5. Классификаторы и коды

Обработка эк.задач заканчивается составлением на ЭВМ различных сводок, таблиц, ведомостей, в которых информация сгруппирована по каким-либо реквизитам-признакам. Группировка инф-и осущ-ся на основе систем классификации и кодирования, позволяющих представить технико-эк. инф-ю в форме удобной д/ввода и обработки данных с помощью вычислительной техники. Количественно-суммовые основания пок-лей имеют цифровое выражение, а признаки – буквенно-цифровые. К таким признакам можно отнести название учреждения или подразделения, фамилию работающего, наименование товара, которе не всегда удобны для автоматизированной обработки. Чтобы сделать эту инф-ю удобной д/восприятия чел-ком и машиной потребовалось создание спец. ср-в формализованного описания эк.инф-и. Эти ср-ва вкл. в себя целый ряд разработанных классификаторов, входящих в единую систему классификации и кодирования (ЕСКК).

Систематизация эк.инф-и потребовала применения самых разнообразных классификаторов: 1)общегосударственных (разрабатывают в централизованном порядке и являющиеся едиными для всей страны); 2) отраслевых (единых для какой-то отрасли деят-ти). Как правило, отраслевые классификаторы разрабатываются в типовых проектах автоматизированной обработки (н-р для бух.учета составлены коды плана счетов, видов оплаты и удержаний из з/п, видов операций движения матер. ценностей и т.д.). 3) локальных, которые составляются на объекты, характерные для данного п/п или орг-и (коды табельных номеров, подразделений и др.) Разработка локальных кодов ведется на местах.

Условно общегос. классификаторы (ОК) можно разделить на 4 группы: 1)классификаторы трудовых и природных ресурсов (н-р ОК профессии рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов); 2) классификаторы структуры отраслей народного хоз-ва (ОКОНХ); органов упр-я (система обозначений органов гос. упр-я – СООГУ); административно-территориального деления (система обозначений административно-территориальных объектов СОАО); п/п и организаций (ОКПО); форм соб-ти (ОКФС); 3)классификаторы прод-и (ОК пром. и с/х прод-и) – ОКП; 4)классификаторы технико-эк. пок-лей (ОКТ) управленческой документации (ОКУД), единиц измерения (система обозначений единиц измерения – СОЕИ).

Приведем примеры построения кодов некоторых ОК, имеющих наиб. применение при автоматизированной обработке учетной и фин.-кредитной инф-и: ИНН - идентификационный номер налогоплательщика – 10-ти значный: 1 и 2 цифра – код региона, 3 и 4 – номер гос. налоговой инспекции, 5 – контрольный разряд,6,7,8,9 – номер налогоплат-ка, 10 – контрольная цифра.

ОК отрасли предназначен д/анализа стр-ры отраслей. Код 5-значный и вкл. 5 группировочных признаков: отрасль, подотрасль, вид, группа, подгруппа.

Приступая к составлению классификатора прежде всего следует выяснить, какие общегос. или отраслевые классификаторы можно использовать д/решения данной задачи, и только потом приступать к составлению локальных кодов.

Кодированию в документах подлежат те признаки, по которым выполняется группировка инф-и в машине.

Составление классификаторов вып-ся в 2 этапа: 1)классификация инф-и; 2)кодирование.

При классифицировании инф-и сначала выявл. признаки, подлежащие кодированию. К ним относятся те реквизиты-признаки, котор. использ-ся д/составления группировок. Затем по каждому признаку составляется полный перечень всех позиций, подлежащих кодированию. При этом соблюдается логическая зависимость различных признаков (н-р, при кодировании территорий районы располагаются по областям). Такой упорядоченный список, т.е. полный перечень однородных наименований, состоящий из отдельных строк-позиций назыв-ся номенклатурой. В каждой номенклатуре предусматривается некоторое кол-во резервных позиций на случай появления новых объектов.

