Лабораторна робота №4 – Розрахунки з підзвітними особами

Тема: Розрахунки з підзвітними особами. Авансові звіти.

Мета: вивчити порядок і особливості розрахунків з підзвітними особами. Навчитись складати авансові звіти.

Нормативна база:

1. Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №2755-VI (ст.ст. 140.1.7, 164.5).

Теоретичні відомості

Розрахунки з підзвітними особами

Грошові розрахунки з підзвітними особами відображаються описаними вище документами («Видатковий касовий ордер» і «Прибутковий касовий ордер») з вказівкою відповідного вигляду операції, підзвітної особи і суми.

При поверненні заборгованості (документ «Прибутковий касовий ордер») додатково вказується документ, за яким було видано грошові кошти підзвітній особі.

Звітування підзвітної особи про витрачені кошти оформляється за допомогою документа «Авансовий звіт» (меню «Каса» — «Авансовий звіт»).

В документі «Авансовий звіт» на закладці «Аванси» вказуються документи, за якими видавались готівкові кошти і суми, за які підзвітна особа звітується. На решті закладок відображається призначення витрачених підзвітною особою сум.

Дані, вказані в різних табличних частинах документу, визначають рахунки дебету, які будуть міститися в проведеннях в кореспонденції з рахунком 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

На закладці «Товари» вказується перелік товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ), які вибираються з довідника «Номенклатура». При підстановці користувачем тієї чи іншої номенклатурної позиції з довідника «номенклатура» система автоматично вносить відповідні рахунки для бухгалтерського і податкового обліку номенклатури і обліку ПДВ за замовчуванням. Вважається, що вказані ТМЦ поступають на склад, вказаний в полі «склад» у верхній частині форми документа.

При введенні кількості і ціни ТМЦ загальна сума і сума ПДВ розраховуються автоматично.

37

Якщо поступила поворотна тара, то заповнюється закладка «Тара». Поворотна тара є видом ТМЦ, що вимагає відособленого бухгалтерського обліку (докладніше буде розглянуто пізніше).

Якщо підзвітна особа розплатилася з контрагентом, то в документі «Авансовий звіт» заповнюється закладка «Оплата». На цій закладці указується контрагент (вибирається з довідника «контрагенти») і інші дані, необхідні для обліку взаєморозрахунків з контрагентами. Після введення контрагента система підставляє рахунки обліку розрахунків і рахунку обліку авансів за замовчуванням.

При придбанні товарів або оплаті послуг підзвітною особою можна заповнити закладку «інше» і тим самим віднести вартість послуг або товарів, наприклад, на витрати підприємства.

Кнопкою «Друк» можна сформувати регламентовану друкарську форму авансового звіту.

Розрахунки з підзвітними особами по банківських картах

Організація може перераховувати грошові кошти підзвітним особам на банківські карти. При цьому можуть використовуватися як особисті банківські картки співробітників, так і корпоративні банківські картки.

Використання особистих банківських карток співробітників

Для перерахування грошових коштів під звіт на особисту банківську картку працівник повинен повідомити в бухгалтерію організації банківські реквізити своєї картки. Можливе перерахування сум як в гривнях, так і у валюті.

Перерахування грошових коштів працівникові на особисту банківську картку оформляється документом «Платіжне доручення вихідне» (або «Платіжний ордер списання коштів») з виглядом операції «Перерахунок грошових засобів підзвітній особі».

Співробітник за допомогою картки оплачує товари і послуги, а також може знімати готівку. На здійснені витрати співробітник складає авансові звіти і представляє їх в бухгалтерію (аналогічно розрахункам готівкою).

У документі «Авансовий звіт» у разі розрахунків з підзвітною особою з використанням банківських карток на закладці «Аванси» вказуються банківські платіжні документи («Платіжне доручення вихідне», «Платіжний ордер на списання коштів»). У друкарській формі авансового звіту підзвітні суми, отримані за безготівковим розрахунком, показуються окремим рядком.

Використання корпоративних банківських карт

Для розрахунків з підзвітними особами через корпоративні банківські карти організація повинна відкрити в банку спеціальний картковий рахунок, отримати у банку необхідну кількість платіжних карток, «прив’язаних» до цього рахунку і видати ці картки співробітникам. Можливо також відкриття декількох карткових рахунків (наприклад, окремий рахунок для кожної картки). Власником картки при цьому є організація, а користувачем - конкретний співробітник (як правило, картки іменні, і здійснювати операції ними може тільки одна конкретна людина). Карткові рахунки можуть бути відкриті як в гривнях, так і у валюті.

Співробітник, отримавши карту, може з її допомогою оплачувати товари і послуги, а також знімати готівку.

На відміну від звичайного банківського рахунку, всі операції по витраті грошових коштів з карткового рахунку вважаються видачею під звіт співробітникові - користувачеві корпоративної банківської карти.

Перерахування грошових коштів на спеціальний картковий рахунок при використанні розрахункової (дебетовою) корпоративної карти оформляється документом «Платіжне доручення вихідне» з виглядом операції «Переказ на інший рахунок організації».

Зарахування кредиту на спеціальний картковий рахунок оформляється документом «Платіжний ордер на надходження грошових коштів» з виглядом операції «Розрахунки по кредитах і позиках».

38

Для віддзеркалення оплати послуг банку, пов’язаних з відкриттям і обслуговуванням спеціального карткового рахунку (грошові кошти перераховуються з розрахункового рахунку організації), використовуються документи «Платіжне доручення вихідне» (або «Платіжний ордер на списання грошових коштів») з виглядом операції «Інша витрата».

Витрата грошових коштів утримувачем карти для оплати товарів, робіт, послуг або на інші цілі, оформляється документом «Платіжний ордер на списання грошових коштів» з виглядом операції «Перерахунок грошових засобів підзвітній особі».

На всі здійснені по картці витрати співробітник складає авансові звіти і представляє їх в бухгалтерію.

У документі «Авансовий звіт» у разі розрахунків з підзвітною особою з використанням банківських карток на закладці «Аванси» вказуються банківські платіжні документи («Платіжне доручення вихідне», «Платіжний ордер на списання коштів»). У друкарській формі авансових звітів підзвітні суми, отримані за безготівковим розрахунком, показуються окремим рядком.

Оформлення посвідчень про відрядження

Оформлення посвідчень про відрядження в середовищі 1С:Бухгалтерія оформляється документом «Відрядження організацій» (меню «Кадри» / «Відрядження організацій».

У документі вказується:

•місце призначення – місто, організація й ціль відрядження;

•список відряджених працівників;

•період відрядження.

Для друку посвідчення про відрядження використовують кнопку «Друк».

Хід роботи:

На основі створеної фірми сформувати необхідні авансові звіти і посвідчення про відрядження, що супроводжують такий перелік операцій:

39

Для допуску до захисту лабораторної роботи необхідно представити роздруківки 3-х авансових звітів.

Типові питання, які виносяться на захист лабораторної роботи:

1.Що таке звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт (авансовий звіт)? Його зміст. Методика заповнення.

2.Які є шляхи видачі підзвітної суми?

3.Який термін звітування підзвітною особою про витрачені кошти?

4.Які бухгалтерські проведення здійснюються на основі авансових звітів?

5.Який порядок нарахування податку з доходів фізичних осіб за надміру витрачені підзвітні кошти та не повернуті у встановлений строк?

6.Що таке добові витрати? Які граничні норми добових витрат? Від чого залежить розмір добових витрат?

40