3. Совершенствование управления запасами в целях их оптимизации

3.1. Общий методологический подход к определению оптимального уровня запасов

Основным методологическим принципом определения оптимального уровня запасов является принцип минимизации совокупных издержек. Суть данного подхода достаточно проста:

1) любой уровень запасов генерирует определенную величину издержек для предприятия;

2) эти издержки неоднородны. Совокупные издержки содержания определенного уровня запасов состоят из различных категорий, различающихся между собой по функциональной зависимости от изменения уровня запасов. Одни издержки возрастают при увеличении текущего уровня запасов, а другие — убывают. При этом некоторые категории издержек являются косвенными и вероятностными, то есть их величина при данном уровне запасов не является непосредственно фиксированной, и для ее определения требуется проведение соответствующих расчетов;

3) оптимизация уровня запасов достигается в той точке, где совокупные издержки минимальны. Соответственно, общий алгоритм определения оптимального уровня запасов — это:

1-я стадия: формализация (количественное выражение) косвенных и вероятностных издержек и расчет функций затрат (то есть зависимости поведения различных категорий издержек при увеличении (или уменьшении) уровня запасов);

2-я стадия: определение функции совокупных затрат (суммированием функций затрат по разным категориям издержек)

3-я стадия: определение минимума функции совокупных затрат на всем интервале допустимых значений (то есть для тех уровней запасов, которые предприятие в состоянии содержать при имеющихся и практически возможных источниках финансирования).

Отметим при этом, что те категории издержек, которые находятся в прямо пропорциональной зависимости от уровня запасов (то есть возрастают при увеличении запасов), как правило, обусловливаются критерием эффективности, так как лишние запасы — это дополнительные иммобилизованные (то есть выключенные из оборота) средства предприятия:

• издержки потери процента. Уровню запасов (статья актива) соответствует такая же величина источников финансирования (статья пассива). При этом привлечение средств имеет свою стоимость (для предприятия обычно рассчитывается как величина процента по имеющимся кредитным источникам финансирования). Следовательно, увеличение запасов влечет за собой увеличение стоимости привлечения, при том что дополнительного дохода предприятие не получает (средства в запасах «выключены» из оборота);

• складские издержки. Чем выше уровень запасов, тем больше издержки по их хранению;

• издержки по страхованию;

• и некоторые другие.

Те категории издержек, которые находятся в обратно пропорциональной зависимости от динамики величины запасов, большей частью определяются критерием ненарушения плановой ритмичности производственно-финансового цикла, или, иначе, критерием финансовой устойчивости. Как правило, именно эти категории издержек являются косвенными и вероятностными (то есть могут иметь место в течение бюджетного периода с определенной долей вероятности). Это:

• издержки возможной остановки производственного процесса вследствие временного дефицита существенных для производства компонентов сырья, материалов, комплектующих (для запасов материальных ресурсов);

• издержки возможной потери прибыли (для запасов готовой продукции). Возможен такой случай, когда в течение бюджетного периода произошел непрогнозируемый краткосрочный «всплеск» рыночной конъюнктуры либо поступил срочный выгодный заказ от крупного оптового покупателя. В этих условиях отсутствие необходимой величины товарных остатков на складе означает, что предприятие потеряло возможность получения дополнительного дохода. Заметим, что издержки возможной потери прибыли могут обусловливаться иногда и дефицитом запасов материальных ресурсов (когда производство в состоянии оперативно отреагировать на изменение внешней конъюнктуры, а «узким местом» является отсутствие необходимых для выполнения заказа сырья, материалов, комплектующих);

• и некоторые другие.

Приведем пример расчета оптимального целевого уровня запасов сырья и материалов в Курском ОАО «Прибор» за 1 квартал 2009 г. по складу № 1.

За I квартал 2009 г. средний уровень запасов сырья и материалов увеличился в 1,2 раза — с 1000 до 1200 штук — при сохранении прежнего объема продаж — 2000 штук в месяц. Соответственно, средний период оборачиваемости запасов увеличился с 15 до 18 дней (на 20%).

Теперь рассчитаем каждый вид выгод и издержек количественно.

Выгоды (отрицательные издержки).

1. Потеря расположения потребителя — «нулевой эффект» (в прошлом периоде величина запасов также была достаточной для бесперебойного снабжения покупателей).

2. Нарушение производственного процесса. В прошлом периоде при том же плановом графике производства из-за меньших величин запасов и образовавшегося временного дефицита на два дня была приостановлена работа сборочного цеха. При ежедневном графике выпуска в 2000 единиц, цене реализации в 2,8 тыс. руб. за единицу готовой продукции и уровне рентабельности (отношение «доход от реализации 1 ед./цена реализации 1 ед.») в 0,25 предприятие из-за нарушения ритмичности производственного процесса потеряло: 2000 х 2,8 тыс. руб. х 0,25 = 1,4 млн. руб.

3. Издержки ведения отчетности — «нулевой эффект» (меньшая частота оформления заказов на закупку по возобновлению запасов при большем их текущем остатке не повлекла за собой уменьшения фонда оплаты труда соответствующих служб аппарата управления).

Итого: совокупные выгоды от увеличения среднего уровня запасов в отчетном периоде составили 1,4 млн. руб.

Издержки.

1. Для закупки дополнительных запасов пришлось прибегнуть к краткосрочному банковскому кредиту в 20 млн. руб. под 30% годовых (7,5% в квартал). Потери по проценту составили 1,5 млн. руб.

2. Прямые издержки по хранению составляют 1000 руб. на каждую единицу запасов. Соответственно, дополнительные издержки составили 200 000 руб.

3. Издержки по страхованию составляют 2000 руб. на каждую единицу запасов. Соответственно, дополнительные издержки составили 400 000 руб.

4. Издержек от устаревания запасов предприятие не понесло.

Итого: совокупные издержки от увеличения запасов в отчетном периоде составили 2,1 млн. руб., т.е. увеличение уровня запасов в целом оказало негативный эффект на деятельность предприятия.

Однако простой констатации данного факта недостаточно для выработки управленческой политики предприятия, так как мы по-прежнему не знаем оптимального уровня запасов. Для определения этого уровня, как уже говорилось, используется расчет методами математического моделирования, поведения совокупных издержек на всем интервале допустимых значений уровней запасов.