После составления классификации вып-ся кодирование – процесс присвоения условного обозначения различным позициям номенклатуры. Код – условное обозначение объекта знаком или группой знаков по опред. правилам, установленным системой кодирования. Коды м.б. цифровыми, буквенными и буквенно-цифровыми. При машинной обработке предпочтение отдается инф-и, декодированной в цифровой форме как наиболее удобной для автоматизированной обработки. После присвоения кода создается классификатор – систематизированный свод однородных наименований и их кодовых обозначений.

Классификаторы имеют 2 способа применения:

1)для ручного проставления кодов документов. В этом случае классификаторы оформл-ся в виде бумажных справочников и использ-ся экономистами д/подготовки первичных и сводных док-тов и машинной обработки. Н-р, в сводных бух. отчетах (баланс, отчет о прибылях убытках) в заголовочной части бланка проставляются коды постоянных признаков отчитывающейся орг-и: ИНН, код орг-и по ОКПО, отрасль по ОКОНХ и др. Д/проверки правильности проставленных кодов вводится строка контрольная сумма, которая представляет собой искусственный итог по всем кодам. Машинная программа осущ-т контроль по контрольным суммам и позволяет обнаружить неправильно проставленные коды. На основании кодов происходит свод и группировка поступивших бух. отчетов в вышестоящие орг-и органов налоговой инспекции и т.д. Если при машинной обработке на п/п осущ-ся ввод данных с первичных док-тов, то док-ты предварительно кодируются, коды проставляются вручную в соответ-и с инструкцией в специально отведенные места док-тов. Контроль правильности проставления кода осущ-ся методом включения контрольных сумм или введением дополнительного защитного кода.

2) применяется при формировании первичных док-тов в машине. При этом предусматривается хранение всех классификаторов в памяти машины, на машинных носителях в кач-ве словарного фонда или условно постоянной инф-и. Хранение классификаторов в ЭВМ позволяет автоматически формировать необходимую текстовую инф-ю в выходных сводках. Н-р, в машине постоянно хранится справочник на работающих, где имеются такие реквизиты как ФИО, табельный номер, должность и др. При расчете з/п на ЭВМ с первичных док-тов по начислению и удержанию в машину вводится только табельный номер работающего и данные з/п. В процессе обработки ФИО, взятые из справоника проставляются к каждому табельному номеру. В рез-те в расчетно-платежной док-и печатаются все фамилии работающих.

К кодам предъявл. ряд требований: 1) они должны охватывать все номенклатуры, подлежащие кодированию; 2) быть едиными д/разных задач внутри обного эк. объекта (н-р, коды мат-лов, подразделений д.б. едиными д/задач бух.учета и материально-технич. снабжения); 3)отличаться стабильностью; 4) иметь резерв свободных номеров; 5) длина кодового обозначения должна проектироваться минимально.

Значность кода данной номенклатуры явл. одинаковой д/всех позиций.

Назначение кодов закл. в обеспечении группировки инф-и в машине, подведении итогов по всем группировочным признакам и их печать в сводных таблицах. Они находят широкое применение при вып-и таких процедур, как поиск, хранение, выборка информации, а также значительно сокращают время ее передачи по каналам связи.

Кодирование инф-и произ-ся по опред. системе – сов-ти правил, определяющих построение кода. В наст. время применяется неск-ко систем кодированияэк. инф-и, среди котор. наиболее распространение получили: порядковая, серийная, позиционная и комбинированная. Выбор мистемы кодирования зависит от целого ряда факторов, главными из которых явл-ся кол-во выделяемых признаков в номенклатуре, число позиций в каждом признаке и степенб устойчивости номенклатуры.

При использ-и порядковой системы все позиции номенклатуры кодируются по младшему признаку без учета старших признаков. Всем позициям номенклатуры присваиваются порядковые номера без пропуска номеров. Это код малозначный, простой по построению, однако в нем учтен только младший признак, что затрудняет автоматическое подведение итогов по старшим признакам. Поэтому порядковая система имеет ограниченное применение и использ-ся при кодировании устойчивых однопризначных номенклатур.

