6.30 Правовой статус служб делопроизводства

6.31 Структура служб делопроизводства в организациях государственной и муниципальной сферы управления

6.32 Инструкция по документированию управленческой деятельности

Управленческая деятельность любой организации во многом зависит от качества оформления документации, контроля ее исполнения.

Для успешного управления документооборотом в организации создаются службы делопроизводства (службы документационного обеспечения управления). Существуют несколько устойчивых типов организации служб делопроизводства в организации.

Структура служб делопроизводства ее цели и задачи регламентируются нормативно – правовыми актами федеральных органов власти и управления и рядом внутренних документов организации (учредительный договор, устав, положение, штатное расписание).

Структура службы делопроизводства, ее успешная деятельность во многом зависит от количество документооборота предприятия, что в свою очередь вызывает необходимость расчета оптимальной численности работников службы делопроизводства.

Структура работы

Введение

Правовой статус и организационные начала службы делопроизводства

Службы делопроизводства (документационного обеспечения управления) являются обособленными подразделениями организаций и в своей работе руководствуются регламентами и требованиями федерального законодательства (Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Утв. Министерством культуры и массовых коммуникаций РФ, Приказ №536 от 8 ноября 2005г.). В рамках организации службы делопроизводства осуществляют свою деятельность на основании положения о службе делопроизводства организации и должностных инструкций работников службы делопроизводства.

Службу документационного обеспечения на разных уровнях управления и в зависимости от масштабов организации именуют по-разному: для министерств (ведомств) – управлением делами, для исполнительных органов власти – общим отделом, для предприятий, организаций, учебных заведений – канцелярией. На малых предприятиях функции канцелярии возлагаются на секретаря, секретаря – референта.

Инструкция по документированию управленческой деятельности

Табель форм документов

Инструкция по документированию управленческой деятельности – нормативный документ конкретной организации, определяющий порядок, правила, способы, формы и процессы работы с документами. Инструкция является обязательным для применения в повседневной жизни руководящим документом для всех сотрудников организации.

Структура Инструкции включает в себя, как правило, следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Прием, регистрация и рассмотрение поступающей в организацию (входящей) документации.

3. Контроль за исполнением документов.

4. Порядок подготовки и оформления служебных документов.

5. Порядок работы с исходящими документами.

6. Регистрация исходящих документов.

7. Составление номенклатуры дел.

8. Обеспечение сохранности документов.

9. Экспертиза практической ценности документов.

В отдельных случаях в Инструкцию включают раздел «Изготовление, учет, хранение, обращение с печатями, штампами и гербовыми бланками (бланками строгой отчетности)».

Табель форм документов является перечнем документов, утвержденным в установленном порядке руководителем организации, и необходимым для управленческой деятельности конкретной организации, содержащий характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. В табель включаются только документы, создание которых необходимо, правомерно и периодически повторяется.

В текущей деятельности организации табель форм документов выполняет функцию справочника, позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа.

Применение табеля позволяет: исключить возможность неоправданного создания новых форм; установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами; учесть количество видов и форм документов.

Расчет штатной численности работников службы делопроизводства

Одним из наиболее актуальных вопросов деятельности службы делопро­изводства является определение штатной численности ее работников. Для руководи­теля любой организации независимо от ее масштабов важно найти оптимальное соотношение между объемом обрабатываемой документации и численностью сотруд­ников, занятых ее обработкой. Одинаково нежелательны как неоправданное сокра­щение их численности, так и чрезмерное увеличение штатов этого обслуживающего подразделения. Нехватка работников будет неизбежно приводить к сбоям в орга­низации документооборота, а излишняя численность работников вызовет ненужные затраты на содержание управленческого аппарата.

Существуют различные подходы к определению штатной численности дело­производственного персонала. Многолетняя практика выработала в данной области немало соответствующих рекомендаций и методик. Наиболее рациональным представ­ляется учет реальных трудозатрат на обработку документов, основанный на исполь­зовании типовых норм времени на работы по документационному обеспечению управ­ления.

Заключение

Рекомендуемые нормативные правовые документы и литература

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991.

2. Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти. Типовая инструкция по делопроизводству. Утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005г. № 536. [Электронный ресурс]. – http://www.garant.ru.

3. Андреева В. И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие / В. И. Андреева. – 2-е изд. перераб. и доп. – М.: КНОРУС, 2007. – 248 с.

4. Кирсанова М. В. Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления. Новые обязательные правила: практ. пособие / М. В. Кирсанова, С. П. Кобук, Ю. М. Аксенов. – М: Омега-Л, 2007. – 239 с.

5. Басаков М. И. Современное делопроизводство (документационное обеспечение управления) : учебное пособие / М. И. Басаков. – Изд. 2-е, испр. и дополн. – Ростов н/Д : Феникс, 2008. – 473 с.

6. Быкова Т. А., Вялова Л. М., Санкина Л. В. Делопроизводство: Учебник / Под общ. ред. Т. В. Кузнецовой. 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006.

7. Кугушева Т. В. Делопроизводство: учеб. пособие/Т. В. Кугушева. – Ростов н/Д.: Феникс, 2007. – 256 с.

8. Энциклопедия делопроизводства. [электронный ресурс]. – http://www.termika.ru .

БЛОК ТЕМ 7 Организация документационного обеспечения управления в организации

7.33 Организация документационного обеспечения управления в организации

7.34 Современные технологии работы с документами в организации

7.35 Система регистрации и индексации документов

7.36 Организация информационно – справочной работы в организации

7.37 Современные технологии организации информационно - справочной работы в организации

7.38 Организация контроля исполнения документов в организации

7.39 Формирование дел в ходе деятельности организации

7.40 Организация оперативного хранения дел в организации

Определение понятия «организация работы с документами» дано в стандарте в области делопроизводства и архивного дела ГОСТ Р 51141-98.

В Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ) синонимом понятия «организация работы с документами» является понятие «управление документацией», что в принципе одно и то же и не допускает разночтений, но является более современным и более полно соответствует целям и задачам современных служб делопроизводства.

В целом управление документопотоком в организации состоит из ряда укрупненных операций. К таким операциям относятся:

регистрация документов,

индексация документов,

организация справочно-информационной работы,

контроль исполнения документов,

формирование и оперативное хранение дел.

Структура работы

Введение

Регистрация и индексация документов

Регистрация документа согласно ГОСТ Р 51141-98 определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения».

Регистрации подлежит не вся документация, поступающая в организацию. Регистрируются документы, поступающие из вышестоящих федеральных и местных государственных органов и направляемые в их адрес. Регистрируются также важнейшие внутренние документы организации – приказы, распоряжения, протоколы, планы, отчеты, докладные записки, объяснительные записки, справки и доклады, материалы постоянного срока хранения. Регистрируется ценная и заказная корреспонденция.

На практике в настоящее время находят применение три системы регистрации документов:

- централизованная – при которой регистрация всех документов организации производится в канцелярии, на малых предприятиях – у секретаря – референта;

- децентрализованная – при которой регистрация документов осуществляется в структурных подразделениях секретарями подразделений;

- смешанная – сочетающая в себе элементы централизованной и децентрализованной систем.

Важнейшим принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в организации только один раз.

Под индексацией документов в делопроизводстве понимается проставление их порядковых (регистрационных) номеров и определенных условных обозначений, указывающих место их составления, исполнения и хранения. Индексы используют при поиске, учете и систематизации документов. Индексы проставляют на документах (место простановки определяет ГОСТ Р 6.30.2003, реквизит (12)) и регистрационных карточках.

Основу индексации документов составляют условные обозначения структурных подразделений, номера дел по номенклатуре, порядковые входящие или исходящие номера документов.

Организация информационно – справочной работы с документами

Организация информационно – справочной работы с документами является одной из важных функций службы делопроизводства в организации.

Необходимым условием поиска нужных документов является наличие в организации информационно – поисковых систем. Подобные системы представляют собой информационно – справочные картотеки, сформированные из регистрационных карточек документов в которых содержаться все основные данные о документе.

Различают несколько типов картотек:

ручные – представляющие из себя ящики, в которых регистрационные карточки документов размещены в определенном порядке;

автоматизированные – представляющие из себя электронный каталог документов, в настоящее время наиболее распространенные, в которых регистрация документов происходит автоматически при внесении сведений о документе в каталог;

автоматизированные полнотекстовые поисковые системы в которых к электронной регистрационной карточке на документ прикрепляется файл с текстом самого документа. Такие системы позволяют осуществить поиск не только по реквизитам регистрационной карточки, но и по содержанию самого документа – искать данный документ по ключевым словам или словосочетаниям.

Контроль исполнения документов

Работа по контролю за исполнением документов включает в себя проверку сроков исполнения, регулирование хода и анализ результатов исполнения документов. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки установлены законодательно в указах президента, правительственных нормативных актах, Федеральных законах Российской Федерации. Большинство документов, срок исполнения которых не установлен нормативными актами, должны исполняться в течение 10 дней.

Различают по срокам исполнения следующие виды контроля: текущий, предупредительный, итоговый.

Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня.

Суть предупредительного контроля заключается в своевременном за 2 – 3 дня предупреждении сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса.

Что касается итогового контроля, то к нему относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины в организации. Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям (для больших организаций) или по организации в целом.

Формирование дел

Оперативное хранение дел

ГОСТ Р 51141 – 98 определяет понятие формирования дел как группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дела.

Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативности поиска документов; надежности документационного обслуживания управления; сохранности документов.

Единые требования к формированию и оформлению дел изложены в ГСДОУ.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполненных документов в дела; расположение документов внутри дел в определенной последовательности и оформлении обложки дел.

