Як правило, пошук інформаціі здійснюється

централізовано на автоматизованих місцях реєстраціі та опрацювання інформаціі. Секретар має змогу одержати інформацію про документ за всіма або кількома реквізитами реєстраціі й про місце знаходження документа на даний час.

Методика дії

Автоматизована реєстрація документів здійснюється централізовано за допомогою комп’ютера.

Запис на магнітний носій виконується з РКК, які забезпечують сумісність в програмних і технічних засобах, прямим уведенням з документа таких обов’язкових реквізитів:

• назва виду документа;

• кореспондент (автор);

• дата документа;

• індекс (дата й індекс надходження – для тих, що надійшли);

• заголовок до тексту або короткий зміст документу;

• резолюція;

• відповідальний виконавець;

• термін виконання;

• позначка про виконання.

Склад обов’язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений таки відомостями: виконавці, хід виконання документу, додатки тощо. Розташування реквізитів може визначатися самою установою.

Помітки про проходження та виконання документів

Контроль за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, здійснюється згідно з орієнтовними графіками, які у разі потреби розробляються керівником служби діловодства і подаються на затвердження керівникові установи разом із зазначеними документами. Строк підготовки проектів документів визначається з урахуванням того, що днем виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, вважається день реєстрації в установі

вихідних документів, що містять інформацію про виконання відповідних завдань.

Під час проходження документа в установі обов'язково робляться такі помітки:

• про надходження (реєстрацію) документа - на нижньому правому полі першого аркуша документа (скорочене найменування установи, дата надходження документа, індекс документа);

• про взяття документа на контроль - на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) пишеться слово "Контроль" або літера "К";

про виконання документа і направлення його до справи - на нижньому лівому полі першого аркуша документа (коротка довідка про виконання, якщо немає документа про виконання, слова "До справи" і номер справи, в якій документ буде зберігатися, дата направлення документа до справи, найменування і підпис виконавця

Відмітка "До справи" свідчить про те, що робота над документом закінчена;

• про перенесення даних на машинний носій - на нижньому правому полі першого аркуша документа слова "Перенесено на машинний носій", дата перенесення, номер масиву, підпис особи, відповідальної за перенесення даних).

Кожний документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, які зазначаються на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа

Характеристика процесу проходження внутрішнього документопотоку

У діловодстві центру зайнятості існують три види потоку документів:

-вхідні;

-вихідні;

-внутрішні.

Внутрішні документи мають чинність лише всередині даної установи.

Проходження внутрішніх документів на етапах їх підготовки та оформлення повинно відповідати проходженню вихідних документів, а на етапі виконання -- проходженню вхідних документів.

Проекти розпорядчих документів після підготовки та погодження із зацікавленими підрозділами та посадовими особами передаються секретарю, який контролює правильність їх оформлення. Оформлені документи передаються на підпис керівництву.

Копії підписаних керівниками розпорядчих документів обов'язково передаються до структурних підрозділів, у веденні яких знаходяться ці питання.

Передача документів між страктурними підрозділами здійснюється секретарями структурних підрозділів або особами, які відповідають за діловодство.

На моїй базі практики не використовуються внутрішні документи.

Основні етапи підготовки та реєстрація

Вихідні документи,у тому числі виготовлені на ПК,оброблюються і відправляються централізовано в день їх отримання від структурних підрозділів або не пізніше слідую чого робочого дня.

Реєстрація-це фіксація факто створення або отримання документа шляхом присвоєння йому умовного позначення реєстраційного індексу,з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Головне призначення реєстрації-облік,контроль та швидкий пошук документів.

Під час прийому від виконавців вихідних документів обов'язково перевіряються: правильність оформлення документа та розміщення на ньому всіх реквізитів; правильність введення адреси; наявність усих необхідних підписів на документі; наявність віз на копіі документа, яка залишається в справі організаціі; співвідношення кількості екземплярів кількості адресатів.

Документи, які направляють одночасно одному й тому ж адресату, вкладають в один конверт. На конверті проставляються регістраційні номери всіх документів, які знаходяться в конверті.