7.5. Контрольные вопросы

1. Какие элементы входят в состав таблиц СУБД MS Access?

2. Какие таблицы составляют базу данных СБД?

3. Какова роль инструментов Конструктор в СУБД MS Access?

4. Что представляет собой Схема данных базы данных СБД ?

5. С какой целью создаются связи между таблицами базы данных?

6. Какие основные этапы создания таблиц базы данных СБД?

7. Что представляет собой объекты базы данных Формы?

8. С какой целью проектируются Формы?

Тема 8.Исследование информационных возможностей базы данных атп

Задание 8.1.Ознакомиться с назначением запросов и их типами.

8.1.1.Запроспредставляет собой гибкое и удобное средство для обработки информации в базе данных. Для одной и той же таблицы можно создать несколько запросов, каждый из которых сможет выбирать из таблицы отдельную часть информации, интересующую в данный момент пользователя. В итоге из общей начальной базы формируется таблица запроса с указанной частью общей информации. Важным свойством запросов является то, что при создании таблицы запроса можно не только выбирать информацию из базы данных, но и обрабатывать ее: данные можно сортировать, фильтровать, объединять, распределять, изменять и вычислять; при этом базовые таблицы остаются неизменными.

8.1.2.В среде Access предусмотрена возможность создавать следующие запросы.

1) Запрос на выбор- выбираются записи, отвечающие указанным условиям отбора параметров.

2) Запрос на изменение- выполняется копирование или изменение данных. Такой запрос может быть создан для выполнения некоторых операций: удаления записей, обновления записей, добавления таблицы новых записей, создания новой таблицы из определенных записей.

3) Перекрестный запрос- позволяет выполнять статистические вычисления (суммы, количество записей, средних величин) по данным одного поля записи. Результаты выводятся в отдельных определенных полях.

4) Запрос с параметрами- обеспечивает ввод дополнительной информации, которая впоследствии используется в качестве критериев отбора.

5) Запрос на вычисление- способствует выполнению вычислений по формулам с содержимым полей.

Задание 8.2.Исследовать методы создания запросов.

8.2.1.Вызвать на экран первичное окно базы данных пользователя и пометить объектЗапросы- в правом поле окна предоставляются три возможных способа создания запросов (рис. 8.1):

1) выполнением команды Создание запроса в режиме конструктора;

2) выполнением команды Создание запроса с помощью мастера.

3) нажатием на панели инструментов кнопки Создать.

При обращении к первым двум способам открываются соответствующие окна для создания запроса.

При обращении к третьему способу программа предоставляет следующие пять дополнительных типов запроса:

1) Конструктор- с пустым бланком;

2) Простой запрос- запроса на выбор из определенных полей;

3) Перекрестный запрос- запрос, выводящий данные в компактном формате, подобном формату электронной таблицы;

4) Повторяющиеся записи- выбираются дублируемые записи;

5) Записи без подчиненных- из указанной таблицы выбираются записи, которые не связаны с записями другой таблицы.

Рис. 8.1. Окно базы данных

в режиме обращения к объекту Запросы.

8.2.3.Двойным нажатием ЛК мыши выполнить командуСоздание запроса в режиме конструктора; на экран выводится окно конструктораЗапрос1: запрос на выборку, а поверх него - окноДобавление таблицы(рис. 8.2).

Рис. 8.2. Окно для создания запроса в режиме Конструктор.

Выбор таблиц, которые будут принимать участие в запросе, выполняется в диалоговом окне Добавление таблицы. Обратить внимание на наличие в этом окне трех карточек:Таблицы,ЗапросыиЗапросы и таблицы. Они свидетельствуют о том, что запросы создаются не только по таблицам. Если ранее уже был создан запрос, то он может быть основой нового самостоятельного запроса или комбинированного - по другим запросам и таблицам.

8.2.4.Бланк запроса (рис 8.2), который находится под окномДобавление таблицы,имеет две части.Верхняячасть являетсяобластью схемы, в которой отображаются минимизированные копии таблиц (с названиями всех столбцов указанной таблицы), используемых в запросе, и линии связей полей таблиц.

В соответствием с вариантом пользователя первый запрос следует создать по таблице Информация. Для этого указать в окнеДобавление таблицыкарточкуТаблицыи пометить названиеИнформация;нажать кнопкуДобавить- указанная таблица выводится вобласти схемыбланка запроса на выбор (рис. 8.3).

Рис. 8.3. Окно конструктора при создании запроса Информация 1.

После завершения выбора таблиц в окне Добавление таблицыследует нажать кнопкуЗакрыть- это окно исчезает с экрана, но остается бланк запроса.

8.2.5.Нижняячасть бланка запроса являетсяобластью сеткии содержит пустые ячейки, в которых указываются параметры запроса: имена столбцов, условия отбора строк, группировка записей.

Столбцы области сетки определяют структуру результата запроса.

Строку Полев области сетки заполняют перетягиваниемназвания поляиз нужной таблицы в области схемы в верхнюю ячейку соответствующего столбца в области сетки. Каждому полю будущей результирующей таблицы соответствует один столбец бланка запроса на выборку.

Обратить особое внимание на то, что в вариантах запросов пользователей повторяются поля с номерами 1, 2 и 3. Это объясняется тем, что все запросы должны быть персонифицированы;четвертое поле в каждом запросе у каждого пользователя отличается.