В основном дела состоят из документов одного календарного года, за исключением переходящих дел, в которых группируются документы за несколько лет.

Оперативное хранение дел осуществляется в структурных подразделениях организации на исполнении или в канцелярии на хранении.

Хранение исполненных документов текущего года осуществляется в специальных папках – регистраторах.

Документы, законченные делопроизводством, в конце года сдаются в архив организации.

Заключение

Рекомендуемые нормативные правовые документы и литература

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991.

2. Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти. Типовая инструкция по делопроизводству. Утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005г. № 536. [Электронный ресурс]. – http://www.garant.ru.

3. ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М., 2003.

4. Кирсанова М. В. Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления. Новые обязательные правила: практ. пособие / М. В. Кирсанова, С. П. Кобук, Ю. М. Аксенов. – М: Омега-Л, 2007. – 239 с.

5. Басаков М. И. Современное делопроизводство (документационное обеспечение управления) : учебное пособие / М. И. Басаков. – Изд. 2-е, испр. и дополн. – Ростов н/Д : Феникс, 2008. – 473 с.

6. Быкова Т. А., Вялова Л. М., Санкина Л. В. Делопроизводство: Учебник / Под общ. ред. Т. В. Кузнецовой. 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006.

7. Кугушева Т. В. Делопроизводство: учеб. пособие/Т. В. Кугушева. – Ростов н/Д.: Феникс, 2007. – 256 с.

8. Крюкова Н. П. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. – М.: ИНФРА-М, 2008. – 268 с.

9. Энциклопедия делопроизводства. [электронный ресурс]. – http://www.termika.ru .

БЛОК ТЕМ 8 Документирование управленческой деятельности

8.41 Организация процесса документирования управленческой деятельности

8.42 Управление документационными процессами в организации

8.43 Классификация организационно – распорядительной документации

8.44 ГОСТ Р 6.30-2003 назначение и основные положения

8.45 Состав организационно – распорядительной документации

8.46 Основные правила оформления организационно - распорядительной документации

8.47 Основные требования и схемы расположения реквизитов организационно – распорядительных документов

Документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Одним из самых распространенных способов фиксации информации является рукописное или машинописное письмо. Однако в с развитием оборудования передающего информацию по различным каналам связи, появились различные типы документов.

Повсеместное внедрение персональных компьютеров позволило автоматизировать процессы создания, корректировки, хранения и передачи документов на расстояние по каналам электронной связи.

Любой документ в практике управленческой деятельности состоит из определенных элементов получивших название реквизитов.

Структура работы

Введение

Классификация организационно – распорядительных документов

Организационно - распорядительные документы входят в Унифицированную систему организационно – распорядительной документации (УСОРД) – постановления, приказы, распоряжения, письма, протоколы, акты и другие документы, включенные в ОК 011 – 93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

Организационно – распорядительная документация является наиболее распространенным видом документации. Исходя из функций, предусмотренных ОКУД, организационно – распорядительную документацию можно классифицировать на четыре группы:

организационно – правовая документация (учредительный договор, уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания);

распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);

информационно – справочная документация, которая, в свою очередь может быть условно подразделена:

оперативно – информационную (письма, телеграммы, факсы, докладные и служебные записки и т. п.);

справочно-информационную (акты, протоколы, отчеты и др.);

документация по личному составу (заявления, трудовые договоры, характеристики, личные карточки, учетные формы и др.).

Состав и оформление реквизитов организационно – распорядительных документов

Реквизит – это обязательный, законченный, содержащий полную информацию по своей локальной теме информационный элемент текста документа, установленный законом или положениями для деловых документов.

По способу оформления реквизиты делятся на графические и текстовые, кроме того реквизиты делятся на постоянные и переменные.

Основным документом регламентирующим правила оформления и состав организационно – распорядительных документов является ГОСТ Р 6.30-2003, который устанавливает: состав и схемы расположения реквизитов; требования к оформлению реквизитов; требования к бланкам документов, включая бланки с изображением государственного герба Российской Федерации.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает тридцать реквизитов используемых при оформлении документов.

Реквизиты, включенные в ГОСТ Р 6.30-2003 можно разделить на три группы:

реквизиты бланка и ограничительные отметки;

реквизиты, определяющие юридическую силу документа;

реквизиты, отражающие обработку и движение документа (делопроизводственные отметки).

Требования к оформлению реквизитов документов

Под оформление документов понимается соблюдение в ходе их составления в управленческих аппаратах учреждений, а также при перепечатке, согласовании, удостоверении, упаковке и пересылке установленных в законодательных актах и нормативно – методических разработках норм и требований.

Требования к составлению и оформлению управленческих документов закрепляются в государственных стандартах. В соответствии с действующим законодательством стандартизация осуществляется на основе принципа добровольного применения стандартов.

Основное назначение унификации оформления реквизитов документов заключается в рациональной компоновке реквизитов документов, более удобном чтении документов, более оперативной обработке документов, сокращении затрат рабочего времени на обработку документов, установлении общих правил оформления документов для придания им юридической силы.

Схема расположения реквизитов документов

В соответствии с ГОСТ Р 6.30.2003 документы изготовляются бланках двух форматов – А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливаются два варианта бланков – угловой и продольный. Для государственного органа инструкцией по делопроизводству утверждается общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа приказы, распоряжения и т. д.

Заключение

Рекомендуемые нормативные правовые документы и литература

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991.

2. Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти. Типовая инструкция по делопроизводству. Утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005г. № 536. [Электронный ресурс]. – http://www.garant.ru.

3. ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М., 2003.

4. Кирсанова М. В. Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления. Новые обязательные правила: практ. пособие / М. В. Кирсанова, С. П. Кобук, Ю. М. Аксенов. – М: Омега-Л, 2007. – 239 с.

5. Басаков М. И. Современное делопроизводство (документационное обеспечение управления) : учебное пособие / М. И. Басаков. – Изд. 2-е, испр. и дополн. – Ростов н/Д : Феникс, 2008. – 473 с.

6. Быкова Т. А., Вялова Л. М., Санкина Л. В. Делопроизводство: Учебник / Под общ. ред. Т. В. Кузнецовой. 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006.

7. Кугушева Т. В. Делопроизводство: учеб. пособие/Т. В. Кугушева. – Ростов н/Д.: Феникс, 2007. – 256 с.

8. Крюкова Н. П. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. – М.: ИНФРА-М, 2008. – 268 с.

9. Энциклопедия делопроизводства. [электронный ресурс]. – http://www.termika.ru .

БЛОК ТЕМ 9 Документооборот в организации

9.48 Организация и основная характеристика документооборота в организации

9.49 Технология обеспечения документооборота в организации

9.50 Организация исполнения внешней (входящей) документации

9.51 Организация исполнения исходящей документации

9.52 Организация исполнения внутренней документации организации

9.53 Организация учета документооборота в организации

9.54 Влияние современных информационных технологий на документооборот в организации

9.55 Компьютеризация документационного обеспечения управления (делопроизводства)

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Организация документооборота предполагает соблюдение правил, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Организация документооборота включает всю последовательность перемещений документов во время их движения и такие операции с документами, как их получение, рассмотрение и распределение, передача на исполнение, организация исполнения и отправка. В технологическую цепочку обработки документов входят их регистрация, информационно – справочная работа, контроль за сроками исполнения. Технологические процессы, составляющие документооборот, напрямую связаны и с оперативным хранением сформированных в дела исполненных документов.

Основу документооборота отражают такие организационные документы, как устав, положения, приказы о распределении обязанностей, организационная структура учреждения. Инструкция по делопроизводству является документом, определяющим конкретную организацию документооборота в учреждении.

Структура работы

Введение

Характеристика документооборота в организации

Как основное звено любой системы делопроизводства документооборот является сложным технологическим процессом, который характеризуется множеством параметров, требующих рассмотрения. Анализ документооборота позволяет, в частности, регламентировать создание и прохождение документов, определять возможности сокращения количества управленческих документов.

Объективные данные о состоянии документооборота можно получить, рассматривая качественные и количественные характеристики его параметров.

Одной из основных характеристик документооборота является маршрут движения документов, включающий все инстанции движения документа от его получения организацией или создания черновика до подшивки в дело.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько составляющих его частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Каждый из документопотоков отличается определенным направлением движения документной информации. Поэтому документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту.

Прохождение и порядок исполнения входящих документов

Документопоток входящих документов составляют:

документы органов власти, вышестоящих организаций, постановления, решения, распоряжения, приказы, письма и т. п., содержащие нормативно – правовые акты, директивные указания, разъяснения и другие сведения;

документы подведомственных организаций, присылающих первичную отчетно-учетную документацию и различного рода запросы;

документы прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;

обращения граждан (жалобы, предложения и заявления).

В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:

прием документов;

первоначальная (экспедиционная) обработка;

предварительное рассмотрение и распределение;

регистрация;

рассмотрение документов руководством;

исполнение резолюций;

подшивка исполненных документов в дело.

Прохождение исходящих документов

Технология работы с исходящими документами, как правило, предусматривает участие в ней всего аппарата управления. Как инициативные, так и ответные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов будет зависеть от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.

К числу исходящих (отправляемых) документов относятся главным образом ответные письма, излагающие согласие, отказ, подтверждение на соответствующую просьбу или предложение адресата, и инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата.

Прохождение исходящего документа включает несколько этапов:

составление проекта документа, его распечатка;

согласование проекта, его визирование в необходимых случаях;

подписание (утверждение) документа;

регистрация и отправка документа.

