3. Регистры аналитического учета

Для ведения аналитического учета применяются три вида учетных регистров:

1. Регистры, которые ведутся параллельно регистрам синтетического учета и отдельно от них.

2. Регистры, итоговые данные которых переносятся в регистры синтетического учета.

3. Регистры, совмещающие синтетический учет с аналитическим.

Параллельно синтетическому учету и отдельно от него ведется аналитический учет таких объектов, номенклатура которых очень большая, а поэтому вести синтетический и аналитический учет в одном регистре невозможно. К таким объектам относятся материалы, запчасти, основные средства, готовая продукция. Аналитический учет этих объектов ведется в карточках.

На практике применяются 4 вида карточек:

1. Карточки складского учета (материалы, топливо, готовая продукция)

2. Инвентарные карточки (учет основных средств и нематериальных активов)

3. Контокоррентные карточки (для расчетов с покупателями, поставщиками, подотчетными лицами и т.д.)

4. Монографные карточки (в них ведется аналитический учет по счетам 20, 25, 26).

Параллельное ведение аналитического учета синтетическому создает ряд неудобств. Поэтому в настоящее время монографные и контокоррентные карточки почти не употребляются, а вместо них ведутся накопительные ведомости.

К регистрам, итоговые данные которых переносятся в регистры синтетического учета можно отнести отчет кассира (кассовая книга), то есть данные этих регистров переносятся из одних в другие.

Существуют также регистры, совмещающие синтетический учет с аналитическим.

Например, в журнале-ордере № 6 ведется синтетический учет по счету 60, а также аналитический учет по каждому поставщику; в журнале-ордере № 7 ведется синтетический учет по счету 71, а также аналитический учет по каждому подотчетному лицу.

4. Порядок и техника записей в учетные регистры

К записям в учетные регистры предъявляются следующие требования:

1. Записи в регистры должны производится только на основании обработанных бухгалтером документов

2. Записи в регистры следует производить своевременно и точно

3. Записи должны быть четкими и понятными.

Основные элементы учетных регистров:

1.Дата записи в регистр

2.Номер, дата и наименование документа, на основании которого производилась запись

3.Краткое содержание операции (где требуется)

4.Номер счетов

5.Сумма

Записи в регистры могут вестись либо ручным способом, либо с применением бухгалтерских программ на ПК.

По окончании месяца, когда все операции отражены в регистрах, подсчитываются итоги по всем графам, где требуется, - определяется сальдо.

Отдельные регистры сверяются между собой. Данные синтетического учета сверяются с данными аналитического учета. После проверки итоги из журналов-ордеров переносятся в главную книгу, а по данным главной книги составляется баланс.

5. Порядок исправления ошибок в учетных регистрах

В конце месяца при подсчете итогов в регистрах и при сверке их между собой могут быть выявлены ошибки.

Наиболее распространенным способом выявления ошибок является сплошная проверка. При ней все записи в регистре, в которых выявлена ошибка, последовательно сверяются с документами, на основании которых в нем сделаны записи.

Если итоги из регистров уже перенесены в главную книгу, то на допущенную ошибку бухгалтер составляет справку. На основании этой справки делаются исправления в главной книге. При этом исправления делаются двумя способами:

• Способ дополнительных проводок – дополнительные проводки в главной книге записываются в том случае, если будет выявлено, что операция вообще не отражена в регистрах либо она отражена в сумме меньшей, чем требовалось.

• Способ «красное сторно» применяется тогда, когда необходимо исправить не только сумму, но и корреспонденцию счетов либо была сделана излишняя запись.

«Красное сторно» заключается в том, что ошибочная корреспонденция сторнирует, то есть, уничтожается красной записью и вместо нее делается правильная запись обычными чернилами.

При подсчете итогов суммы, записанные красным, вычитаются.