2 Этап – «Аттестация бп»

Назначение аттестации – сбор, систематизация и анализ информации об эффективности БП.

Решаемые задачи:

• оценка эффективности БП;

• выявление соответствия организационной структуры характеру деятельности предприятия и наличие «узких мест»;

• оценка достаточности и избыточности ресурсов;

• определение качества материальных и информационных потоков;

• выявление области усовершенствования;

• установление качественных целей БП и количественные целевые точки улучшений.

В общем случае, эффективность – это отношение затраченных ресурсов к полученным ресурсам более высокого уровня.

На практике для оценки эффективности БП используют специальные показатели, которые определяются на базе характеристик входов и выходов процессов. Например, эффективность производственного процесса может определяться деньгами, производительностью, точностью и надежностью изготовленных изделий.

Существующие показатели эффективности:

• количество производимой продукции заданного качества, оплаченное за определенный интервал времени;

• количество потребителей продукции;

• количество типовых операций, которые необходимо выполнить при производстве продукции за определенный интервал времени;

• стоимость издержек производства продукции;

• длительность производственного цикла;

• капиталовложения в производство продукции.

Выходные данные аттестации:

• текущее состояние БП;

• образцовые БП, которые могут быть внедрены на предприятии;

• опыт предыдущих улучшений;

• организационные вопросы, которые могут либо благоприятствовать, либо препятствовать улучшениям, а также повлиять на потенциальные выгоды от улучшений;

• необходимость специальной подготовки персонала;

• показатели эффективности, определяющие приоритеты улучшений;

• промышленные стандарты, которые являются базой для сравнения результатов аттестации.

3 Этап – «Построение модели улучшений»

Модель улучшения – это образ основных хозяйственных процессов предприятия, взятый в динамике. Модель может иметь форму изображения, описания, схемы, чертежа, графика, плана.

Разработку модели улучшения БП целесообразно выполнять в двух вариантах:

• идеальную модель, которая может быть достигнута в перспективе и к которой следует стремиться;

• реальные модели, которые может быть реализованы в обозримом будущем с учетом имеющихся ресурсов (в результате моделирования выбираются наиболее эффективная реальная модель улучшений).

Эти модели должны быть построены на одной платформе (концепции) для того, чтобы наиболее эффективная реальная модель БП после нескольких итераций перешла в идеальную модель.

Алгоритм создания моделей улучшения БП:

• перепроектируются выбранные процессы, создаются более эффективные рабочие процедуры, определяются технологии (в том числе информационные) и способы их применения;

• уточняются функции персонала и система мотивации

• разрабатывается программа повышения квалификации специалистов;

• создаются модели: информационных систем, необходимых для осуществления реновации; производственной системы с выбором оборудования и программное обеспечение;

• производится моделирование бизнес-процесса.

Методология моделирования БП

Существующая методология моделирования БП позволяет представить все множество БП предприятия в виде набора диаграмм, отображающих функции и связывающих потоки материальных и информационных ресурсов.

Наиболее распространенная методология функционального моделирования - SADT (Structural Analysis and Design Technology) и ее реализация IDEF (Integrated DEFinition).

Методология IDEF – наиболее проработанная и обширная методология, которая позволяет описывать не только бизнес-процессы, но и функциональные блоки (например, маркетинг или финансы), различные объекты в компании и действия над ними, а также состояние и динамику развития бизнес-единиц предприятия.

Методология IDEF состоит из следующих наиболее важных компонент:

• IDEF0 (методология моделирования функциональных блоков);

• IDEF1 (методология моделирования информационных потоков);

• IDEF2 (методология моделирования динамики развития предприятия);

• IDEF3 (методология документирования бизнес-процессов);

• IDEF4 (методология описания различных объектов и действий над ними);

• IDEF5 (методология описания текущего состояния предприятия и тенденций его изменения).

В основе этой методологии:

1. Блок-схема БП, которая состоит из прямоугольников (обозначающих действия), ромбиков (обозначающих принимаемые решения) и стрелок, соединяющих эти элементы между собой и друг с другом.

2. Словесное описание бизнес-процесса, отвечающее на вопросы что, кто, где, как, зачем и почему, а также каковы затраты времени и ресурсов на принятие решений, ожидание и осуществление действий.

