-
Анализ документооборота и методы его совершенствования
Документооборот
предприятия или учреждения не должен
быть стихийным или произвольным. Для
его правильной организации требуется
тщательный анализ как документальной,
так и управленческой деятельности
предприятия, т. к. рационализация ведет
к сокращению инстанций, через которые
проходит документ при согласовании и
подписании, к прямоточности движения
документов, исключению повторных
инстанций и возвратности. В конечном
итоге происходит значительная экономия
рабочего времени и материальных ресурсов.
В целях наиболее
эффективной организации управления
необходимо разработать оптимальные
схемы движения документов — оперограммы,
которые носят нормативный характер при
их включении в инструкцию по
делопроизводству. Каждый документопоток
должен иметь стабильный маршрут движения.
Анализ документооборота
предполагает тщательное изучение
организационной стороны управления:
положения об организации, регламента,
штатного расписания, должностных
инструкций работников и руководителей.
Это позволит определить тип делопроизводства,
проанализировать распределение
обязанностей между руководителями,
четко очертить их права и компетенцию,
изучить взаимосвязь разных уровней
управления и производства. Все это
позволяет ускорить процесс обработки
документов.
Цель анализа
документооборота состоит в том, чтобы
исключить возвратность и задержку, а
значит, повысить скорость и качество
исполнения конкретного задания.
