20.Слияние документов

Путем слияния документов создаются тексты, содержащие постоянную основу и изменяемое наполнение. Например, типовое письмо-приглашение, в котором изменяют только ФИО адресата. Слияние удобно применять, когда нужно создать набор рассылок – документов, которые рассылаются большому числу заказчиков.

Процесс слияния состоит из нескольких общих действий:

- создание основы документа;

- создание или выбор источника данных;

- подключение основного документа к источнику данных;

- настройка основного документа;

- установка опций слияния;

- завершение процедуры слияния.

Создание основы документа

Основа документа – это файл, содержащий неизменяемый текст, который

должен оставаться одинаковым во всех создаваемых при слиянии документах, и поля слияния, которые принимают информацию из источника данных. Основной документ, например, может содержать текст письма-приглашения и обратный адрес.

Чтобы создать новую основу для слияния, на вкладке Рассылки – Начало слияния - Начать слияние выберите пункт Пошаговый мастер слияния….

С правой стороны откроется окно с пошаговой инструкцией, в котором нужно указать тип создаваемого документа и, собственно, документ, который будет основным для процедуры слияния (этап 1 из 6).

Возможен выбор из 5 типов основных документов. Выберем Письмо.

Переходим на второй этап. Выбор документа – Текущий документ. Переходим на 3 этап – Выбор получателей – Создание списка – Создать.

Переходим на этап 4 – Создание письма – Выделите место в письме для следующей вставки - Блок адреса…

Далее. Просмотр писем. Просмотрите получателей – Получатель 1 – Получатель 2 и др. Далее. Завершение слияния. Этап6 из 6. Печать…

Источник данных может быть выбран из существующих, либо создан в процессе, а также быть изменен или дополнен при помощи командыИзменить список получателейпанели Начало слияния.

При выборе из существующего списка, на 3-ем этапе Выбора получателя используют кнопку Использование списка и Обзор. При необходимости дополнить список новыми адресами используйте команду Существующий список – Изменить список – окно Получатели слияния – выделите Источник данных Список.mdb– Изменить.

Если не требуется переносить данные всех записей из списка в основной документ, можно ограничить список. Для этого можно использовать команду Изменить список… – Настройка столбцов ­­­­– Поля – Добавить (Удалить, Переименовать).

21.Работа с таблицами

Для создания новой таблицы установите курсор в место вставки таблицы, выполните команду Вставка - Таблицы - Таблица – (Выделить число столбцов или строк из шаблона) илиВставить таблицу…. Укажите число столбцов и число строк. При необходимости Таблицу можно нарисовать (Таблица – Нарисовать таблицу)

№ п/п	Действие	Содержание действия
1	Выделить всю таблицу (столбец, строку, ячейку)	Установить курсор в любую ячейку таблицы (столбца, строки). Выполните команду Макет - Таблица - Выделить  - Таблица (Столбец,Строка,Ячейка)
2	Вставитьстолбец в таблицу	Установить курсор в место вставки столбца. Выполнить команду Макет - Строки и столбцы - Вставить слева (Вставить справа).
3	Вставитьстроку в таблицу	Установить курсор в место вставки строки. Выполнить команду Макет  - Строки и столбцы - Вставить сверху (Вставить снизу).
4	Удалить в таблице столбцы (строки, ячейки…, таблицу)	Установить курсор в место удаления объекта. Выполнить команду Макет  - Строки и столбцы  - Удалить  - Удалить Столбцы (Удалить Строки, Удалить ячейки…,Удалить таблицу).

Создайте таблицу по нижеприведенному образцу.

В таблицах можно выполнять простые вычисления.

Дата	Стоимостьпроезда
	Метро	Автолайн	Троллейбус	Автобус	Всего
1 сен	50	0	25	25
2 сен	0	30	25	0
3 окт	25	0	0	0
Итого

Проведите вычисления в таблице. Подсчитайте итоговые значения с помощью вкладки Макет – Данные - Формула - Sum(ABOVE)(LEFT) на панели инструментов, предварительно установив курсор в ячейку с будущим результатом.

Функций для вычислений в Word несколько. Для выполнения действий с числами руководствуются правилами, принятыми в Excel: адреса ячеек записывают английским шрифтом, диапазон ячеек указывают двоеточием между адресами крайних ячеек. Например, среднее значение чисел столбца Метро записывают формулой = AVERAGE(B3:B5)

Подсчитайте контингент студентов по факультетам и по курсам (графы ИТОГО). Проведите вычисления в таблице по формулам.

Контингент студентов (вычисления в таблицах)

Курс	Экономическийфакультет	Финансовыйфакультет	ВСЕГО
1	60	80
2	90	120
3	50	60
4	60	60
5	75	80
ВСЕГО

Можно пробразовывать текст в таблицу. Например, преобразуем текст в таблицу Императоры России.

Император Годы жизни Годы царствования

Александр I 1777-1825 1801-1825

Николай I 1796-1855 1825-1855

Александр II 1818-1881 1855-1881

Александр III 1845-1894 1881-1894

Николай II 1868-1918 1894-1917

Чтобы не перепутать столбцы, сначала разделим их звездочками.

Император * Годы жизни* Годы царствования

Александр I* 1777-1825* 1801-1825

Николай I* 1796-1855 * 1825-1855

Александр II * 1818-1881 * 1855-1881

Александр III* 1845-1894* 1881-1894

Николай II* 1868-1918 * 1894-1917

Затем, выделите весь текст. Используйте меню: Вставка – Таблицы-Таблица – Преобразовать в таблицу…– Разделитель – другой (звездочка)-Авто подбор ширины столбцов - постоянна - Авто- ОК.

Получим таблицу Императоры России. Отформатируйте ее.

Император	Годы жизни	Годы царствования
Александр I	1777-1825	1801-1825
Николай I	1796-1855	1825-1855
Александр II	1818-1881	1855-1881
Александр III	1845-1894	1881-1894
Николай II	1868-1918	1894-1917

Таблицу можно разбить на две, например, если в ней очень много строк. Для этого, установите курсор в той строке таблицы, которую вы хотите сделать первой строкой во второй таблице, и выберите команду меню Макет – Объединение - Разделить таблицу.