Прохождение внутренних документов

Внутренние документы проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, написание, исполнение. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.

Однако следует отметить, что некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты прохождения. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) проходят через юридический отдел; протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и т. п. документы поступают через секретаря – референта прямо к руководителю, на имя которого они написаны.

Учет объема документооборота

Объем документооборота – это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за отчетный период (за один год). Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию организации делопроизводства, при решении вопроса о внедрении средств механизации и автоматизации для обработки документов.

Входящие, исходящие, внутренние документы, предложения и заявления граждан подлежат раздельному учету. Копии документов, изготовленные средством оперативного размножения, учитываются отдельно.

Входящие и исходящие документы учитываются на участке приема и отправки корреспонденции. Внутренние документы учитываются по месту их регистрации или подготовки. Каждый документ учитывается только один раз.

Учет объема документооборота в больших организациях периодически осуществляется канцелярией организации по специальной форме.

Заключение

Рекомендуемые нормативные правовые документы и литература

1. ГОСТ 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1999.

2. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991.

3. Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти. Типовая инструкция по делопроизводству. Утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005г. № 536. [Электронный ресурс]. – http://www.garant.ru.

4. Бобылева М. П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. М.: Издательство МЭИ, 2004.

5. Кирсанова М. В. Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления. Новые обязательные правила: практ. пособие / М. В. Кирсанова, С. П. Кобук, Ю. М. Аксенов. – М: Омега-Л, 2007. – 239 с.

6. Басаков М. И. Современное делопроизводство (документационное обеспечение управления) : учебное пособие / М. И. Басаков. – Изд. 2-е, испр. и дополн. – Ростов н/Д : Феникс, 2008. – 473 с.

7. Быкова Т. А., Вялова Л. М., Санкина Л. В. Делопроизводство: Учебник / Под общ. ред. Т. В. Кузнецовой. 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006.

8. Кугушева Т. В. Делопроизводство: учеб. пособие/Т. В. Кугушева. – Ростов н/Д.: Феникс, 2007. – 256 с.

9. Крюкова Н. П. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. – М.: ИНФРА-М, 2008. – 268 с.

10. Энциклопедия делопроизводства. [электронный ресурс]. – http://www.termika.ru .

БЛОК ТЕМ 10 Деловой язык делопроизводства

10.56 Основные особенности делового языка делопроизводства

10.57 Структуры основных видов официальных документов

10.58 Стилистические особенности текстов официальных документов

10.59 Редактирование официальных документов, основные особенности

10.60 Основные правила оформления отдельных элементов официальных документов

10.61 Правила оформления отдельных реквизитов официальных документов

10.62 Особенности оформления текстов правовых актов (законов, распоряжений, постановлений)

Для составления текстов официальных документов любого уровня служащий государственных или муниципальных органов управления должен владеть правилами и приемами официально – делового языкового стиля документа.

Исполнителю документов всегда следует учитывать, что акты служебно-деловой коммуникации должны обладать определенными характерными стилистическими особенностями.

Тематическая определенность актов государственного и муниципального управления, а также служебной переписки, обусловлена конкретностью управленческого воздействия.

Для правильного понимания содержания текста официального документа любого уровня он должен быть детально отработан исполнителем в редакционном отношении, соответствовать правилам грамматики, стилистики, лексики.

Государственным и муниципальным служащим необходимо также учитывать, что общелитературному официально – деловому стилю присущи также такие основные качества «юридического языка», как четкость, сжатость, определенность и точность мысли, для организационно – распорядительных и нормативно – правовых актов, императивный характер изложения, унифицированные словосочетания.

Структура работы

Введение

Особенности делового языка делопроизводства

Любая информация нуждается в языке, на котором она будет зафиксирована, передана и воспринята. Этот сложный процесс может быть осуществлен с помощью специальной терминологии - основного компонента любого функционального стиля.

Официально-деловой стиль - это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме.

Функция делового стиля заключается в том, что соблюдение нужной формы для передачи содержания дает основание считать документ официально-деловым. Поэтому языку деловых бумаг присуща стилистическая строгость, объективность изложения.

В официально-деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Именно это приближает стиль деловых бумаг к умеренному книжному, научному стилю, но обезличенность манеры изложения является характерным признаком языка документов.

Так как документы связаны с правовой нормой, объективность в стиле изложения подчеркивается утверждающим и предписывающим характером документа. Как правило, документы составляются для того, чтобы либо заключенная в них информация была принята к сведению, либо соответствующее решение было обязательно исполнено. Официально-деловым стилем пишут акты суда, прокуратуры, милиции, администрации. Такие документы опираются на научный анализ общественных отношений, поэтому они должны быть точными и по возможности краткими, и это должно быть достигнуто с помощью соответствующих языковых средств.

Характерной особенностью официально-делового стиля является использование слов в их конкретном значении. Во избежание ошибок в служебных документах не следует допускать совмещения деловой информации с элементами публицистики (например, в проектах решений, некоторых видах отчетов, протоколов и т.д.).

Стилистические особенности текстов официальных документов

Как целостная структура любой официальный документ должен отвечать определенным требованиям. Это:

краткость и компактность изложения официального материала;

точность и определенность формулировок;

однозначность и единообразие терминов;

последовательность использования технических приемов правотворчества.

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.

Отбор лексики предполагает внимательное отношение к лексическому значению слов. Незнание лексического значения отдельных слов приводит к различного рода ошибкам.

Не допускается использование неологизмов, даже образованных по традиционным моделям.

Для текстов официальных документов не характерно использование образной фразеологии, оборотов со сниженной стилистической окраской.

Редактирование текстов официальных документов

Работники кадровых и документационных подразделений в процессе документирования осуществляют редактирование документов. Фактически функцию редактирования осуществляют и должностные лица при подписании документов. Подготовка и подписание документов «не глядя» является причиной появления неграмотных, неряшливых посланий, которые могут вызвать негативное отношение адресата, неисполнение им просьбы, могут создать негативное представление об организации – адресанте.

Поэтому навыками редактирования служебных документов должен обладать каждый государственный и муниципальный служащий независимо от занимаемой должности.

Редактирование документа – обработка текста с целью его приведения в соответствие с правилами документирования, включая языковые требования, предъявляемые к официальным документам.

Редактирование служебных документов имеет ряд специфических особенностей. Составитель должен хорошо ориентироваться в той области знаний, с которой связано содержание редактируемого материала; уметь пользоваться справочной литературой общего и специального характера; владеть официально – деловым стилем; владеть и уметь пользоваться методикой и техникой литературной правки.

Правила оформления отдельных элементов делового письма (употребление прописных и строчных букв, наиболее употребляемые сокращения слов, оформление дат и чисел в документах)

В названиях органов при Президенте Российской Федерации с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные.

В названиях министерств, государственных комитетов и других центральных органов государственного самоуправления Российской Федерации и республик в ее составе с прописной буквы пишется первое слово. Если в словосочетание входят имена собственные или названия других учреждений, они пишутся так же, как при самостоятельном употребление. Во множественном числе или не в качестве имени собственного названия указанного типа пишутся со строчной буквы: «правительство», «министерство», «республиканские министерства», «государственный комитет», «государственные комитеты». вкак при самостоятельном употреблениеные или названия других учреждений, они пишутся так же о самоуправления Российской Федерац

Официально узаконено множество сокращенных наименований учреждений, организаций. Некоторые из них сокращаются по первым буквам полного наименования (буквенные аббревиатуры); по слоговому принципу; по смешанному принципу.

Однако при составлении официального документа, в котором употреблено слово в сокращенном виде, предназначенного для очень широкого круга лиц рекомендовано употреблять полное написание. Необходимо учитывать и то, что насыщенность текста сокращениями снижает официальный тон документа.

Написание сокращений должно быть унифицировано. Недопустимо, например, в одном тексте сокращать слово "районы и "р.", и "р-н". Нельзя сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр. Исключение составляют единицы физических величин в таблицах и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы.

В официальных текстах не должно быть разнобоя в написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. Так, если однажды фамилия написана с двумя инициалами, например, "Иванов В.В." или "В.В. Иванов", она и в дальнейшем должна писаться так же.

Даты и календарные сроки в тексте проектов решений рекомендуется писать в одной строке таким образом: 15 мая 1993 г., в мае 1993 г., но за 8 месяцев 1993 года, в 1993 году, план на 1993 год, с 1988 по 1995 год, в 1992-1993 годах; в первом полугодии 1991 г., но в 1 квартале 1993 г.

В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое число и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, День металлурга, День российской печати, Рождество Христово, День Победы.

Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеете наращения: 1 Мая, 8 Марта.

Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетании типа: "представители Российской Федерации на семьдесят первом заседании Генеральной Ассамблеи ООН".

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением: 8-й ряд, 80-е годы.

Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения: рабочие 1 II разряда, II очередь строительства, специалист I категории.

Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, в тексте проекта решения рекомендуется писать цифрами и словами.

Названия единиц измерения в текстах указов, постановлений и распоряжений рекомендуется писать следующим образом: 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 60 куб. метров.

Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5 метра, 28,5 кв. метра, 28,5 тыс. метров.

При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова "штук", "человек".

Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся так: 150-летие, 3-месячный.

Необходимо помнить, что округление числовых значений величин до первого, второго, третьего и т.д. десятичного знака для различных типоразмеров, видов, марок продукции одного названия, как правило, должно быть одинаковым.

Недопустимо использовать в тексте математический знак минус перед отрицательными значениями величин. Знак минус следует заменять словом "минус". Нельзя употреблять знаки номера и процента без цифр.

