4. Общие понятия и определения

4.1. Данные и документы, их назначение и классификация

Документы являются основным носителем информации в процессе функционирования ОА.

Под документом по­нима­ется информационное сообщение в бумажной, звуковой или электронной форме, оформленной по определенным правилам, заверенное в установленном порядке и имеющем юриди­ческую силу.

Отдельный документ состоит из определенной совокупности показателей, отдельный показатель представ­ляет собой элементарные данные. В соот­ветствии с функ­циями, которые они выполняют в процессе функцио­ниро­вания ОА документы подразделяются на:

• документы нормативно-справочные и другой ус­ловно-постоянной информации, мало изменяемой во вре­мени (далее документы справочные). Они делятся на: справочники и номенклатурные ценники; кален­дарно-плановые и другие экономические нормативы; договоры и планы; организационно-распоря­дительные и другие документы.

• документы опе­ративной, учетной информации, фиксирующей протекание тех или иных процессов (да­лее документы оперативные). Они делятся на: приходно-расходные документы; данные о выполнении плана, пооперационного учета; платежные поручения; извещения об изменениях и другие документы.

Существуют многочисленные классификации документов по ряду признаков (см. приложение Е), например:

1. По сфере деятельности – плановые, учетные, статистические, банковские, финансовые, бухгалтерские.

2. По отношению к объекту автоматизации – входящие (первичные), исходящие (сводные), про­межуточ­ные, ар­хивные.

3. По содержанию хозяйственных операций – материальные, денежные, расчетные.

4. По назначению – распорядительные, исполнительные, комбинированные.

Более детально вопросы организации документооборота в ОА приведены в приложении Е.

В рамках лабораторных работ по ББД будем использовать следующие понятия:

• Документ – информационное сообщение в виде совокупности показателей … (см. выше).

• Документ справочный (ДС) – это нормативно – справочный или другой условно-постоянный документ.

• Документ оперативный (ДО) – это оперативный и/или учетный документ.

• Показатель (П) или совокупность показателей (СК) – это часть справочного или оперативного доку­мента.

Для организации документооборота с использованием автоматизированных информационных систем (ИС, приложений) документы можно разде­лить на:

1. Входные документы (и показатели) – содержат первичную, не обработанную информацию, отражаю­щую состояние объ­екта управления, заполняются вручную либо при помощи техниче­ских средств.

2. Выходные документы (и показатели) – включают сводно-группировочные данные, полученные в резуль­тате автоматиза­ции обработки, и изготовляются на печатаю­щих или других устройствах.

В приложении (ИС) данные (документы, отдельные показатели) об ОА хранятся в виде баз данных.

База данных приложения - это совокупность взаимосвязанных данных описывающих объект автоматиза­ции (структуру и процесс функционирования).

В рамках исходных данных (описание ОА) для лабораторных работ данные об ОА заданы в двух разделах:

• «Входная информация» - перечислены справочные и оперативные документы, а также показатели.

• «Выходная информация» - перечислены отчеты (по справочным, оперативным документам, показате­лям и другие).