Запуск access и создание (открытие) базы данных
Для того чтобы запустить ACCESS необходимо:
нажать кнопку Пуск на Панели задач в нижней части рабочего стола
открыть в главном меню пункт Программы
выбрать программу ACCESS
При запуске системы появляется окно «Microsoft Access», а справа - панель Приступая к работе, состоящая из двух частей: Office в Интернете и Открыть . Выберите раздел Открыть Если эта панель задач не открыта, то выполните команду меню Файл-Создать. Появится справа панель Создание файла
Из списка выберите необходимую команду:
новая база данных
пустая страница доступа к данным
проект с имеющимися данными
проект с новыми данными
из имеющегося файла
Выберем режим Новая база данных. Появится окно Файл новой базы данных, в котором надо указать имя БД и выбрать папку для ее хранения. В результате система сохранит ваш файл с расширением .mdb и откроет окно для работы с новой БД.
В результате появится новое диалоговое окно «База данных». Это особое окно ACCESS, которое позволяет получить доступ ко всем объектам БД и выбрать необходимый режим работы. В левой части окна находится панель объектов, которая содержит ярлыки для каждого объекта: Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Страницы, Макросы, а также раздел Группы.
Щелкнув по ярлыку мышкой, в правой части окна отображается список соответствующих объектов.
С каждым объектом БД можно работать в двух режимах.
Первый режим условно назовем режимом выполнения, так как он несколько отличается для разных типов объектов.
Второй режим – режим Конструктора. Он применим ко всем объектам и предназначен для создания и корректировки объектов.
Раздел Группы содержит одну предопределенную группу Избранное, но можно с помощью правой кнопки вызвать контекстное меню и создать новую группу. Группы предназначены для более быстрого доступа к наиболее часто используемым объектам.
Чтобы создать ярлык объекта в группе, нужно выделить этот объект, вызвать контекстное меню и выбрать пункт Добавить в группу. В группу добавляются не сами объекты, а только ссылки на них.
В верхней части окна расположена панель инструментов, содержащая восемь кнопок: Открыть, Конструктор, Создать, Удалить (эти команды относятся к активному объекту) и 4 последние кнопки позволяют переключать режим просмотра списка объектов (крупные значки, мелкие, список, таблица).
Можно установить параметры и свойства системы, которые будут срабатывать при запуске. Для этого надо выполнить, находясь в окне База данных, команду меню Сервис-Параметры. Появится окно с восемью вкладками. Можно установить: границы печатного поля, режим сжатия БД при закрытии, длину текстового поля по умолчанию, шрифт, цвет и т.п.
Сохранение и закрытие БД.
При создании новой БД, перед тем как дать возможность ее заполнить, программа сохраняет пустой файл на диске.
При изменении данных, представленных в виде таблице или в виде формы программа автоматически сохраняет сделанные изменения. Для этого в меню Сервис выберите команду Параметры, откройте вкладку Сохранение. Установите флажок автосохранение.. В поле минут укажите нужный интервал сохранения файлов.
При изменении шаблона, лежащего в основе БД, сохранять данные надо вручную командой Файл-Сохранить.
Создание новой БД или открытие уже существующей приводит к тому, что существующая открытая база закроется. Открыть несколько баз данных одновременно можно следующим образом: запустить программу Access еще раз и открыть в ней обычным образом базу данных или открыть БД с помощью команды Windows Пуск-Документ – имя БД.
При создании новой базы система ее сохраняет в формате Access 2000, который хорошо подходит для небольших баз. Для преобразования больших баз в формат Access 2002-2003 выберите команду Сервис-Служебные программы – Преобразовать базу данных-Формат 2002-2003