Особенности составления текстов правовых актов (законов, распоряжений, постановлений)

При подготовке правовых актов существуют определенные принципы составления этих документов, которыми необходимо руководствоваться.

1. Точность и определенность юридической формы выражений и отдельных терминов правовых актов.

2. Ясность и доступность языка правового акта. Если правовой акт рассчитан на определенный круг людей, то в нем могут присутствовать специальные термины.

3. Полнота регулирования соответствующей сферы отношений.

4. Отсутствие в тексте декларативности. При составлении правового акта необходимо добиться четкой формулировки прав и обязанностей субъектов.

5. Оптимальный объем документа.

6. Соблюдение логической последовательности в тексте.

7. Унификация формы и структуры правовых актов, способов изложения правовых предписаний.

8. Язык правового акта – это язык официального документа.

9. Сокращения в нормативном тексте.

Если в тексте нормативно – правового акта встречаются громоздкие названия, то в начале документа за полным наименованием следует его сокращенное наименование с пометкой далее.

Сокращение наименования учреждения или организации в законе допустимо в случае, если оно специально предусмотрено положением, уставом или актом об образовании этого учреждения или организации.

Заключение

Рекомендуемые нормативные правовые документы и литература

1. Кирсанова М. В. Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления. Новые обязательные правила: практ. пособие / М. В. Кирсанова, С. П. Кобук, Ю. М. Аксенов. – М: Омега-Л, 2007. – 239 с.

2. Басаков М. И. Современное делопроизводство (документационное обеспечение управления) : учебное пособие / М. И. Басаков. – Изд. 2-е, испр. и дополн. – Ростов н/Д : Феникс, 2008. – 473 с.

3. Кугушева Т. В. Делопроизводство: учеб. пособие/Т. В. Кугушева. – Ростов н/Д.: Феникс, 2007. – 256 с.

4. Крюкова Н. П. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. – М.: ИНФРА-М, 2008. – 268 с.

5. Корнеев И. К., Пшенко А. В. Деловая переписка и образцы документов: учеб.- практическое пособие. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2007. – 328с.

6. Теплицкая Т. Ю. Научный и технический текст: правила составления и оформления / Т. Ю. Теплицкая. – ростов н/Д : Феникс, 2007. – 156с.

7. Энциклопедия делопроизводства. [электронный ресурс]. – http://www.termika.ru .

БЛОК ТЕМ 11 Оформление деловых писем и других оперативно - и справочно-информационных документов

11.63 Деловое письмо, основные понятия, функции

11.64 Основные требования к оформлению деловых писем

11.65 Классификация деловых писем

11.66 Структура текста основных видов деловых писем

11.67 Служебное письмо как средство информационного обмена

11.68 Основные виды информационно – справочных документов

11.69 Особенности оформления деловых писем и информационно - справочных документов передаваемых по электронным каналам связи

11.70 Основные принципы оформления деловых документов размещаемых на общедоступных сайтах организаций

В век развития информационных технологий особую ценность представляет информация, циркулирующая между организациями и учреждениями в процессе их деятельности. Особое значение информационному обмену придается в государственных и муниципальных органах власти, так как посредством информационного обмена осуществляется взаимодействие как между организациями, внутри организаций, так и связь с населением.

Основным средством обмена между организациями являются письма (деловые письма, служебная переписка), под которыми понимаются различного рода официальные документы, связанные с деятельностью организаций и учреждений. К категории служебных писем также относится различного рода переписка между населением и организациями и учреждениями, если это затрагивает их взаимные интересы.

Значительный объем документооборота организаций и учреждений занимают информационно – справочные документы, которые являются основным средством реализации информационных связей внутри организаций и учреждений. Значительный объем информационно – справочных документов являются единственным носителем информации; различного рода справки, докладные и служебные записки, которые составляются от руки и их оформление, рассмотрение, хранение является особенно важной задачей для организаций и учреждений.

Структура работы

Введение

Понятие делового письма

Деловое письмо (распространенный синоним «Служебное письмо«) является одним из важнейших документов, обеспечивающих внешние связи организаций и учреждений. Посредством деловых писем происходит обмен информацией по различного рода вопросам.

Деловые письма объединяются в особую группу управленческих документов, основным признаком которых, является пересылка их по почте или с курьерами. В настоящее время с развитием передающей техники, компьютерной техники, информационных технологий в целом, средства обмена деловой документацией между организациями и учреждениями значительно расширились.

Деловое письмо по роду своего назначения выполняет ряд важных функций, основными из которых являются следующие: информационная, организационная, коммуникативная, юридическая, воспитательная.

Требования к оформлению деловых писем складываются из требований, оговоренных нормативными документами, норм и правил русского языка или национального языка, на котором составлен документ, учета особенностей делового стиля, сложившегося в сфере управления, норм и правил делового этикета, который проявляется в форме изложения текста.

Классификация деловых (служебных писем)

Как уже отмечалось об обширности видов управленческих документов служащих средством общения между организациями и учреждениями, а также отдельными гражданами особой четкой классификации деловых писем не существует. В настоящее время вся группа деловых писем можно условно разделить на ряд укрупненных групп.

Наиболее четкой и отражающей назначение отдельных групп деловых писем является классификация по функциональному признаку: циркулярные письма, письма-запросы, гарантийные письма, оферта, рекламация, сопроводительные письма, письма-подтверждения, письма-извещения, письма-напоминания, письма-просьбы, информационные письма, письма-приглашения, рекламные письма, письма-обращения.

Исходя из структурных особенностей деловых писем их можно разделить на регламентированные. Регламентированные деловые письма создаются по определенному образцу, нерегламентированные деловые письма оформляются на основании сложившихся правил оформления и определенных традиций.

Классификация деловых писем по месту составления основана на принципах решения вопросов затронутых в деловых письмах. В соответствии с названной классификацией деловые письма подразделяются на следующие группы: по стадиям подготовки, по способу фиксации информации, по срокам исполнения, по степени сложности, по степени гласности, по юридической силе, по степени обязательности, по срокам хранения.

Структура делового письма, особенности оформления

Деловые письма чаще всего оформляются на фирменных бланках предприятия составленных в соответствии с определенными стандартами (ГОСТ Р 6.30 – 2003). Для деловых писем установлен комплекс обязательных элементов оформления (реквизитов), которые располагаются в определенном порядке.

Структура текста типового делового письма оформляется следующим образом: введение, доказательства, заключение. Деловое письмо, как правило, должно быть посвящено решению одного вопроса и его объем не должен превышать одну машинописную страницу.

Оформляя текст делового письма необходимо придерживаться следующих правил: ясность, четкость, краткость изложения, нейтральный тон оформления.

Информационно – справочные документы

К информационно- справочным документам организаций и учреждений помимо рассмотренных деловых писем относится значительная часть документов обращающихся внутри организации, такие как докладные (служебные) и объяснительные записки, справки, акты, телеграммы, телефонограммы, факсограммы, электронные письма.

В связи с развитием современных средств коммуникации особую группу деловых документов составили деловые письма и информационно – справочные документы, передаваемые электронной почтой. К структуре документов передаваемых электронной почтой существуют особые требования обусловленные работой и структурой почтовых программ. Отдельными требованиями к документам, передаваемым по электронным каналам связям, являются, соблюдение определенных правил конфиденциальности.

Отдельным блоком информационно – справочных документов являются справочные и информационные документы, размещаемые на специализированных сайтах организаций и учреждений. Определенных правил составления и оформления документов, размещаемых на общедоступных сайтах организаций и учреждений, в настоящее время не существует.

Заключение

Рекомендуемые нормативные правовые документы и литература

1. ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М., 2003.

2. Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти. Типовая инструкция по делопроизводству. Утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005г. № 536. [Электронный ресурс]. – http://www.garant.ru.

3. Кирсанова М. В. Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления. Новые обязательные правила: практ. пособие / М. В. Кирсанова, С. П. Кобук, Ю. М. Аксенов. – М: Омега-Л, 2007. – 239 с.

4. Сологуб О. П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов : учеб. пособие / О. П. Сологуб. – 3-е изд., стер. – М.: Издательство «Омега-Л», 2008. – 207 с.

5. Басаков М. И. Современное делопроизводство (документационное обеспечение управления) : учебное пособие / М. И. Басаков. – Изд. 2-е, испр. и дополн. – Ростов н/Д : Феникс, 2008. – 473 с.

6. Быкова Т. А., Вялова Л. М., Санкина Л. В. Делопроизводство: Учебник / Под общ. ред. Т. В. Кузнецовой. 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006.

7. Кугушева Т. В. Делопроизводство: учеб. пособие/Т. В. Кугушева. – Ростов н/Д.: Феникс, 2007. – 256 с.

8. Крюкова Н. П. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. – М.: ИНФРА-М, 2008. – 268 с.

9. Корнеев И. К., Пшенко А. В. Деловая переписка и образцы документов: учеб.- практическое пособие. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2007. – 328с.

10. Теплицкая Т. Ю. Научный и технический текст: правила составления и оформления / Т. Ю. Теплицкая. – ростов н/Д : Феникс, 2007. – 156с.

11. Лопатникова Е. А. Делопроизводство: образцы документов с комментариями / Е. А. Лопатникова. – 4-е изд., испр. – Москва : Омега-Л, 2007. – 319 с.

12. Энциклопедия делопроизводства. [электронный ресурс]. – http://www.termika.ru .

