также им должны быть выданы необходимые бланки для проведения инвентаризации.
Материально ответственные лица сдают в бухгалтерию к началу инвентаризации последний отчет о движении материальных ценностей с приложением всех документов, дают подписку о том,что все документы на поступившие и выбывшие материальные ценности сданы в бухгалтерию и что неоприходованных или списанных в расход ценностей нет. Как правило, инвентаризация проводится в присутствии материально ответственных лиц ( без них –только в случае болезни и т.д.) Инвентаризацию проводят в порядке расположения материальных ценностей по месту хранения и по каждому материально ответственному лицу в отдельности. Результаты проверки записывают в инвентаризационные описи, где подробно указывается полное наименование ценностей, порядковые номера по прейскуранту, сорт, количество, цена и общая сумма. Инвентаризационные описи заполняются чернилами или химическим карандашом четко и ясно, не допускаются незаполненные строки( в конце описи их прочеркивают), а также подчистки. Исправления можно вносить только корректурным способом . Инвентаризационные описи подписывают члены инвентаризационной комиссии, а также материально ответственное лицо . Предварительно материально ответственное лицо должно дать письменное подтверждение следующего содержания :”Все ценности, поименованные в настоящей инвентаризационной описи, комиссией проверены в моем присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею. Ценности, перечисленные в описи, находятся на моем ответственном хранении ”. Материально ответственное лицо имеет право при необходимости оспаривать результаты инвентаризации. С этой целью пишется заявление с приложением соответствующих документов на имя председателя инвентаризационной комиссии не позднее следующего дня после завершения инвентаризации. По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности ее проведения . Результаты этих проверок регистрируются в книге контрольных проверок правильности проведения инвентаризации .
На третьем этапе – определяют результаты инвентаризации и отражают их в учете.
В бухгалтерии данные инвентаризационных описей сверяют с остатками, показанными в учете, и составляют “Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией “.
По окончанию проверки инвентаризационная комиссия составляет протокол, в котором отмечает свои решения и предложения. Протокол утверждает руководитель организации. Затем определяют порядок регулирования разниц между данными инвентаризации и учета.