Перетягивание выполняется следующим образом. Перевести указатель мыши в область схемы на первое поле, нажать ЛК мыши, удерживать ее нажатой и передвинуть в область сетки в верхнюю ячейку первого столбца слева; отпустить клавишу мыши - в этой ячейке выводится название указанного поля таблицы, а строка Имя таблицызаполняется автоматически при перетягивании названия поля.

В строке Сортировкаопределяют тип сортировки. Нажатием в соответствующей ячейке этой строки ЛК мыши на экран вызывается кнопка списка. Следующее нажатие кнопки списка способствует выводу на экран возможных вариантов сортировки записей данного поля в результирующей таблице. Рекомендуется оставить эту строку пустой, а необходимую сортировку выполнять вокне запросас помощью инструментов панелиСтандартная.

В строке Вывод на экранв окошках опций установка меток обеспечивает вывод на экран в окне запроса соответствующего столбца.

В строке Условие выборапечатают условия отбора определенных записей для окна запроса. Для каждого поля можно ввести свое условие отбора - простое или сложное. Рекомендуется на данном этапе работы оставить эту строку пустой.

8.2.6.Завершается создание запроса нажатием кнопкиЗакрытьв заголовке окнаЗапрос: запрос на выборку- выводится окно с приглашением ввести название запроса; оно должна состоять из названий таблиц, по содержанию которых образован запрос, и иметь цифру2(рис. 8.4).

8.2.7.Аналогично п.п. 8.2.3 - 8.2.5. создать 2-й и 3-й запросы по варианту пользователя. Обратить внимание на то, что в этих случаях в области схемы должны присутствоватьдвесоответствующие таблицы и линии связи их параметров, подобные связямСхемы данных.

8.2.8.Повторить создание указанных выше запросов и присвоить им в названиях цифру3(рис. 8.4).

Рис. 8.4. Состав объекта Запросыв окне базы данных.

В дальнейшем запросы с цифрой 2останутся неизменными (для сравнения); в запросы с цифрой3будут введены условия выбора.

8.2.9. На рис. 8.5 отображено состояние окна открытого запросаИнформация 2.

Рис. 8.5. Состояние окна запроса Информация 2.

Открытие запросов для просмотра выполняется в первичном окне базы данных указанием объекта Запросыи двойным нажатием ЛК мыши на названии запроса.

После составления всех шести запросов следует выполнить сортировку строк по порядковым номерам.

Задание 8.3.Усвоить методы создания запросов с условиями выбора.

8.3.1.Понятиезапросможно считать как некоторую команду на выбор, просмотр, изменение, создание или удаление данных. Если производственная база данных хорошо продуманна и тщательно разработана, то многочисленным пользователям, обращающимся к базе данных, нет необходимости иметь доступ к таблицам, которые являются чрезвычайно ценными объектами.

Никто, кроме автора или администратора базы данных, не должен выполнять изменения в таблицах. Поэтому все необходимые запросы администратор должен составить предварительно; для получения результата пользователь использует запросы.

Наиболее используемыми являются простые запросы, которые создаются с учетом определенных условий - условий выбора.

8.3.2.Изучить сведения о правилах составления условий выбора, приведенные в табл. 8.1 и 8.2.

Таблица 8.1. Примеры шаблонов записи условий для поиска

Используемые символы	Образец ввода	Результат поиска в Access
Вопросительный знак (?); шаблон для любого символа	За?ор	Зазор; Затор
Звездочка (*); шаблон для любой группы символов	Д*нь	День; Добрый день; Длинная тень
Звездочка (*); шаблон для любой группы начальных символов	*й	128й; Последний
Знак фунта (#); шаблон для любой цифры.	#-й	5-й; 8-й
Восклицательный знак (!) после левой скобки; служит для поиска символа, который не входит в указанный набор символов.	Иванов[!ым]	Иванову [но не Ивановым]

Таблица 8.2. Примеры условных выражений

Условные выражения	Вывод записей
Харьков	Имеющих значение Харьков
Not Харьков	Не имеющих значения Харьков
In (Харьков, Чертков)	Имеющих значение Харьков, Чертков
<М	От буквы А до буквы Л
>=М	От буквы М до буквы Я
100	Имеющих числовое значение 100
<=20	Чисел меньше или равных 20
Date()	Имеющих значение текущей даты
>=01.01.94	Имеющих значение даты после 01.01.94
Beetween 01.01.11and31.12.11	Имеющих значение 2011года
*.02.*	Имеющих значение Февраля месяца
Null	Содержащих в поле пустое значение
Is Not Null	Имеющих не пустое значение в поле

Допустим, что необходимо выяснить, кто из водителей работает в автоколоннах № 1и№ 2(запросИнформация 2,рис. 8.5). Для этого в окне базы данных указывается объектЗапросы,указывается название запросаИнформация 3и нажимается кнопкаКонструктор. В открывшемся окне в поле№_акв строкеУсловие отбора:вводится цифра1(условие выбора), а в строкеиливводится цифра2(условие выбора); нажать кнопкуЗакрытьв заголовке окна.

Далее программа в диалоговом окне выводит запрос о необходимости сохранения выполненных изменений - ответить утвердительно;выполняется возвращение в первичное окно базы данных.

Открыть запрос Информация_3и убедиться в том, что условие выбора выполнено без ошибок; закрыть запрос.