БЛОК ТЕМ 12 Организация работы с письменными и устными обращениями граждан

12.71 Нормативно – правовое регулирование работы по обращениям граждан

12.72 Организация работы с письменными и устными обращениями граждан в организациях и учреждениях государственной и муниципальной сферы управления

12.73 Классификация обращений граждан

12.74 Технология работы с обращениями граждан

12.75 Структура делопроизводства по обращениям граждан в организациях государственной и муниципальной сферы управления

12.76 Организация приема граждан общественными и должностными лицами

В общей структуре делопроизводства в организациях и учреждениях особо выделяется делопроизводство по обращениям граждан. Объектом делопроизводства по обращениям граждан являются обращения частных лиц в организации и учреждения, а также конкретным должностным лицам. Ведение делопроизводства по обращениям граждан имеет ряд особенностей, которые необходимо учитывать, устанавливая правила ведения делопроизводства в конкретной организации, учреждении.

Система делопроизводства по работе с обращениями граждан прошла определенный эволюционный этап развития в рамках развития и становления делопроизводства в нашей стране.

Правила приема обращений граждан их регистрация, рассмотрение, контроль их прохождения и исполнения регламентированы рядом нормативно – правовых актов.

Порядок работы с обращениями граждан в организациях и учреждениях может быть отражен в должностных инструкциях по ведению делопроизводства или если в организациях предусмотрены специалисты, структурные подразделения по работе с обращениями граждан для них составляются специальный комплект локальных нормативно – правовых актов.

В рамках деятельности государственных и муниципальных органов власти и управления, а также в государственных и муниципальных организациях и учреждениях работе с обращениями граждан придается особое значение, так как по обращениям граждан формируется заключение о качестве их работы с населением, формируется общественное мнение.

Структура работы

Введение

Нормативно-правовое регулирование работы по обращениям граждан

Работа с обращениями граждан прошла путь становления по мере становления государства, наряду с нормативно- правовыми документами государственного значения совершенствовалась нормативно-правовая база делопроизводства по обращениям граждан.

Одним из первых документов защищающих право граждан на обжалование незаконных действий должностных лиц и ущемление прав граждан является постановление VI Всероссийского Чрезвычайного съезда советов от 08.11.1918г., провозгласившее право каждого гражданина обжаловать действия любого должностного лица, волокиту или иные ущемления их законных требований.

В 1968г. Указ президиума Верховного Совета СССР придал работе с обращениями граждан законодательный характер, и до настоящего времени является основным документом в названной сфере.

К настоящему времени нормативно-правовая база и механизм работы с обращениями граждан являются несовершенными и основными документами дающими гражданам право на обжалование незаконных действий должностных или иных лиц являются Декларация прав и свобод человека и гражданина, а также Конституция Российской Федерации, принятая 12 декабря 1993г.

Классификация обращений граждан

Термин «обращение граждан» является обобщающим, включающим в себя различного рода письма граждан по поводу ущемления прав и свобод, нарушения различного рода нормативно-правовых актов должностными лицами, предпринимателями.

Обращения граждан могут быть как индивидуальными (индивидуальное обращение), так и коллективными (коллективное обращение).

Исходя из вида обращений граждан, их можно поделить на следующие группы: предложение, заявление, жалоба, в настоящее время введен дополнительный вид обращения – ходатайство, то есть письменное обращение гражданина о признании за ним определенного статуса, прав, гарантий льгот, с предоставлением ему документов их подтверждающих.

Коллективные обращения, как двух или группы лиц, заявленные в письменном виде, в свою очередь можно классифицировать на следующие группы: петиция, коллективные обращения, коллективные ходатайства граждан.

Технология работы с обращениями граждан

Делопроизводство по обращениям граждан ввиду отдельных особенностей ведется отдельно от делопроизводства учреждений, организаций и регламентировано Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявления и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях.

Технология работы с обращениями граждан включает в себя следующие процедуры: прием и первичную обработку письменных обращений граждан, регистрацию обращений, рассмотрение обращений руководством, письменное уведомление заявителя о направлении обращения в другую организацию, передачу обращений на исполнение, подготовка проекта ответа на обращение, контроль за исполнением обращений и выполнение принятых по ним решений, информационно-справочную работу по обращениям, текущее хранение обращений, анализ обращений граждан, подготовку и передачу обращений в архив, работу с устными обращениями граждан, личный прием граждан.

Организация приема граждан общественными и должностными лицами

Организация приема граждан руководителями организаций, учреждений их заместителями ответственными работниками является важным показателем работы государственных и муниципальных органов власти.

В процессе приема граждан важно продумать и соблюсти процедуру приема граждан.

Информационная составляющая приема граждан включает в себя различного рода объявления о месте и времени приема, рекомендованное время приема граждан по окончании рабочего времени, то есть после 16⁰⁰ или 18⁰⁰.

Основным требованием к месту приема граждан обычно является свободный доступ. В последнее время практикуется выезд руководителей на место работы или жительства граждан.

Оборудование места приема граждан должно соответствовать статусу ведущего прием и характеру предполагаемого круга вопросов. Непосредственно рабочее место ведущего прием должно включать стандартный современный офисный набор оборудования, оргтехники и офисных принадлежностей.

Структура делопроизводства по обращениям граждан

Как уже отмечалось делопроизводство по обращениям граждан в организациях и учреждениях ведется отдельно от общей системы делопроизводства, но между тем оно включает в себя все процедуры получения документов, их регистрацию, направление на рассмотрение, подготовка ответа, контроль исполнения, ответ, архивация документов.

При получении обращения в организации, учреждении на каждый документ заводиться регистрационно-контрольная карточка. Помимо регистрационно-контрольных карточек в организациях и учреждения в обязательном порядке ведутся журналы предложений, заявлений и жалоб, журнал регистрации письменных и устных обращений граждан.

Информационно-справочная работа по обращениям граждан в организациях и учреждениях заключается в подготовке текущих и сводных отчетов по обращениям граждан. Сводный отчет по работе с обращениями граждан должен включать в себя следующие данные: количество обращений за период, рассмотренных, не рассмотренных организацией получателем и количество переданных на исполнение в другие организации и учреждения, структура отражающая содержание обращений, количество переходящих на текущий период обращений.

Подготовка и передача обращений граждан в архив организаций осуществляется в том же порядке, как и в общем делопроизводстве.

Заключение

Рекомендуемые нормативные правовые документы и литература

1. Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». [электронный ресурс]. – http://www.admportal.tula.ru .

2. Указ Президиума Верховного Совета СССР от 12.04.1968 № 2534-VII «О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан». [электронный ресурс]. – http://www.1aw.edu.ru .

3. Постановление ГКНТ СССР № 463, Госстандарта СССР № 162, Главархива СССР № 298 от 30.11.81 «Об утверждении типового положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях». [электронный ресурс]. – http://www.inpravo.ru .

4. Кирсанова М. В. Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления. Новые обязательные правила: практ. пособие / М. В. Кирсанова, С. П. Кобук, Ю. М. Аксенов. – М: Омега-Л, 2007. – 239 с.

5. Быкова Т. А., Вялова Л. М., Санкина Л. В. Делопроизводство: Учебник / Под общ. ред. Т. В. Кузнецовой. 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006.

6. Андреева В. И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие / В. И. Андреева. – 2-е изд. перераб. и доп. – М.: КНОРУС, 2007. – 248 с.

7. Раздорожный А. А. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М, 2007. – 304 с.

8. Басаков М. И. Современное делопроизводство (документационное обеспечение управления) : учебное пособие / М. И. Басаков. – Изд. 2-е, испр. и дополн. – Ростов н/Д : Феникс, 2008. – 473 с.

9. Корнеев И. К., Пшенко А. В. Деловая переписка и образцы документов: учеб.- практическое пособие. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2007. – 328с.

10. Энциклопедия делопроизводства. [электронный ресурс]. – http://www.termika.ru .

БЛОК ТЕМ 13 Оформление и ведение документации по личному составу

13.77 Нормативно – правовое обеспечение делопроизводства по личному составу

13.78 Делопроизводство по личному составу

13.79 Процесс оформления приема на работу

13.80 Трудовой договор

13.81 Трудовое соглашение

13.82 Трудовая книжка работника. Основные правила ведения

13.83 Оформление командировок, отпусков, переводов, поощрений и взысканий

13.84 Документирование процесса увольнения

Трудовые правоотношения работодателя и работника в Российской Федерации регулируются в большей части Трудовым кодексом Российской Федерации, в отдельных случаях на процесс взаимоотношения работника и работодателя оказывают влияние Гражданский кодекс российской Федерации и ряд других нормативно-правовых актов Российской Федерации.

Управление личным составом организаций, учреждений и предприятий осуществляют специализированные службы этих предприятий (службы кадров). В отдельных случаях ведение документации по личному составу возлагается, приказом руководителя, на отдельного работника (инспектор по кадрам).

Совокупность документов по личному составу условно можно подразделить на четыре самостоятельные группы документов.

К первой группе относится совокупность документов связанная с комплектованием персонала организации, учреждения предприятия.

Вторую группу составляет совокупность документов связанная с процессом перемещения персонала в процессе работы.

Третья группа документов связана с отношением работника к трудовому процессу.

Четвертая группа документов связана с прекращением трудовых отношений работника и работодателя, то есть с увольнением работника.

Структура работы

Введение

Первичная учетная документация по личному составу

Совокупность документации по личному составу в настоящее время унифицирована и приводится в альбоме унифицированных форм документов, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Названная унифицированная форма первичной учетной документации по учету кадров распространяется на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, а по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда – на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, за исключением бюджетных организаций.

Первичная учетная документация по личному составу подразделяется на две большие группы документов: по учету кадров, по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Следует отметить, что документация по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда не является распорядительной документацией и регламентируется действующей нормативно-правовой базой Российской Федерации.

