2. Вимоги до змісту і оформлення документів

До бухгалтерських документів ставляться наступні вимоги:

• своєчасність складання;

• реальність показників;

• правильність оформлення.

Документи повинні складатися своєчасно в момент здійснення господарських операцій, чітко, розбірливо, без виправлень і підчисток та інших дефектів, які викликають сумнів в правильності документів. Документи, складені з порушенням встановлених правил, не мають юридичної доказової сили. Правильно оформлений документ повинен мати всі показники, які необхідні для отримання повної інформації про операцію. Показники, які є в документі і характеризують операцію, називають реквізитами.

Кожен документ повинен мати обов'язкові реквізити:

• назва документа;

• його номер;

• дата складання;

• зміст господарської операції;

• вимірювачі операцій;

• підписи осіб, які відповідають за здійснення операцій і за правильність оформлення.

При відсутності якогось з обов'язкових реквізитів документ втрачає юридичну силу і не може служити основою для облікових записів. За достовірність і реальність показників, які знаходяться в документі, за доброякісність його оформлення несуть відповідність посадові особи, які підписують документ і головний бухгалтер.

3. Перевірка і обробка документів

Документи після запису в них господарських операцій передаються в бухгалтерію. Здаються по реєстру, копією якого служить розписка бухгалтерії в їх прийомі. Прийняті документи підлягають перевірці. Перевірка необхідна для встановлення правильності їх складання, законності і повноти відображення в них господарських операцій. Перевірка буває суттєва, формальна і арифметична.

Суттєва – полягає у встановленні законності і доцільності виконаної господарської операції.

Формальна – перевірка документів по формі, яка має за мету встановити повноту заповнення реквізитів документів, наявність відповідних підписів.

Арифметична – перевірка всіх арифметичних підрахунків.

Перевірені і прийняті бухгалтерією документи підлягають подальшій обробці, яка заключається в угрупуванні документів, таксуванні і розмітці.

Угрупування – підбір однорідних по змісту документів в групи і запис їх в накопичувальні відомості для отримання загальних підсумків.

Таксування – розцінка, проставляються на документах ціни і вираховуються суми.

Розмітка – полягає у визначенні кореспондуючих рахунків, на яких повинна відображатися господарська операція.

4. Зберігання документів

Після запису в облікові реєстри документи передаються на зберігання в архів під відповідальність головного (старшого) бухгалтера, або спеціально призначеної особи. Організація правильного зберігання документів в архіві має велике значення, тому архів повинен бути організований так, щоб було забезпечено збереження документів і можливість швидкого їх знаходження. Для цього оправдальні документи систематизують, підшивають в папки у хронологічній послідовності. На папках з документами – справах – вказують назву організації, № документів, їх кількість, назву синтетичного рахунку і до якого періоду вони відносяться.

Всі прийняті на зберігання справи реєструють в архівній книзі. Зберігаються документи в зачинених шафах, або спеціально відведеному приміщенні. Архіви бувають поточні і постійні. Поточний архів утворюється безпосередньо в бухгалтерії для зберігання документів за поточний рік. Для поточного архіву відводиться шафа, ключ від якої знаходиться у особи, відповідальної за зберігання архіву. Постійний архів знаходиться в спеціально обладнаному приміщенні і призначений для зберігання не тільки бухгалтерських документів, але й інших справ інших відділів і служб. Документи з поточного архіву передаються в постійний після закінчення звітного року. В постійному архіві документи зберігаються на протязі строків, встановлених для окремих видів документів відповідними міністерствами по узгодженню з Головним Архівним Управлінням. Справи видаються з архіву з дозволу головного (старшого) бухгалтера, а в окремих випадках по письмовій вимозі судово-слідчих органів, але з дозволу керівника підприємства.