Создание запросов

Результирующая таблица запроса может не соответствовать ни одной из базовых таблиц базы данных. Ее поля могут представлять набор из полей разных таблиц, а ее записи могут содержать отфильтрованные и отсортированные записи из таблиц, на основе которых формировался запрос.

Создание различных запросов подробно рассмотрено далее в примере создания базы данных (стр. 46).

Запросы лучше готовить вручную, с помощью Конструктора. Для этого нужно в окне База данных щелкнуть на значке Создание запроса в режиме конструктора, после чего открывается специальный бланк, называемый бланком запроса по образцу. Он состоит из двух областей. В верхней области отображается структура таблиц, к которым запрос адресован, а нижняя область разбита на столбцы – по одному столбцу на каждое поле будущей результирующей таблицы. С помощью контекстного меню на верхней половине бланка открывают те таблицы, к которым обращен запрос. Затем в них щелкают двойными щелчками на названиях тех полей, которые должны войти в результирующую таблицу. При этом автоматически заполняются столбцы в нижней части бланка. Сформировав структуру запроса, его закрывают, дают ему имя и в дальнейшем запускают двойным щелчком на имени запроса в окне База данных. Эти действия позволяют создать простейший запрос, называемый запросом на выборку.

Упорядочение записей в результирующей таблице

Если необходимо упорядочить данные, отобранные в результате работы запроса на выборку, по какому-либо полю, применяют сортировку.

В нижней части бланка имеется специальная строка Сортировка. При щелчке на этой строке открывается кнопка раскрывающегося списка, в котором можно выбрать метод сортировки: по возрастанию или по убыванию.

В результирующей таблице данные будут отсортированы по тому полю, для которого задан порядок сортировки.

Управление отображением данных в результирующей таблице

В нижней части бланка запроса по образцу имеется строка Вывод на экран. По умолчанию предполагается, что все поля, включенные в запрос, должны выводиться на экран, но это не всегда целесообразно. Отображение содержимого на экране можно подавить сбросом флажка Вывод на экран.

Дополнительным средством, обеспечивающим отбор данных по заданному критерию, является так называемое Условие отбора. Соответствующая строка имеется в нижней части бланка запроса по образцу. Для каждого поля в этой строке можно задать индивидуальное условие.

Если необходимо отобрать записи с заданным значением данного поля, то в этой строке записывается данное значение.

Несколько значений можно объединить операцией «or» (или).

Если необходимо отобрать записи, в которых значения заданных полей меньше (больше, не равно и пр.) заданного значения, то в этой строке перед заданным значением записываются знаки: < (меньше), > (больше), <= (меньше или равно), >= (больше или равно), <> (не равно). Например, <100.

Использование выражений в качестве полей результирующей таблицы

Иногда необходимо вывести на экран не значение какого-либо конкретного поля, а результат вычислений по заданной формуле. В этом случае в заданном столбце записывается арифметическое выражение, состоящее из имен полей, взятых в квадратные скобки и разделенных знакамиарифметических операций. Например, [поле1]*[поле3]-[поле2]*[поле4].

После окончания набора арифметического выражения автоматически появляется текст:

Выражение1:[поле1]*[поле3]-[поле2]*[поле4]

Для того, чтобы в результирующей таблице соответствующее поле называлось не Выражение1, а, например, Прибыль, нужно в строке Поле заменить текст Выражение1 на текст Прибыль:

Прибыль:[поле1]*[поле3]-[поле2]*[поле4]

Создание форм

Создание форм с помощью мастера

Для создания формы с помощью мастера из окна База данных нужно на панели Формы запустить Мастер форм щелчком на значке Создание формы с помощью мастера и выполнить следующие действия:

1. Выбрать таблицы (или запросы) и поля, которые должны войти в форму.

2. Выбрать внешний вид формы.

3. Выбрать стиль оформления формы.

4. Выполнить сохранение формы с заданным именем.

Изменить внешний вид полученной формы можно в режиме Конструктора, щелкнув на соответствующей кнопке на панели инструментов.

Форма имеет три основных раздела: область заголовка, область данных и область примечания. Линии, разделяющие разделы, перетаскиваются по вертикали с помощью мыши – это позволяет изменять размеры разделов.

Разделы заголовка и примечания имеют чисто оформительское назначение.

Раздел данных имеет содержательное значение – в нем представлены элементы управления, с помощью которых выполняется отображение данных или их ввод. Здесь можно разместить дополнительные элементы управления для автоматизации ввода данных (кнопки, переключатели и т.д.).