Информационно-справочные документы.

Информационно-справочные документы содержат, как правило, текущую или справочно-аналитическую информацию о состоянии дел. Они сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую. Они не содержат властных предписаний как распорядительный документы выступая только в качестве основания для принятия управленческих решений, которые затем фиксируются в определенных видах распорядительных, а иногда и организационных документов. Необходимым условием функционирования системы управления является сбор, обработка и обмен информации, поэтому информационно-справочные документы играют здесь важнейшую роль. В состав информационно- справочных документов входят: докладная записка, служебная и объяснительная записки, все разновидности переписки (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма), протокол, акт, справка, заявление, заключение, сводка, отзыв, список, перечень. Часть из перечисленных документов не входят пока в УС ОРД и не имеет унифицированной формы (сводка, заключение, отзыв, представление) и оформляются согласно сложившейся управленческой практике. Остальные виды этой группы документов оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30 – 2003. При оформление документов этой группы используются разные виды бланков. Так служебное письмо оформляется на бланке письма, а протокол, докладная записка, справка, акт – на общем бланке с указанием конкретного вида документа. Такие документы как заявление, объяснительная записка, представление, характеристика, предложение, жалоба оформляется автором на чистом листе бумаги. Документы этой группы отличаются друг от друга структурой изложения и объемом текста. В большинстве своем документы этой группы состоят из одного или двух листов (служебные письма, телеграммы, телефонограммы, заявления, акты, характеристики). Исключение составляют такие документы как протоколы, заключения, справки служебного характера, отзывы, которые могут быть многостраничными. Как правило, справочно-информационные документы имеют одну подпись, за исключением протокола (две подписи) и акта (подписывается комиссией).

Рассмотрим более подробно назначение и особенности оформления информационно-справочных документов.

Докладная записка – это документ, адресованный руководству и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях в сложившейся ситуации, требующих принятия решения.

Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации.

Внутренняя докладная записка – руководителю подразделения или организации. Внутренняя докладная записка представляет собой документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями организации или должностными лицами. Она создается по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации.

Внешняя докладная записка составляется на общем бланке организации, а внутренняя на стандартном листе бумаги формата А4.

Обязательными реквизитами докладной записки являются:

• наименование организации (для внутренних – наименование структурного подразделения);

• наименование вида документа;

• дата и регистрационный номер;

• место составления (для внешних докладных записок);

• адресат;

• заголовок к тексту (о чем?);

• текст;

• подпись.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания. Во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения. Третья часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые по мнению составителя необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать. В этом случае текст докладной записки содержит обоснование. Выводы и предложения составителя.

Внутреннюю докладную записку подписывает составитель (если она предоставляется руководителю подразделения) или руководитель подразделения (если она предоставляется руководителю организации). Внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

Датой докладной записки является дата его составления и подписания.

В рассмотренной нами докладной записке (см. приложение 12) найдены следующие ошибки:

1) адресат должен быть расположен в верхнем правом углу;

2) в тексте инициалы ставятся перед фамилией ;

3) в реквизите «подпись» после наименования должности лица двоеточие не ставится;

4) в расшифровке подписи инициалы ставятся перед фамилией.

5) реквизит «согласование» не ставится.

Правильный вариант оформления докладной записки смотрите в приложении 13.

Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой почты. Письма, как правило, должны составляться в случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информации.

Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма.

По характеру информации письма имеют много разновидностей:

1. Сопроводительное письмо – письмо, информирующее адресата о направлении ему прилагаемых к письму документов или материальных ценностей.

2. Письмо-просьба – письмо, выражающее просьбу о выполнении какого-либо действия, получении документации или материальных ценностей.

3. Письмо-запрос – письмо, в котором покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, то есть сформулировать коммерческое предложение.

4. Письмо-ответ – документ, содержащий ответ на инициативное письмо.

5. Письмо-сообщение – это служебное письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

6. Письмо-подтверждение – сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.) или о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.).

7. Информационное письмо – письмо, сообщающее адресату о каком-либо факте или мероприятии.

8. Гарантийное письмо – письмо, выражающее гарантию исполнения изложенных в нем обязательств.

9. Письмо-извещение – письмо, сообщающее или утверждающее что-либо.

10. Письмо-приглашение – письмо, адресованное конкретному лицу или нескольким лицам и приглашающее их для участия в планируемом мероприятии.

