7.7 Автоматизація офісної діяльності

Історично автоматизація почалася на виробництві і потім поширилася на офіс, маючи спочатку метою лише автоматизацію рутинної секретарської роботи. У міру розвитку засобів комунікацій автоматизація офісних технологій зацікавила фахівців і управлінців, які побачили в ній можливість підвищити продуктивність своєї праці.

Автоматизація офісу покликана не замінити існуючу традиційну систему комунікації персоналу (з її нарадами, телефонними дзвінками і наказами), а лише доповнити її. Спільне використання цих систем забезпечує раціональну автоматизацію управлінської праці і найкраще забезпечення управлінців інформацією.

Автоматизований офіс привабливий для менеджерів всіх рівнів управління у фірмі не лише тому, що підтримує внутріфірмовий зв'язок персоналу, але також тому, що надає їм нові засоби комунікації із зовнішнім оточенням.

Інформаційна технологія автоматизованого офісу - організація і підтримка комунікаційних процесів як усередині організації, так і із зовнішнім середовищем на базі комп'ютерних мереж інших сучасних засобів передачі і роботи з інформацією

Офісні автоматизовані технології використовуються управлінцями, фахівцями, секретарями і конторськими службовцями, особливо вони привабливі для групового вирішення проблем. Вони дозволяють підвищити продуктивність праці секретарів і конторських працівників і дають їм можливість справлятися із зростаючим об'ємом робіт. Проте ця перевага є другорядною в порівнянні з можливістю використання автоматизації офісу як інструмент для вирішення проблем. Поліпшення і прискорення рішень, що приймаються менеджерами, в результаті їх досконалішій комунікації здатне забезпечити економічне зростання фірми.

В даний час відомо декілька десятків програмних продуктів для комп'ютерів і некомп'ютерних технічних засобів, що забезпечують технологію автоматизації офісу: текстовий процесор, табличний процесор, електронна пошта, електронний календар, аудіопошта, комп'ютерні і телеконференції, відеотекст, зберігання зображень, а також спеціалізовані програми управлінської діяльності: ведення документів, контролю за виконання наказів і так далі

Автоматизацію офісу доповнюють некомп'ютерні засоби: аудіо і відеоконференції, факсимільний зв'язок, ксерокс і інші засоби оргтехніки.

База даних є обов'язковим компонентом будь-якої інформаційної технології. У автоматизованому офісі база даних концентрує в собі дані про виробничу систему фірми так само, як в технології обробки даних на операційному рівні. Інформація в базу даних може також поступати із зовнішнього оточення фірми. Фахівці повинні володіти основними технологічними операціями по роботі в середовищі баз даних.

Приклад. У базі даних збираються відомості про щоденні продажі, передавані торгівельними агентами фірми на головний комп'ютер, або зведення про щотижневі постачання сировини. Можуть щодня по електронній пошті поступати з біржі зведення про курс валют або котируваннях коштовних паперів, у тому числі і акцій цієї фірми, які щодня коректуються у відповідному масиві бази даних.

Інформація з бази даних поступає на вхід комп'ютерних застосувань (програм), таких, як текстовий процесор, табличний процесор, електронна пошта, комп'ютерні конференції і ін. Будь-який комп'ютерний додаток автоматизованого офісу забезпечує працівникам зв'язок один з одним і з іншими фірмами.

Текстовий процесор - це вигляд прикладного програмного забезпечення, призначений для створення і обробки текстових документів. Таким чином, у розпорядженні менеджера є ефективний вигляд письмової комунікації. Регулярне здобуття підготовлених за допомогою текстового процесора листів і доповідей дає можливість менеджерові постійно оцінювати ситуацію на фірмі.

Електронна пошта (E-mail), грунтуючись на мережевому використанні комп'ютерів, дає можливість користувачеві отримувати, зберігати і відправляти повідомлення своїх партнерів по мережі. Тут має місце лише однонаправлений зв'язок. Це обмеження, на думку багатьох дослідників, не є дуже важливим, оскільки в п'ятдесяти випадках із ста службові переговори по телефону мають на меті лише здобуття інформації. Для забезпечення двостороннього зв'язку доведеться багато разів посилати і приймати повідомлення по електронній пошті або скористатися іншим способом комунікації.

Електронна пошта може надавати користувачеві різні можливості залежно від використовуваного програмного забезпечення. Аби посилане повідомлення стало доступне всім користувачам електронної пошти, його слід помістити на комп'ютерну дошку оголошень, за бажання можна вказати, що це приватна кореспонденція. Ви також можете послати відправлення з повідомленням про його здобуття адресатом.