Серийная система напоминает порядковую, но с ее помощью можно закодировать 2х и более призначные номенклатуры. Каждому старшему признаку присваивается серия номеров. В пределах этой серии каждая позиция младших признаков номенклатуры кодируется порядковым номером. Серийная система предусматривает резервные номера для старших признаков номенклатуры. Эта система удобна для обработки на ЭВМ в том случае, если в памяти машины содержатся числовые значения серии номеров, характеризующие старшие признаки. ЭВМ обеспечивает автоматическое кодирование всех старших признаков и получение свободных итогов по всем группировочным признакам.

При позиционной системе кодирования четко выделяется каждый признак и ему отводится один или несколько разрядов в зависимости от его значности. Затем каждый признак кодируется отдельно, начиная с единицы( 01, 001 и т.д.) в зависимости от значности признаков. Этот код обеспечивает автоматическое формирование в ЭВМ всех необходимых итогов в соответствии с выделенными признаками.

Комбинированная система также, как и позиционная предусматривает четкое выделение всех признаков номенклатуры, но при этом каждый признак может кодироваться по любой системе – порядковой, серийной или позиционной. Комбинированная система более гибкая и широко применяется д/решения эк.задач, поскольку обеспечивает автоматическое получение всех необходимых итогов в соответ-и с выделенными признаками.

Р.м. практические примеры построения некоторых кодов, используемых при обработке учетной инф-и. Коды счетов бух. учета широко примен-ся как при ручной обработке, так и в условиях компьютеризации. При существующей системе учета код счетов бух. учета составляет 4 знака. Первые два – балансовые счета, след. два – субсчета. Система балансовых счетов, используемых в международном учете предусм. для выделения субсчетов 4 разряда. В проектах компьютерной обработки бух. учета встречаются различные подходы построения кода аналитического учета. Как правило, стр-ра кода отличается различным ур-нем аналитичности и значимости. Программа позволяет вести учет по разным вар-там – ур-ням аналитики, которые устан-ся на конкретном п/п. Построение кода счетов бух.учета имеет большое значение в тех программах, которые не предусматривают локальную обработку отдельных участков учета, шде весь учет вып-ся на основании ведения журнала хоз. операций, что характерно для небольших п/п. Гибкая система построения кода позволяет при этом выполнять аналитич. разработки с различной степенью детализации. Ур-ни аналитики – это те признаки, по которым группируются данные. Н-р, для счета 70 «Рабочие и служащие (з/п)» можно выделить 2 ур-ня аналитики: для подразделения и для табельных номеров. В данном случае аналитич. сводки будут составлены в разрезе подразделений и табельных номеров. для счета 10 «Материалы» можно выделить 3 ур-ня аналитики: вид материальных ценностей (один знак), склад (один знак), номенклатурный номер материала ( 2 знака). Предположим на п/п имеется 7 видов материалов и 99 их наименований, которые могут располагаться на 3х складах. Закодируем эти наименования:

Признак	Код
Виды материалов: Сырье и материалы Полуфабрикаты Топливо Зап.части Прочие материалы Тара Строительные материалы Склады: Сырья и материалов Топлива Строительных материалов Материалы: Краска Белила Гвозди	1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 01 02 03

Приведем пример построения кода краски с учетом зав-ти всех выделенных признаков:

балансовый счет 10

строит. мат-лы 7

склад строит. мат-лов 3

номенклатурный номер краски 01

Общий вид кода 107301.

Код многозначный с выделением 4х признаков построен по позиционной системе. При оприходовании и отпуске мат-лов в первичном док-те д.б. представлены все эти коды. В этом случае при компьютерной обработке будет обеспечено получение различных сводок синтетического и аналитического учета в разрезе балансовых счетов, склада, номенклатурных номеров мат-ла и их вдов