11. Письмо-предложение (письмо-оферта) – письменное заявление от имени одного предприятия (оферента), адресованное другому предприятию (акцептанту), о готовности заключить с ним договор на определенных условиях.

12. Письмо-напоминание – письмо, указывающее на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия.

13. Письмо-требование. Цель этого письма заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства, в условиях когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.

14. Письмо-благодарность – это служебное письмо, направляемое организации, должностным лицам или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия.

15. Письмо-поздравление – служебное письмо, составляемое в торжественных случаях связанное со значительными событиями положения должностных лиц, учреждений, организаций, предприятий.

Обязательными реквизитами письма являются наименование организации-автора, справочные данные об организации, дата, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах – печать.

Рассмотренное нами письмо является письмом-просьбой (см. приложение 14, 15).

В письмах используются следующие формы изложения текста:

1) от первого лица множественного числа;

2) от первого лица единственного числа;

3) от третьего лица единственного числа.

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа, так как должностное лицо, подписавшее письмо выступает от имени организации.

Письмо, оформленное на бланке формата А4 должно иметь заголовок к тексту отвечающий на вопрос «О чем?». В рассмотренном нами письме реквизит «заголовок к тексту» отсутствует (см. приложение 14, 15).

Если письмо является ответным, то в бланке письма указываются номер и дата письма, на который дается ответ: «На №____от_______». Рассмотренные нами письма не являются ответными поэтому эта графа не заполняется (см. приложение 14, 15).

Письма визируются составителем, и руководителем подразделения-автора, при необходимости руководителями заинтересованных структурных подразделений.

Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции.

Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя. Что не наблюдается в рассмотренном нами письме (см. приложение 14).

Датой письма является дата его подписания.

В рассмотренном нами письме (см. приложение 15) реквизит адресат оформлен неправильно. Расположение реквизита также неверное. Так как это угловой бланк письма реквизит адресат должен располагаться в правом верхнем углу напротив наименования организации-автора. Правильное оформление реквизита:

Ректору Бирской государственной

социально-педагогической академии

проф. С.М. Усманову

ул. Интернациональная, 10,

г. Бирск, 452453

Правильный вариант письма смотрите в приложении 16, 17.

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и коллегиального принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях.

Протокол ведется во время заседания секретарем коллегиального органа или работниками, готовившими собрание. Секретарь конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников заседания.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания, представленных тезисов докладов, выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Проект протокола визируется сотрудниками или подразделениями, выносившими вопрос на обсуждение.

Протокол подписывается, как правило, председателем и секретарем собрания (заседания). В некоторых случаях требуются подписи всех участников заседания (совета директоров, президиума, правления).

Протокол составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги.

Протокол должен иметь:

• наименование организации;

• наименование вида документа;

• дату;

• номер;

• указание места издания;

• заголовок к тексту;

• текст;

• подписи.

Датой протокола является дата проведения собрания.

Номер протокола — порядковый номер заседания коллегиаль­ного органа с начала года (№ 1, № 2 и т. д.).

Заголовок протокола содержит название органа, проводящего заседание (научно-технический совет, совет кредиторов) или протоколируемого мероприятия. В рассмотренном нами протоколе – заседания Ученого совета БирГСПА.

Текст протокола состоит из двух частей:

• вводной;

• основной.

Вводная часть оформляется в следующей последовательности;

Председатель — инициалы и фамилия;

Секретарь - инициалы и фамилия;

Присутствовали — инициалы и фамилии присутствующих со­трудников предприятия в алфавитном порядке, затем должно­сти и фамилии приглашенных.

Если присутствующих более 10, указывается их общее количество. Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос "о чем?", например:

Об итогах работы предприятия за первое полугодие 2006 г.

Основная часть состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фа­милии и инициалы выступавших и через тире — краткое изло­жение текста выступления.

Если докладчик предоставил текст своего выступления, то после ти­ре указывается: "текст выступления прилагается ". Вопросы, задаваемые в ходе обсуждения, фиксируются в про­токоле вместе с ответами. Записи делаются в краткой, лако­ничной форме.

Постановление (решение) указывается в протоколе полностью, т. к. является наиболее важной его частью. Текст постановле­ния строится по образцу распорядительной части приказа. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, вносится в текст протокола после соответствующего решения.