Каждый БП характеризуется:

четко определенными датами начала и окончания;

внешними интерфейсами, которые либо связывают его с другими бизнес-процессами внутри организации, либо описывают выход во внешнюю среду;

последовательностью выполнения функций и правилами их выполнения (бизнес-правилами).

Для каждой функции, входящей в бизнес-процесс, определены ее место в общей последовательности работ, исполнитель, условия инициации, время и стоимость выполнения.

Рассмотрим модель БП, представленную в виде совокупности:

• сущностей (рабочие объекты, ресурсы, организационные единицы);

• функций (действия, операция);

• событий.

Модель БП

Рис. 10

Рабочий объект – это сущность, над которой осуществляется некоторое действие (преобразование, обработка, формирование).

Рабочие объекты могут быть:

• материальными (например, сырье и материалы, полуфабрикаты или готовые изделия);

• финансовыми (платежи, перечисления);

• информационными (документы: заказы, накладные, счета).

Рабочие объекты являются динамическими сущностями:

• периодически возникают в БП (закупаются, производятся, формируются);

• преобразуются в другие объекты;

• удаляются из бизнес-процесса (продаются, передаются на хранение).

Ресурсы – это сущности (субъекты), с помощью которых осуществляются БП, например, оборудование, запасы на складе, деньги на расчетном счете, нормативно-справочная информация (номенклатуры-ценники, классификаторы).

Ресурсы:

• находятся в системе постоянно;

• динамически изменяют свое состояние (в течение жизненного цикла системы добавляются или удаляются).

Организационные единицы – это объединение людей, которые используют ресурсы для выполнения БП: подразделения предприятия, персонал и отдельные исполнители.

Одно и то же подразделение может участвовать в нескольких БП. В одном БП участвуют разные организационные единицы.

Функция (действие, операция) преобразует входные рабочие объекты в выходные или модифицирует их. Последовательность взаимосвязанных по входам и выходам функций составляет БП, который может порождать рабочие объекты любой природы: материальные, денежные и информационные.

Функция может быть представлена одним действием или некоторой совокупностью действий, которая может быть организована в виде иерархии. В последнем случае каждой функции может соответствовать некоторый процесс, в котором подфункциям соответствуют собственные подпроцессы Необходимо выделить неделимое действие.

Событие фиксирует факт завершения выполнения некоторой функции и образования нового состояния объекта. Новые состояния объектов вызывают выполнение новых функций, которые создают новые события и т.д., пока не будет завершен некоторый бизнес-процесс (последовательность событий составляет реализацию БП).

Каждое событие отражается:

• с информационной точки зрения (в виде некоторого сообщения, фиксирующего факт выполнения некоторой функции, изменения состояния и появления нового объекта);

• с процедурной точки зрения (вызывает выполнение других функций и поэтому для каждого состояния объекта должны быть заданы описания вызовов других функций).

События выступают в управляющей роли для выполнения функций БП и определяют направление материальных, информационных и финансовых потоков в зависимости от конкретной ситуации.

Подходы к отображению модели бизнес-процессов:

• функциональный (структурообразующим элементом является функция);

• объектно-ориентированный (структурообразующим элементом является объект).

Сущность функционального подхода к моделированию БП заключается в построении схемы технологического процесса в виде последовательности операций, на входе и выходе которых отражаются объекты различной природы: материальные и информационные объекты, используемые ресурсы, организационные единицы.

Преимущества – наглядность и понятность представления БП.

Недостатки:

• субъективность в детализации операций;

• большая трудоемкость в адекватном построении БП.

В основу объектно-ориентированного подхода положено первоначальное выделение классов объектов с последующим выделением действий, в которых они участвуют. При этом различают пассивные объекты (материалы, документы, оборудование), над которыми выполняются действия, и активные объекты (организационные единицы, конкретные исполнители, информационные подсистемы), которые осуществляют действия.

Преимущества:

• объективное выделение операций над объектами;

• упрощенное решение задачи целесообразности существования самих объектов;

• выявленные операции могут быть представлены в виде функциональных диаграмм.

Недостаток – меньшая наглядность конкретных процессов.

Наибольшую перспективу представляют комплексные методологии моделирования бизнес-процессов, например, ARIS – Toolset , позволяющие в зависимости от целей анализа бизнес-процессов выбирать адекватные модели.