Лабораторна робота № 4 Тема "Ассеss. Оформлення звітів. Створення меню."

Мета Створювати та оформляти звіти, створювати кнопкові форми - меню.

Теоретичні відомості

Звітипризначені для оформлення потрібних даних з БД згідно з вимогами стандартів чи замовника і виведення їх на папір (рис. ).

Звіти можна побудувати на основі значень таблиць і запитів, розрахувати загальні для всіх записів звіту функції (Max,Min,Avgтощо), а також проміжні підсумки для груп значень. Звіти можно створювати, користуючись значеннями таблиці, зв'язаних таблиць або запитів.

Для роботи зі звітами існує два режима: КонстркторатаПредварительного просмотра.

Є такі способи створення звітів:

• Конструктор;

• Мастер отчетов;

• Автоотчеты.

Як і у випадку форм оптимальним є комбінований спосіб: звіт створюють за допомогою Мастера отчетов, а пізніше дооформляють його вручну за допомогоюКонструктора.

Звіт складається із таких частин (не всі вони є обов'язковими):

• Заголовок отчета - містить назву звіту;

• Верхний колонтитул- містить назву полів звіту, повторюється на усіх сторінках);

• Заголовок группы(якщо записи групуються);

• Область данных - імена полів, значення яких є у звіті;

• Нижний колонтитул- мітить поточну дату, номер поточної сторінки кількість усіх сторінок звіту;

• Примечание отчета- містить загальний підсумок звіту.

За допомогою елементів керування у звіт можна додавати розрахункові поля,рисунки, діаграми та інші об'єкти. Дані БД редагувата у звіті не можна.

При створенні бази даних користувач може організувати форму-меню (Кнопочную форму)програми, яка дозволяє переміщуватися по базі (відкривати форми, запити, звіти тощо).

Існує два способу створення Кнопочной формы:

• на базі порожньої форми растошовують кнопки (елементи керування);

• з допомогою Диспетчера кнопочных форм(майстер)Сервис Служебные программы (Настройки уMs Office 97)  Диспетчер кнопочных форм.

Завдання

На базі створених у лаборатоній роботі №3 таблиць: Рейтинг, Адреса створити реляційний запит, використовуючи для цього різні способи створення запитів: Автотчет, Мастер отчетов, Конструктор отчетов. Создать меню (рис. ), яке буде складатися из трех пунктів (сторінок) і пукт Просмотр отчетов матиме подменю та макрос для запуска БД та роботи з нею.

Послідовність виконання роботи

1. Запустіть програму Ассеss і відкрийте БД, що містить таблиці Рейтинг та Адреса.

2. Відкрийте по черзі Конструкторыцих таблиць і зробіть полеНомеру них ключовим (якщо це не зроблено раніше).

3. Створіть реляційний запит. У запиті повинні бути такі поля з двох таблиць: Номер,Группа,Фамилия,Имяз таблиціАдресаі полеСрБаллз таблиціРейтинг. Задайте режим впорядкування за спаданням рейтингу (полеСрБалл).

4. Запустіть запит на виконання і перегляньте результати.

5. Перейдіть у режим Конструктора. Змінітьтип запитунаСоздание новой таблицы…, утворіть її з назвоюРасчетзбережіть запитЗапрос8.

6. Додайте в упорядковану за полем СрБаллтаблицюРасчетполе з назвоюГород(тип Счетчик). Перегляньте таблицю.У кого зі студентів 5-й рейтинг?

7. Утворіть рядковий Автозвітна базі таблиціРасчет.ВікноБД ЗакладкаОтчеты  Создать Автоотчет: ленточныйисточник данных таблицаРасчетОК.

8. Розгляньте звіт. Виконайте команду Вид Предварительный просмотр. Розгляньте структуру звіту.

9. Перейдіть у режим конструктора. Закрийте конструктор і збережіть звіт з назвоюОтчет1.

10. Почніть створювати Отчет2за допомогоюМастера отчетов. ВікноБД ЗакладкаОтчеты  Создать Мастер отчетовисточник данных таблицаРасчет ОК. Виконайте всі вимоги майстра (див. пункти11-17).