К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т. п.

Нами был рассмотрен протокол заседания Ученого совет БирГСПА (см. приложение 18) и выявлены следующие ошибки:

1. Наименование организации отсутствует;

2. Вид заседания должен отделяться от наименования вида документа двумя межстрочными интервалами;

3. Дата и регистрационный номер документа должны писаться после наименования вида документа. Дата слева, номер – справа;

4. Полностью отсутствует вводная часть текста;

5. Текст составлен неправильно;

6. Нет подписей.

Правильный вариант оформления протокола смотрите в приложении 19.

Акт – документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события.

Акты составляют при обследовании, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей и дел в случае смены должностных лиц, сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т.д. Во всех случаях в акте отражают только те факты, которые были обнаружены в ходе работы.

Акты оформляют на общем бланке организации или структурного подразделения. Формуляр акта содержит реквизиты:

• наименование вида документа (АКТ);

• дата;

• регистрационный номер;

• место составления;

• заголовок к тексту;

• текст;

• подписи;

• указание на количество экземпляров и их место нахождения.

Если акт является внешним документом, т.е. передается в другие организации, то в состав реквизитов включают юридический адрес организации – автора акта.

Дата и место составления должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления.

Заголовок формулируют в родительном падеже: Акт (чего?) Проверки расходования валютных средств.

Текст акта делится на три части:

- введение;

- констатирующая часть;

- выводы.

Введение содержит ссылку на документ, послуживший основанием для проведения работы: приказ руководителя, договор о совместной деятельности, случившееся событие. Должностных лиц, составивших акт (с указанием должностей, инициалов, фамилий), указывают в последовательности: председатель комиссии, присутствующие. В тех случаях. Когда они работают в других учреждениях, указывают и названия этих учреждений.

Констатирующую часть печатают с абзаца, она включает сроки проведения работы комиссии, её цели и задачи, методы, которыми вели проверку, её результаты. Текст может быть разбит на пункты.

Выводы, предложения комиссии печатают с абзаца, они также могут состоять из нескольких пунктов. В случае несогласия одного из членов комиссии с содержанием акта, его особое мнение оформляют в качестве приложения. В конце текста указывают данные о количестве экземпляров акта и их нахождении или адресатах, которым он отправлен.

Подписи располагают в той же последовательности, что и в вводной части, но без указания должности. Акт подписывают все члены комиссии. Член комиссии, имеющий замечания к содержанию акта или не согласный с выводами комиссии, также обязан поставить свою подпись.

Все лица, упомянутые в акте, особенно те, к работе которых были высказаны замечания, должны быть ознакомлены с его содержанием под расписку.

В рассмотренном нами акте (см. приложение 20) найдены следующие ошибки:

1. Отсутствует наименование организации;

2. Наименование вида документа должно писаться в две разрядки;

3. Дата расположена неправильно;

4. Отсутствует заголовок к тексту;

5. Неправильно составлен текст;

6. Реквизит «подпись» оформлен неправильно;

Правильный вариант оформления акта смотрите в приложении 21

Справка – это документ, подтверждающий какие-либо факты и события.

Справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения биографического или служебного характера.

Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние справки – для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации аналогично внешним докладным запискам, внутренние – на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке с теми же реквизитами.

Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос «О чем?» и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения.

Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части.

Внешние справки подписывают руководитель организации или его заместитель. Справку, содержащую сведения финансового характера подписывают руководители организации и главный бухгалтер и заверяют печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем.

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, составляются на бланках формата А5, подписываются двумя лицами и заверяются печатью.

Для таких справок в организациях используются унифицированные бланки с трафаретным текстом.

Обязательными реквизитами справки являются:

1) наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения);

2) наименование вида документа;

3) дата;

4) регистрационный номер;

5) место составления (для внешней);

6) адресат;

7) заголовок к тексту;

8) текст;

9) подпись;

10) оттиск печати (для справки биографического и финансового характера).

В рассмотренной нами справке (см. приложение 22) найдены следующие ошибки:

1) наименование вида документа должно писаться в разрядку;

2) дата оформляется без кавычек;

3) справочные данные об организации указываются только в служебных письмах;

4) при подписании документа несколькими должностными лицами их подписи должны располагаться одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Правильный вариант оформления справки смотрите в приложении 23.