- •Практическая работа №5 работа с большими документами
- •Цель работы
- •План работы
- •Основные приемы работы
- •Работа с одним документом
- •Закладки
- •Выбрать команду Вставка/Закладка;
- •Выбрать команду Вставка/Закладка;
- •Выделить имя закладки;
- •Примечания
- •Перекрестные ссылки
- •Заголовки. Оглавления. Структура документа.
- •Вставка названий. Перечень таблиц и иллюстраций.
- •Предметный указатель
- •Работа с отдельными файлами
- •Установка начальных номеров
- •Создание оглавления, предметного указателя, перечня таблиц
- •Работа в режиме главного документа
- •Р ис. 5. 2 Панель инструментов “Главный документ”
- •Контрольные вопросы
- •Практическое задание
- •Работа с одним документом.
- •*Работа с несколькими документами.
- •Работа в режиме главного документа.
- •Создание шаблонов
- •Создание документов на базе шаблонов
- •Модификация шаблона
- •Работа с формами
- •Добавление полей формы
- •Определение параметров полей формы
- •Защита формы
- •Использование форм
- •Создание серийных писем
- •Создание основного текста письма
- •Создание источника данных
- •Р ис. 6. 2 Панель инструментов “Слияние”
- •Вставка полей слияния в основной текст
- •Проверка процесса подстановки данных
- •Создание серийных писем
- •Контрольные вопросы
- •Практическое задание
- •Уважаемые читатели!
- •Уважаемые читатели!
-
Проверка процесса подстановки данных
Для запуска пробного процесса слияния следует, находясь в окне основного текста, нажать кнопку Поиск ошибок на панели Слияние. В диалоговом окне отметить вариант “Создать составной документ, сообщая об ошибках по мере их обнаружения”.
При запуске процесса слияния таким способом Word будет создавать серийные письма и выводить сообщения об ошибках, если таковые будут найдены.
В том случае, если ошибки обнаружатся, следует вернуться в основной текст письма или в источник данных и внести в них исправления. В основной текст можно вернуться через меню Окно; для возврата в источник данных следует из окна основного текста нажать кнопку “Окно диалога “Слияние””, в окне Слияние нажать кнопку Правка в группе Источник данных.
-
Создание серийных писем
После того, как все ошибки будут устранены, можно выполнять окончательное слияние.
В самом простом случае для запуска процесса слияния можно нажать кнопку Слияние в новый документ на панели Слияние. При этом Word создаст новый файл, содержащий все серийные письма. Если этот файл не предполагается сразу выводить на печать, его следует сохранить.
-
Контрольные вопросы
-
Какой шаблон используется по умолчанию для создания документов?
-
Какие действия нужно выполнить для создания нового шаблона?
-
Как связать с шаблоном элемент Автотекста?
-
Как создать документ на базе пользовательского шаблона?
-
Что такое “поля формы”? Какие существуют типы полей формы?
-
Каков процесс создания формы?
-
Как задать параметры поля формы?
-
Что такое “значение по умолчанию” для текстового поля формы? Как его задать?
-
Что означает значение “Авто” при установке размера флажка?
-
Как используется первый элемент списка при создании поля со списком?
-
Как установить затемнение полей формы? Для чего это нужно?
-
Для чего устанавливается защита формы? Как ее отменить?
-
Как происходит процесс создания серийных писем?
-
Как преобразовать существующий документ в основной текст серийного письма?
-
Что такое “источник данных”?
-
Как создать источник данных?
-
Как внести изменения в какую-либо запись источника данных?
-
Что такое поле слияния?
-
Что нужно сделать, чтобы информация, вставляемая в основной текст при слиянии, была определенным образом отформатирована?
-
Как можно изменять основной текст письма в зависимости от значений данных источника?
-
Как внести изменения в основной текст письма?
-
Какие существуют способы запуска процесса слияния?
-
Практическое задание
-
Создать шаблон; ввести в него текст в соответствии с Рис. 6. 5.
-
Создать следующие элементы Автотекста, связанные с шаблоном: С.Ю. Глазьев, председатель Комитета по экономической политике Государственной Думы ФС РФ; А.Я. Лившиц, помощник президента РФ; Г.А. Тосунян, президент Технобанка; М.В. Леонтьев, первый заместитель главного редактора газеты “Сегодня”; А.В. Козырев, министр иностранных дел РФ; А.Н. Шохин, депутат Государственной Думы ФС РФ.
-
Создать в шаблоне стили оформления: Доклад - стиль символа, Arial, 15, жирный, одинарное подчеркивание; Подпись - стиль символа, Arial, 15, курсив.
-
На базе шаблона создать документ “Отчет Реформ-Клуба” (образец документа приведен на Рис. 6. 6). Сохранить документ в личной папке.
-
* Создать шаблон формы; ввести текст в соответствии с Рис. 6. 7.
-
* Вставить в шаблон формы поля (см. Рис. 6. 8): текстовые - фамилия, имя, отчество, дата рождения; список - пол, место рождения, национальность; флажок - образование высшее, среднее, среднее специальное.
-
* Защитить шаблон формы.
-
* На базе шаблона формы создать документ “Анкета”. Сохранить документ в личной папке.
-
Запустить Ассистент Слияния. По образцу на Рис. 6. 9 создать основной текст письма ( документ “Справка” ).
-
Создать источник данных с полями: ФИО, адрес, номер паспорта, серия паспорта, зарплата, налог, пол. Присвоить документу имя “Сотрудники”.
-
Ввести 3-4 записи в источник данных; учесть, что в источнике должна быть информация о женщинах и о мужчинах.
-
Вставить в основной текст письма поля из источника данных в соответствии с Рис. 6. 10.
-
Вставить в основной текст поля Word так, чтобы слова “работал(а)”, “заработал(а)” отражали пол сотрудника.
-
Выполнить процесс слияния. Сохранить в личной папке файл с полученными письмами (документ “Готовые справки”).