Оформление документов при приеме на работу

Трудовой договор

Прием на работу нового сотрудника при наличии вакантной должности или в связи с изменением штатного расписания организации сопровождается оформлением ряда документов. Основными документами, оформляемыми при приеме на работу, являются: резюме, заявление о приеме на работу, автобиография, характеристика или рекомендательные письма, анкета, трудовой договор.

По окончании оформления перечисленных выше документов и прохождении процедуры согласований работодателем оформляются следующие обязательные документы: приказ о приеме на работу (форма Т-1, Т-1а); оформляется личная карточка (форма Т-2, Т-2ГС(МС), Т-4); работодателем заводится трудовая книжка; бухгалтерией организации производится открытие лицевого счета.

Основным документом, регламентирующим отношения работника и работодателя в процессе трудовых взаимоотношений, является трудовой договор.

Согласно ст. 56 Трудового кодекса РФ «Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные настоящим Кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашение трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка».

До недавнего времени действовал ряд документов определяющих типовую форму трудового договора. Одним из таких документов является Постановление Минтруда России от 14 июля 1993 г. № 133 «Об утверждении рекомендации по заключению трудового договора (контракта) в письменной форме и примерной формы трудового договора (контракта)», а также Постановление Госкомстата России от 29 декабря 2000 г. № 136 «Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Трудовая книжка работника

Основные правила ведения

Трудовая книжка работника является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ).

Работник, принимаемый на работу, обязан сдать имеющуюся у него трудовую книжку в кадровую службу предприятия, в том случае если работник принимается на работу впервые, работодатель обязан в недельный срок с момента приема на работу оформить трудовую книжку.

Форма трудовой книжки, а также форма вкладыша в трудовую книжку, правила ведения, хранения, изготовление бланков, обеспечение ими работодателей регламентированы Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках».

Основным документом определяющим правила ведения (заполнения) трудовых книжек является инструкция по заполнению трудовых книжек утвержденная Постановлением Министерством труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».

Оформление командировок, отпусков, переводов, поощрений и взысканий

Отсутствие работника на рабочем месте по поручению работодателя определяется как командирование работника. Документы по командированию работника относятся к кадровой документации организации и регламентируются Трудовым кодексом Российской федерации (ст. 166-169 ТК РФ). Пакет документов необходимых для оформления командировки, представлен унифицированными формами, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 № 1.

Время отдыха – это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению. Ко времени отдыха работника относятся: перерывы в течение рабочего дня (смены), ежедневный (междусменный) отдых, нерабочие праздничные дни, отпуск.

Все работники организаций, учреждений, предприятий независимо от организационно – правовой формы и форм собственности, согласно ст. 114-115 Трудового кодекса Российской Федерации имеют право в течении года на оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней.

Условия и порядок перевода работника на другую работу регламентируются Трудовым кодексом Российской федерации (ст. 72-74 ТК РФ). Законодательство допускает три вида переводов на другую работу: перевод на работу на том же предприятии, перевод на другое предприятие, перевод в другую местность, в том числе и вместе с предприятием.

Переводом на другую работу, требующим согласия работника, считается поручение ему работы, не соответствующей специальности, квалификации, должности, либо работы, при выполнении которой изменяются размер заработной платы, льготы, преимущества и иные существенные условия труда, обусловленные при заключении трудового договора.

Трудовой кодекс Российской Федерации статьями 191 определил меры поощрения работников за добросовестный труд, которыми являются: объявление благодарности, выдача денежной премии, награждение ценным подарком, награждение почетной грамотой, представление к званию лучшего по профессии. Основанием для издания приказа о поощрении является представление руководителя подразделения.

Основанием для взыскания является недобросовестное исполнение работником своих обязанностей, нарушение правил внутреннего трудового распорядка в организации и т. д. Трудовым кодексом Российской Федерации (ст. 192, 193 ТК РФ) предусмотрены следующие виды дисциплинарных взысканий: замечание, выговор, увольнение по соответствующим основаниям. Для государственных служащих применяется дополнительно такое взыскание, как предупреждение о неполном служебном соответствии.

Документирование процесса увольнения

Трудовой договор между работником и работодателем может быть расторгнут по различным основаниям.

Существую различные основания по которым может быть расторгнут трудовой договор между работником и работодателем, основные из которых установлены статьями 77-84 Трудового кодекса Российской федерации.

Схема документирования процесса увольнения работника состоит из следующих документов: заявление работника или иные основания для увольнения; приказ о прекращении действия трудового договора (форма № Т-8, № Т-8а); запись в личной карточке (форма № Т-2, № Т-2ГС(МС)) или в личном деле; соответствующая запись о прекращении трудового договора по установленной форме в трудовой книжке работника; закрытие лицевого счета по заработной плате работника бухгалтерией организации.

Следует отметить, что процедура прекращения действия трудового договора (увольнения) является довольно сложной и часто требует соблюдения не только правил оформления предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, но и оформления ряда других документов, порядок оформления которых регламентирован другими нормативно-правовыми актами Российской Федерации.

Заключение

Рекомендуемые нормативные правовые документы и литература

1. Трудовой кодекс Российской Федерации. Текст с изменениями и дополнениями на 15 сентября 2008 года. – М. : Эксмо, 2008. – 272 с. – (Российское законодательство).

2. Захаркина О. И. Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база :практ. пособие / О. И. Захаркина, Д. Е. Гусятникова. – 3-е изд., испр. – М. : Издательство «Омега-Л», 2008. – 261 с. : ил., (табл.). – (Кадровая служба).

3. Кирсанова М. В. Оформление кадровых документов : практ. пособие / М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов, С. П. Кобук. – 4-е изд., испр. – М. : Издательство «Омега-Л», 2008. – 222 с. : ил. (табл.). – (Кадровая служба).

4. Кирсанова М. В. Трудовая книжка: новые правила ведения и хранения: (практ. пособие) / М. В. Кирсанова. – 6-е изд., испр. – М. : Издательство «Омега-Л», 2008. – 58 с. : табл. – (Кадровая служба).

5. Андреева В. И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие / В. И. Андреева. – 2-е изд. перераб. и доп. – М.: КНОРУС, 2007. – 248 с.

6. Раздорожный А. А. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М, 2007. – 304 с.

7. Басаков М. И. Современное делопроизводство (документационное обеспечение управления) : учебное пособие / М. И. Басаков. – Изд. 2-е, испр. и дополн. – Ростов н/Д : Феникс, 2008. – 473 с.

8. Кугушева Т. В. Делопроизводство: учеб. пособие/Т. В. Кугушева. – Ростов н/Д.: Феникс, 2007. – 256 с.

9. Лопатникова Е. А. Делопроизводство: образцы документов с комментариями / Е. А. Лопатникова. – 4-е изд., испр. – Москва : Омега-Л, 2007. – 319 с.

10. Борискин В. В. Официальное делопроизводство : виды и формы документов : практ. пособие / В. В. Борискин, Н. М. Поликарпова. – 3-е изд., испр. – М. : Омега-Л, 2008. – 191 с.: табл. – (Делопроизводство).

11. Демин Ю. М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. 2-е изд., доп. и перераб. – СПб.: Питер, 2006. – 224 с.: ил. – (Серия «Современный офис-менеджмент»).

12. Энциклопедия делопроизводства. [электронный ресурс]. – http://www.termika.ru .

БЛОК ТЕМ 14 Оперативное хранение документов

14.85 Оперативное хранение документов

14.86 Номенклатура дел

14.87 Формирование дел. Основные требования

14.88 Организация и сроки хранения документов

14.89 Процедура предоставления дел во временное пользование

В процессе работы организаций создается массив служебных документов. Созданные документы являются основным источником информации о ходе деятельности организации.

Для использования документов в ходе деятельности организации, в качестве информационно-справочной базы, а также оперативного их хранения, исполненные документы систематизируют по определенным группам.

Систематизация документов, быстрый поиск, и их использование возможны лишь при четкой их классификации.

Для текущего хранения исполненных документов их комплектуют в дела.

Сформированные дела, в течение определенного периода времени хранятся в структурных подразделениях организации, по месту их возникновения и формирования в дела.

В процессе работы могут быть востребованы документы, законченные делопроизводством и сформированные в дела. Изъятие документов из дела осуществляется лицом ответственным за их хранение и при соблюдении определенной процедуры.

Структура работы

Введение

Номенклатура дел

Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, называется номенклатурой дел.

Наличие номенклатуры дел в организации является обязательным условием, и используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела, в качестве указателя индексации документов и дел, а также как схема построения справочной картотеки на исполненные документы.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций различают три вида номенклатур дел: типовую, примерную и индивидуальную.

В различных по масштабам организациях номенклатура дел составляется по-разному. В небольших организациях, не имеющих структурных подразделений, как правило, составляется одна номенклатура дел. В крупных организациях номенклатура дел составляется в каждом структурном подразделении, впоследствии на основании номенклатур дел подразделений составляется сводная номенклатура дел организации.

Основным документом, содержащим методику разработки номенклатуры дел организации, являются Основные правила работы архивов организации, ими устанавливается порядок подготовки номенклатуры, закрепляется форма, правила заполнения граф, составления и систематизации заголовков дел и т. п.

Формирование дел

ГОСТ Р 51141 – 98 определяет понятие формирования дел как группировку исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формирование дела должно отвечать следующим требованиям: оперативности поиска документов; надежности документационного обслуживания управления; сохранности документов.

