2. Ведение на основании приходных и расходных документов кассовой книги
Знать
Любая организация, которая осуществляет расчеты с наличными денежными средствами, должна вести кассовую книгу.Каждая организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись "В этой книге пронумеровано и прошнуровано ____ листов". Количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумaгу чернилами или шариковой ручкой. Таким образом,кассовая книга является учетным регистром, в котором отражаются в хронологическом порядке все совершенные организацией кассовые операции, подтвержденные рассмотренными ранее первичными учетными документами.
Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу.
Организация вправе самостоятельно выбрать один из способов ведения кассовой книги – в электронном или рукописном виде.
Автоматизированный (электронный) метод ведения
Основным условием заполнения кассовой книги в электронном виде является обеспечение сохранности кассовых документов ответственным лицом (кассиром) организации. Автоматизированный способ предполагает составление двух машинограмм по итогам каждого рабочего дня, имеющих одинаковое содержание. Одна из них носит название «Вкладной лист», другая – «Отчет кассира». Данные вкладыши нумеруются с начала года. При этом последний лист каждого месяца должен содержать информацию об общем количестве листов за истекший месяц. В последнем листе календарного года указывается общее количество листов кассовой книги за отчетный год.
Ежедневно кассир проверяет правильность заполнения машинограмм и подписывает их. К отчету кассира прилагаются соответствующие приходные и расходные кассовые ордера и передаются в бухгалтерию. Вкладные листы кассовой книги хранятся у кассира в течение всего календарного года.
По окончании календарного года, либо по мере необходимости, вкладные листы брошюруются и опечатываются. Информация об общем количестве листов кассовой книги заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя компании.
Ручной метод ведения
Кассовая книга, составляемая ручным способом, заводится на определенный период. В некоторых случаях данный период определяется количеством кассовых операций. С начала периода все листы кассовой книги нумеруются. В конце подводится итог, а информация об общем количестве листов располагается на последней странице книги и заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя.
С целью защиты кассовой книги от изъятия листов все страницы прошиваются и опечатываются мастичной или сургучной печатью.
Уметь
№1 Заполнить кассовую книгу.
Передача денежных средств инкассаторам и составление кассовой отчетности
Знать
Как говорилось ранее, все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу.Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах. Каждый лист должен состоять из двух равных частей: одна из них с горизонтальной линовкой, другая без нее. Первая является основным экземпляром, который остается подшитым в книге. Вторые части, выполненные через копировальную бумагу, должны быть отрывными, ведь они служат отчетом кассира. Также следует помнить, что и тому, и другому листу присваивают одинаковые порядковые номера.Если вы ведете кассовую книгу автоматизированным способом, то листы формируются специализированными программами в виде машинограмм, которые носят названия «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира». Обратим внимание на то, что эти отчеты должны составляться одновременно, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.Кассир после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги. Вне зависимости от того, каким образом ведется кассовая книга, контроль за её ведением и правильностью составления возлагается на главного бухгалтера предприятия.
Для каждой организации, осуществляющей инкассацию наличных денег, в банке ежемесячно оформляются номерные явочные карточки 0402303. Формы этого и других документов утверждены Положением Банка России № 318-П. В явочной карточке указываются номера закрепленных сумок, наименование, адрес, телефон организации, выходные дни, время окончания работы, время заезда инкассаторов и др.
С учетом объема инкассируемых наличных денег определяется количество порожних сумок, выдаваемых организации. Каждой сумке присваивается индивидуальный номер. Руководителем инкассации по согласованию с организацией устанавливаются время и периодичность заездов инкассаторов.
Перед выездом в организацию инкассаторы получают: — порожние сумки; — доверенности на перевозку и инкассацию наличных денег; — штамп; — ключи; — явочные карточки 0402303.
По прибытии в организацию инкассатор предъявляет кассиру: — документы, удостоверяющие личность; — доверенность на перевозку наличных денег (инкассацию наличных денег); — явочную карточку; — порожнюю сумку, закрепленную за клиентом.
Кассир организации в свою очередь предъявляет инкассатору образец пломбы, передает сумку с наличными деньгами, накладную к сумке 0402300 и квитанцию к сумке 0402300. Сумка должна быть опломбирована так, чтобы ее вскрытие было невозможно без видимых следов нарушения целости сумки и пломбы.
На сумку составляются препроводительная ведомость 0402300 и реестр проведенных операций. При этом сумма, указанная в препроводительной ведомости, должна соответствовать общей сумме наличных денег, отраженной в реестре проведенных операций. Ведомость и реестр вкладываются в сумку с наличностью.
Инкассатор в присутствии кассира проверяет целость сумки и пломбы, соответствие пломбы имеющемуся образцу, правильность заполнения накладной и квитанции. После заполнения кассиром явочной карточки инкассатор проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной в явочной карточке, накладной и квитанции. А также сверяет номер сумки с наличными деньгами с номером, указанным в явочной карточке, накладной и квитанции. Неправильная запись в явочной карточке зачеркивается, на полях проставляется новая запись, заверенная кассиром. Инкассатор не имеет права производить записи в явочной карточке.