11. Сформуйте структуру звіту з таких полів і в такому порядку: Группа, Фамилия, Имя, СрБалл, Город. Вибирайте по черзі поля у вікніДоступные поляі натискайте на кнопку з позначкою> и Далее.

12. Задайте групування записів у звіті по полю Группаі натисніть на кнопкуДалее.

13. Упорядкування можете не задавати.

14. Задайте вигляд макета звіту. Макет задайте ступенчатый, Ориентациюкнижная, увімкніть режимНастроить ширину полей для розмещения на одной странице(за замовчуванням усе це вже повинно бути задано)Далее.

15. Виберіть стиль, який вам більше до вподоби Далее.Який стиль ви вибрали?

16. Звіту дайте ім'я Отчет2,виберіь режимПросмотр отчетаі натисніть на кнопкуГотово. Розгляньте звіт і його структуру.

17. Змініть структуру звіту у режимі Конструкторатак, щоб покращити вигляд звіту: клацніть один раз у вікні заголовка групи (виберіть назву групи Группа) і зменшіть заголовок методом зменшення об'єкта; зменшіть і вигідніше розташуйте (перетягніть) інші об'єкти на свій розсуд; перемістіть черезбуферобміну об'єктГруппа з верхнього колонтитулу в заголовок групи; розмалюйте різними кольорами різні структурні частини звіту; задайте прізвища товстим шрифтом 16пунктів; зробіть інші зміни на свій розсуд.

Постійно перемикайте режимиКонструкторнаПредварительный просмотрі навпаки, щоб оглянути результат кожного кроку.

18. Створіть меню з допомогою Диспетчера кнопочных форм.Сервис Настройки  Диспетчер кнопочных форм. Підтвердити запрошення яке з'явиться.

19. Створить 2 сторінки кнопочної форми: Главная кнопочная форма, Кнопочная форма отчетов. У вікні Диспетчер кнопочных форм Создать….

20. Створіть головне меню. Виберіть сторінку Главная кнопочная формау вікніИзменение страницы кнопочной формы Создать…. Послідовно создайте 3 пункта головного меню:

• Ввод/просмотр формы Оценки,

• Просмотр отчетов,

• Выход из БД.

21. Задайте кнопкам головного меню текст та команди. УвікніИзменение страницы кнопочной формывиберайти послідовно елементи Изменить…  у вікніИзменение элементов кнопочной формы ведітьтекст, команду, кнопочная форма:

Елемент	Текст	Команда	Об'єкт
Ввод…	Ввод/промотр формы Оценки	Открытие формы в режиме редактирования	Оценки
Просмотр отчетов…	Просмотр отчетов…	Переход к кнопочной форме	Кнопочная форма отчетов
Выход	Выход	Выход из приложения

22. Створіть підменю Кнопочная форма отчетов. Аналогічно з пунктом 21.

    Елемент	Текст	Команда	Об'єкт
    Отчет успеваемости	Отчет успеваемости	Открыть отчет	Отчет1
    Отчет по группам	Отчет по группам	Открыть отчет	Отчет2
    Выход в главное меню	Выход в главное меню	Переход к кнопочной форме	Главная кнопочная форма

23. Закінчить створення кнопкової форми. Натиснить кнопку Закрыть.

24. Запустіть меню. Вікно БД  закладка Формы Кнопочная формаОткрыть. Вона буде автоматично з'являтися на екрані після відкриття БД.

25. Закрийте меню. Перейдіть у режим Конструктората додайте у кнопкову форму рисунок.

26. Створіть макрос для автоматичного запуска Главной кнопочной формыпри відкритті бази даних.Макросы Создать  у вікні макроса встановить слідуючі параметри

    Макрокоманда	Аргументы макрокоманды	Примечание
    Свернуть		Свернуть окно БД
    Открыть форму	Поле Имя: Главная кнопочная форма	Открыть меню

27. Зберегти макрос. При збереженні надайте йому ім'яAutoexec. Перевірте роботу макроса. Закрийте та знов відкрийте БД.

28. Закінчіть роботу.