Нормы и правила формирования дел содержаться в ряде общегосударственных документов, таких как Государственная система документационного обеспечения управления, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Основные правила работы архивов организаций. Помимо перечисленных документов в своей работе организации должны руководствоваться своими внутренними документами (инструкция по делопроизводству в организации), положения которых учитывают специфику документационного обеспечения их деятельности.

Порядок формирования и хранения дел зависит от конкретной структуры организации. В небольших организациях, как правило, делопроизводство ведется централизованно, и на службу документационного обеспечения управления возлагается функция формирования и хранения дел, либо таким ответственным может быть секретарь руководителя. В крупных организациях дела формируются в структурных подразделениях по месту создания или исполнения документов. Важные внутренние документы организаций (уставы, положения и др.), приказы, распоряжения, переписка руководителей всегда формируются и хранятся в службе документационного обеспечения управления (секретариате руководства, канцелярии).

Организация и сроки хранения документов

По окончании формирования дел, их в течении определенного времени хранят по месту их формирования в структурных подразделениях организации. В случае отсутствия в структурном подразделении ответственного за делопроизводство, формирование и хранение дел возлагается на одного из сотрудников структурного подразделения (секретаря руководителя структурного подразделения). В небольшой по размерам организации за организацию и хранение дел отвечает секретарь руководителя или один из сотрудников секретариата.

Основной обязанностью лица ответственного за хранение дел является сохранность дел от внешнего воздействия (защита от пыли, влаги, негативного воздействия солнечного света). Для быстрого поиска необходимых документов дела должны храниться в специальных шкафах, в соответствии с номенклатурой дел, которая, как правило, вывешивается на внутренней стороне шкафа.

Каждое дело имеет свой конкретный срок хранения, которые устанавливаются в зависимости от значимости документов, включенных в дело.

Различают дела постоянного или временного срока хранения (один год, три года, пять лет, десять лет, пятнадцать лет и т. д.). Определение сроков хранения документов является основанием для помещения их в дело, однако следует отметить, что если в дело помещаются документы разного срока хранения, то общий срок хранения дела устанавливается в зависимости от максимального срока хранения отдельных документов.

Сроки хранения документов устанавливаются либо по перечням документов с указанием сроков их хранения, либо экспертным путем ведущими специалистами организации.

Перечни хранения документов могут быть типовыми или ведомственными.

Порядок предоставления дел во временное пользование

Дела и помещенные в них документы могут быть востребованы в ходе деятельности организации должностными лицами организации, или по запросам сторонних организаций.

Выдача документов, помещенных в дела, осуществляется уполномоченным работником службы документационного обеспечения управления или лицом ответственным за формирование дел в организации.

Срок изъятия документов из дела, как правило, не должен превышать одного месяца и может быть продлен с разрешения руководителя службы документационного обеспечения управления организации.

Выдача дела производится с разрешения руководителя службы документационного обеспечения управления под расписку. При этом нам выданное дело заводиться карта-заместитель дела, в которой указываются наименование структурного подразделения, индекс дела, дата его выдачи, кому именно выдано дело, дата его возвращения, фиксируются росписи о получении дела и его возврате в место хранения.

Карта-заместитель помещается на место временно выданного дела, а после его возвращения в место хранения – изымается оттуда.

Сторонним организациям дела, состоящие на текущем хранении, должны выдаваться только по их письменному запросу с разрешения руководителя организации держателя дела. Выдача дел сторонним организациям осуществляется по акту приема-передачи дел во временное пользование на срок, как правило, не превышающий трех месяцев.

Органам суда и прокуратуры дела во временное пользование должны выдаваться с соблюдением вышеприведенных правил на срок до прекращения дела либо до вынесения судебного решения. Продление сроков выдачи дел во временное пользование указанным органам допускается в особых случаях (при наличии соответствующих оснований), с разрешения руководителя организации, и только после получения от пользователя письменного подтверждения о сохранности дела.

Изъятие документов из дел, находящих на текущем хранении, для выдачи во временное пользование, может производиться в исключительных случаях с разрешения руководителя организации при наличии соответствующих оснований, подтвержденных документально. В случае принятия решения об изъятии документа в деле оставляется его заверенная копия и акт о причинах выдачи подлинника.

Заключение

Рекомендуемые нормативные правовые документы и литература

1. ГОСТ 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1999.

2. ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М., 2003.

3. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991.

4. Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002. – М.: Росархив, ВНИИДАД, 2005.

5. Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти. Типовая инструкция по делопроизводству. Утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005г. № 536.

6. Кирсанова М. В. Оформление кадровых документов : практ. пособие / М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов, С. П. Кобук. – 4-е изд., испр. – М. : Издательство «Омега-Л», 2008. – 222 с. : ил. (табл.). – (Кадровая служба).

7. Кирсанова М. В. Трудовая книжка: новые правила ведения и хранения : (практ. пособие) / М. В. Кирсанова. – 6-е изд., испр. – М. : Издательство «Омега-Л», 2008. – 58 с. : табл. – (Кадровая служба).

8. Быкова Т. А., Вялова Л. М., Санкина Л. В. Делопроизводство: Учебник / Под общ. ред. Т. В. Кузнецовой. 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006.

9. Крюкова Н. П. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. – М.: ИНФРА-М, 2008. – 268 с.

10. Андреева В. И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие / В. И. Андреева. – 2-е изд. перераб. и доп. – М.: КНОРУС, 2007. – 248 с.

11. Рогожин М. Ю. Справочник по делопроизводству (+CD). – СПб.: Питер, 2007. – 192 с.: ил. – (Серия современный офис-менеджмент).

12. Басаков М. И. Современное делопроизводство (документационное обеспечение управления) : учебное пособие / М. И. Басаков. – Изд. 2-е, испр. и дополн. – Ростов н/Д : Феникс, 2008. – 473 с.

13. Лопатникова , Екатерина Анатольевна. Делопроизводство: образцы документов с комментариями / Е. А. Лопатникова. – 4-е изд., испр. – Москва : Омега-Л, 2007. – 319 с.

14. Борискин В. В. Официальное делопроизводство : виды и формы документов : практ. пособие / В. В. Борискин, Н. М. Поликарпова. – 3-е изд., испр. – М. : Омега-Л, 2008. – 191 с.: табл. – (Делопроизводство).

15. Энциклопедия делопроизводства. [электронный ресурс]. – http://www.termika.ru .

БЛОК ТЕМ 15 Подготовка дел (документов) к передаче в архив

15.90 Нормативно – правовая база архивного дела в России

15.91 Экспертиза ценности документов

15.92 Экспертная комиссия организации

15.93 Подготовка документов (дел) к архивному хранению

15.94 Передача документов в архив организации

15.95 Порядок передачи документов (дел) на государственное хранение

15.96 Процедура работы с документами находящимися в архивах

Сформированные, оформленные в соответствии с правилами, дела (документы) подлежат передаче на хранение в архив организации или государственные архивы.

Дела (документы) передаются на хранение по окончании проведения экспертизы их ценности.

Экспертиза ценности документов проводится в организациях периодически по мере истечения текущего срока хранения большей части документов организации.

Практическое проведение экспертизы документов производится комиссией организацией по проведению экспертизы документов, сформированной и утвержденной руководителем организации.

Порядок передачи дел на архивное хранение установлен Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Дела постоянного и долговременного хранения передаются в архив не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Структура работы

Введение

Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев (ГОСТ Р 51141-98).

Для организации и проведения работ по экспертизе ценности документов, образующихся в деятельности любой организации, независимо от формы собственности или функций, приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), в состав которой входят квалифицированные специалисты основных структурных подразделений (не менее трех человек).

Как правило, в состав ЭК, входят следующие специалисты: Экономист или работник бухгалтерии, работник делопроизводственной службы, специалист по научной, производственной и другим видам документации, специалист по обеспечению защиты информации, руководитель архива организации или должностное лицо, ответственное за хранение и передачу дел в архив.

Функции и права экспертной комиссии, организация ее работы определяются положением об экспертной комиссии. Положение разрабатывается на основе «Примерного положения об экспертной комиссии (ЭК) организации», утвержденной Приказом Росархива от 10 мая 1995 г. № 32 «Об утверждении примерных положений о дирекции, экспертно-методической комиссии государственного архива, центра хранения документации республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа».

Подготовка документов (дел) к архивному хранению

Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в архив организации.

Предархивная подготовка дел включает две основные процедуры:

оформление дел, которое производиться лицом ответственным за работу с документами, различают полное и частичное оформление дел;

описание дел – это вынесение на его обложку всех необходимых для дальнейшего хранения и поиска сведений о документах дела.

На обложке дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения указываются: наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер тома, заголовок дела, аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы), дата, количество листов, срок хранения дела.

Процедура оформления дел для передачи в архив выполняется специалистами структурных подразделений организации, в соответствии с их должностными обязанностями.

Передача документов в архив организации

Порядок передачи документов в архив организации установлен «Основными правилами работы архивов организаций». Дела постоянного и долговременного хранения передаются в архив не позднее, чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Передача дел осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

Прием каждого дела производится сотрудником архива в присутствии сотрудника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в опись, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел; дата приема-передачи дел и подписи сотрудников архива и лица, передававшего дела.

При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование картотеки включается в сдаточную опись.

Порядок передачи документов на государственное хранение

Документы Архивного фонда Российской Федерации, временно находящиеся на хранении в архиве организации, после истечения сроков ведомственного хранения передаются на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, для которого данная организация является источником комплектования (фондообразователь).

Передача документов постоянного хранения в государственный архив осуществляется в соответствии с планом-графиком, утвержденным руководителями организации и соответствующего архива.

