2.2. Документация кассовых операций

Основанием для отражения в бухгалтерском учете движения наличных денежных средств служат первичные документы. В настоящее время действуют унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ № 88:

1. Приходный кассовый ордер (форма № КО-1) – применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации.

2. Расходный кассовый ордер (форма № КО-2) – применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации.

3. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) – применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов.

4. Кассовая книга (форма № КО-4) – применяется для учета поступлений и выдачи наличных денег организации из кассы.

5. Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5) – применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

Наличные денежные средства принимаются в кассу по приходному кассовому ордеру (ПКО), который выписывается бухгалтерией в одном экземпляре и подписывается главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это. В качестве подтверждения приема денег выписывается квитанция к ПКО, которая выдается вносящему деньги, или прикладывается к выписке банка (при поступлении денег с расчетного счета). Квитанция также подписывается главным бухгалтером. Лицо, которое вносит наличные, представляет в бухгалтерию сопроводительные документы, а также доверенность, если деньги вносятся от имени юридического лица. В ПКО и квитанции указываются основание для их составления и перечисляются приложенные к ним документы. Кассир приходует наличные денежные средства, подписывает ПКО и все документы, которые приложены к нему. Затем гасит ПКО штампом «Получено» с указанием даты и ставит печать.

Наличные денежные средства выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру (РКО), который выписывается в бухгалтерии в одном экземпляре, подписывается главным бухгалтером и руководителем. Для выдачи наличных необходимо разрешение руководителя, которое оформляется в виде приказа, распоряжения, разрешительной подписи руководителя на заявлении. Если на прилагающихся к РКО документах есть разрешительная подпись руководителя, то его подпись на РКО не обязательна. При получении денежных средств физическое лицо обязано предъявить документ, удостоверяющий личность. Получатель заполняет расписку о получении денежных средств. В РКО указывается основание для выдачи денежных средств и перечисляются все приложенные к нему документы. Они погашаются штампом «Оплачено» с указанием даты. Кассир может выдать деньги только лицу, которое указано в РКО. Если деньги выдаются по доверенности, то после ФИО получателя указывается ФИО лица, которому доверено получить деньги. Доверенность прилагается к РКО. Выдача денег по РКО может производиться только в день его составления.

При выдаче заработной платы, стипендий, пособий и т.д. основанием для выплаты является расчетно-платежная ведомость или платежная ведомость. На ведомости должна быть разрешительная надпись руководителя с указанием суммы прописью. Если в течение трех рабочих дней деньги не получены, то против фамилии ставиться штамп «Депонировано» и составляется реестр депонированных сумм. Затем на всю сумму, выданную по ведомости, составляется один РКО.

Исправления, подчистки, помарки в кассовых ордерах не допускаются.

Все приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу должны быть зарегистрированы в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Кассовые ордера нумеруются в арифметической последовательности с начала года (отдельно регистрируется ПКО и отдельно РКО). Журнал контролирует целевое назначение полученных и выданных денежных средств. В нем указывается основание получения (выдачи) денежных средств, сумма полученных (выданных) денежных средств, кто получил (кому выдано).

Все факты поступления и выдачи наличных денежных средств отражаются в Кассовой книге, которая составляется на основе приходных и расходных документов. Кассовая книга – это реестр аналитического учета наличных денежных средств. Книга должна быть прошнурована, пронумерована, отпечатана. На последней странице Кассовой книги указывается количество пронумерованных страниц, ставятся подписи руководителя и главного бухгалтера. Ошибки исправляются корректурным способом. Кассовая книга имеет две части: приходную и расходную. В конце дня кассир подсчитывает итоги прихода и расхода и определяет остаток денежных средств на конец дня. При ручном способе ведения Кассовой книги записи в ней ведутся под копирку в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в Кассовой книге, второй экземпляр является отрывным и представляет собой отчет кассира. Отчет кассира в конце дня передается в бухгалтерию со всеми приложенными документами. Бухгалтер проверяет отчет и все приложенные к нему документы, после чего подписывает отчет. На основании отчета кассира производятся записи в учетные регистры. Для этого против каждой суммы, приведенный в отчете кассира, проставляется корреспондирующий счет.

Кассовую книгу можно вести автоматизированным способом. В этом случае формируются две машинограммы. Одна называется «Вкладной лист кассовой книги», вторая – «Отчет кассира». Они включают все реквизиты Кассовой книги. Нумерация листов производится автоматически с начала года. По окончании года вкладные листы Кассовой книги брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписью главного бухгалтера и руководителя, и Кассовая книга опечатывается.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств используется на предприятиях, имеющих большое количество подразделений, которые обслуживаются центральной кассой. Главный кассир выдает доверенному лицу (раздатчику) денежные средства для выплаты заработной платы, пособий по социальному страхованию и т.д. Выдача и возврат денежных средств оформляются подписями в Книге.

Если предприятие использует контрольно-кассовые машины (ККМ), то на каждую кассовую машину открывается Журнал кассира-операциониста. В Журнале ведется учет денежных средств, поступивших от покупателей. В конце рабочего дня денежные средства из операционной кассы сдаются в Главную кассу по приходному кассовому ордеру.