Документы передаются по утвержденным экспертно – проверочной комиссией описям дел.

При первой передаче дел в государственный архив передается историческая справка на архивный фонд организации. При последующих передачах документов, в случае необходимости делается дополнение к исторической справке организации.

Передача дел в государственный архив производится поединично. На всех экземплярах описи делают отметки о приеме документов в государственный архив и оформляют акт приема-передачи дел.

Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем государственного архива производится проверка правильности научно-технической обработки дел, физического состояния документов.

При обнаружении дефектов об этом составляется акт, а устранение дефектов производится силами организации.

Вместе с документами передаются три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи.

Историческая справка о фондообразователе и архивном фонде состоит из следующих трех разделов: история фондообразователя, история архивного фонда, характеристика документов архивного фонда.

Заключение

Рекомендуемые нормативные правовые документы и литература

1. ГОСТ 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1999.

2. ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования, утв. Постановлением Госстандарта СССР от 17 июля 1972 № 1411 (с изм. № 1 от 13 октября 1982г.).

3. Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002. – М.: Росархив, ВНИИДАД, 2005.

4. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков их хранения. Утвержден Росархивом 6 октября 2000 г. (в редакции решения Росархива от 27 октября 2003 г.).

5. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // СЗ РФ. 2004. № 43. Ст. 4169.

6. Быкова Т. А., Вялова Л. М., Санкина Л. В. Делопроизводство: Учебник / Под общ. ред. Т. В. Кузнецовой. 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006.

7. Крюкова Н. П. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. – М.: ИНФРА-М, 2008. – 268 с.

8. Андреева В. И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие / В. И. Андреева. – 2-е изд. перераб. и доп. – М.: КНОРУС, 2007. – 248 с.

9. Рогожин М. Ю. Справочник по делопроизводству (+CD). – СПб.: Питер, 2007. – 192 с.: ил. – (Серия современный офис-менеджмент).

10. Басаков М. И. Современное делопроизводство (документационное обеспечение управления) : учебное пособие / М. И. Басаков. – Изд. 2-е, испр. и дополн. – Ростов н/Д : Феникс, 2008. – 473 с.

11. Лопатникова , Екатерина Анатольевна. Делопроизводство: образцы документов с комментариями / Е. А. Лопатникова. – 4-е изд., испр. – Москва : Омега-Л, 2007. – 319 с.

12. Борискин В. В. Официальное делопроизводство : виды и формы документов : практ. пособие / В. В. Борискин, Н. М. Поликарпова. – 3-е изд., испр. – М. : Омега-Л, 2008. – 191 с.: табл. – (Делопроизводство).

13. Кирсанова М. В. Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления. Новые обязательные правила: практ. пособие / М. В. Кирсанова, С. П. Кобук, Ю. М. Аксенов. – М: Омега-Л, 2007. – 239 с.

14. Энциклопедия делопроизводства. [электронный ресурс]. – http://www.termika.ru .

БЛОК ТЕМ 16 Особенности оформления документов деловой переписки с зарубежными партнерами

16.97 Международные стандарты в области делопроизводства

16.98 Общие требования к оформлению реквизитов документов по

стандартам ISO

16.99 Структура делового письма. Международная практика

16.100 Виды и назначение документов международной коммерческой

переписки

Развитие Российской экономики и международного сотрудничества на уровне государственных и муниципальных органов власти и управления обусловили необходимость ознакомления и владения правил оформления документации, этики деловой переписки принятой в большинстве развитых стран.

Развитие деловых отношений с зарубежными партнерами невозможно без знаний законодательной базы в области документирования и основ делопроизводства.

Особого внимания заслуживает то, что наравне с рядом общепринятых международных стандартов в области документирования в каждой стране существуют свои национальные особенности оформления документации и свои присущие конкретной стране правила стилистики и этики деловой документации, поэтому оформление переписки с зарубежными партнерами необходимо производить с учетом конкретного адресата. Оформление деловой корреспонденции с учетом конкретного адресата является признаком уважения, а грамотное оформление придает документу необходимую юридическую силу.

Структура работы

Введение

Международные стандарты в области делопроизводства

Международное сотрудничество по вопросам стандартизации в области документации, классификации и кодирования информации, унификации документов осуществляется национальными службами стандартизации в рамках ИСО – Международной организации по стандартизации (International Organization for Standardization, ISO), образованной в 1947 году. К настоящему времени в этой организации представлены национальные органы по стандартизации ста тридцати государств.

Стандартами ИСО определены общие правила подготовки и оформления документов, в том числе установлены:

форматы бумаги для документов (ИСО 216:1975);

межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882:1979;

формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и форм документов (3535:1977);

основные требования к бланкам документов (ИСО 8439:1990);

принципы компоновки торговых документов (ИСО 6422:1985).

Проставление дат и времени в документах осуществляется в соответствии с ИСО 8601:1988.

Адреса на конвертах и письмах пишутся в соответствии с положениями ИСО 11180:1993, форма конвертов установлена ИСО 269:1985.

Общие требования к оформлению реквизитов документов

В международной практике используются много вариантов расположения реквизитов письма на бланке. Выбор форм реквизитов зависит от сложившихся традиций и правил, установленных в конкретной стране и отдельных организациях.

Существуют две наиболее распространенные формы оформления реквизитов.

Блочная форма (Full block style) – тип письма, при котором реквизиты располагаются флагово, от границы левого поля. Все части такого письма начинаются от линии левого поля. Абзацный отступ не делается.

Модифицированная форма (Modified block style) – в таких письмах строка с датой может быть напечатана от центра страницы или приближена к линии правого поля. Абзацный отступ можно делать, а можно и не делать.

При оформлении писем в международной практике используют следующие реквизиты:

сведения об отправителе;

ссылки на документы отправителя и получателя;

дата;

адрес получателя письма;

указание на конкретное лицо;

вступительное обращение;

краткое содержание письма;

текст письма;

заключительная фраза вежливости;

подпись;

ссылка на приложение;

сведения о рассылке копий.

Особенности составления текстов деловых писем

Структура текста делового письма состоит из нескольких элементов и в соответствии с приведенными реквизитами выглядит следующим образом.

Вступительное обращение – представляет собой общепринятую стандартную формулу, являющуюся неотъемлемой частью этикета делового письма. Оно помещается на левой стороне бланка письма под внутренним адресом и пишется на отдельной строке. В деловой корреспонденции принято несколько форм обращений, различающихся по своей «тональности».

Общее содержание письма – реквизит в сжатой форме ориентирующий получателя письма о содержании документа. В отечественной практике делопроизводства носит название заголовка к тексту. Приведенный реквизит может отсутствовать, как правило, в англоязычных странах.

Текст письма – реквизит, оформляемый ниже трех – четырех интервалов общего содержания письма. Текст письма разбивается на абзацы, которых обычно бывает два. В первом абзаце содержится смысловая часть документа. Во втором абзаце помещается заключительная фраза вежливости.

В том случае если письмо носит характер приглашения, то под текстом письма с правой стороны помещается аббревиатура R.S.V.R., которая обозначает «пожалуйста, ответьте».

Завершающая формула вежливости – реквизит, размещаемый непосредственно под текстом письма справа. Формула вежливости может носить строго официальный, официальный и менее официальный характер.

Знаки препинания в тексте письма употребляются в соответствии с правилами пунктуации.

Виды и назначение документов коммерческой переписки

Коммерческая переписка объединяет различные по наименованию документы, посредством которых осуществляется информационные взаимосвязи контрагентов (продавца и покупателя) на различных этапах внешнеторговой сделки. В процессе коммерческой деятельности создаются различные комплексы документов, отражающие этапы заключения и выполнения сделки.

Различают следующие группы коммерческих документов:

документы по подготовке сделки (контрактные документы);

документы по подготовке экспортного товара к отгрузке;

коммерческие документы;

документы по платежно – банковским операциям;

страховые документы;

транспортные и транспортно – экспедиторские документы;

таможенные документы.

Коммерческая переписка не выделяется в самостоятельную группу документов, поскольку присутствует на всех этапах внешнеторговой сделки – от ее подготовки и до завершения исполнения. Условно к группе коммерческих документов можно отнести рекламные письма, претензионные письма, письма – предложения.

Структура оформления текстов коммерческих писем соответствует общим правилам, принятым в международной практике.

Заключение

Рекомендуемые нормативные правовые документы и литература

1. ГОСТ Р ИСО 9000-2001 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь». – М.: ИПК Изд-во стандартов, 2001

2. ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Системы менеджмента качества. Требования» (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 10.08.2001 № 333-ст, с изм. от 07.07.2003). [Электронный ресурс]. – http://www.garant.ru.

3. ГОСТ 6.10.6 – 87. Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец. Сборник стандартов. М., 1998.

4. ИСО 3535:1977. Структура бланков и схема расположения.

5. Крюкова Н. П. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. – М.: ИНФРА-М, 2008. – 268 с.

6. Новикова М. М. Документационное обеспечение управления: Учебный курс. – М.: «Ось-89», 2006. – 144 с.

7. Басаков М. И. Современное делопроизводство (документационное обеспечение управления) : учебное пособие / М. И. Басаков. – Изд. 2-е, испр. и дополн. – Ростов н/Д : Феникс, 2008. – 473 с.

8. Ларин М. В. Управление документами на основе международного стандарта ИСО 15849-2001: Метод. Пособие / М. В. Ларин, О. И. Рысков; ВНИИДАД. – М., 2005.

9. Энциклопедия делопроизводства. [электронный ресурс]. – http://www.termika.ru.