Аудіопошта - це пошта для передачі повідомлень голосом. Вона нагадує електронну пошту, за винятком того, що замість набору повідомлення на клавіатурі комп'ютера ви передаєте його через телефон. Також по телефону ви отримуєте прислані повідомлення. Система включає спеціальний пристрій для перетворення аудіосигналів в цифровий код і назад, а також комп'ютер для зберігання аудіоповідомлень в цифровій формі. Аудіопошта також реалізується в мережі. Система періодично обдзвонюватиме всіх вказаних співробітників для передачі ним повідомлення.

Табличний процесор так само, як і текстовий процесор, є базовій складовій інформаційної культури будь-якого співробітника і автоматизованої офісної технології. Без знання основ технології роботи в нім неможливо повноцінно використовувати персональний комп'ютер в своїй діяльності. Функції сучасних програмних середовищ табличних процесорів дозволяють виконувати багаточисельні операції над даними, представленими в табличній формі. Об'єднуючи ці операції по загальних ознаках, можна виділити найбільш багаточисельні і вживані групи технологічних операцій:

• введення даних як з клавіатури, так і з баз даних;

• обробка даних (сортування, автоматичне формування підсумків, копіювання і перенесення даних, різні групи операцій по обчисленнях, агрегація даних і так далі);

• виведення інформації в друкарському вигляді, у вигляді файлів, що імпортуються, в інші системи, безпосередньо в базу даних;

• якісне оформлення табличних форм представлення даних;

• багатопланове і якісне оформлення даних у вигляді діаграм і графіків;

• проведення інженерних, фінансових, статистичних розрахунків;

• проведення математичного моделювання і ряд інших допоміжних операцій.

Будь-яке сучасне середовище табличного процесора має засоби пересилки даних по мережі.

Електронний календар надає ще одну можливість використовувати мережевий варіант комп'ютера для зберігання і маніпулювання робочим розкладом управлінців і інших працівників організації. Менеджер (або його секретар) встановлює дату і час зустрічі або іншого заходу, переглядає розклад, що вийшов, вносить зміни за допомогою клавіатури. Технічне і програмне забезпечення електронного календаря повністю відповідає аналогічним компонентам електронної пошти. Більш того, програмне забезпечення календаря часто є складовою частиною програмного забезпечення електронної пошти.

Система додатково дає можливість дістати доступ також і до календарів інших менеджерів. Вона може автоматично погоджувати час зустрічі з їх власними розкладами.

Використання електронного календаря виявляється особливо ефективним для менеджерів вищих рівнів управління, робочі дні яких розписані надовго вперед.

Комп'ютерні конференції використовують комп'ютерні мережі для обміну інформацією між учасниками групи, вирішальної певну проблему. Природно, коло осіб, що мають доступ до цієї технології, обмежене. Кількість учасників комп'ютерної конференції може бути у багато разів більше, ніж аудио- і відеоконференцій.

Телеконференція включає трьох типів конференцій: аудіо, відео і комп'ютерну. Відеотекст заснований на використанні комп'ютера для здобуття відображення текстових і графічних даних на екрані монітора.

Обмін каталогами і цінниками (прайс-листами) своєї продукції між компаніями у формі відеотексту набуває зараз всього велику популярність. Що ж до компаній, що спеціалізуються на продажі відеотексту, то їх послуги починають конкурувати з такою друкарською продукцією, як газети і журнали. Так, в багатьох країнах зараз можна замовити газету або журнал у формі відеотексту, не говорячи вже про поточні зведення біржової інформації.

Зберігання зображень. У будь-якій фірмі необхідно тривалий час зберігати велику кількість документів. Їх число може бути таке велике, що зберігання навіть у формі файлів викликає серйозні проблеми. Тому виникла ідея зберігати не сам документ, а його образ (зображення), причому зберігати в цифровій формі. Зберігання зображень (imaging) є перспективною офісною технологією і грунтується на використанні спеціального пристрою оптичного распознавателя образів, дозволяючого перетворювати зображення документа або фільму в цифровий вигляд для подальшого зберігання в зовнішній пам'яті комп'ютера. Збережене в цифровому форматі зображення може бути у будь-який момент виведене в його реальному вигляді на екран або принтер. Для зберігання зображень використовуються оптичні диски

Ідея зберігання зображень не нова і реалізовувалася раніше на основі мікрофільмів. Створенню даної технології сприяла поява нового технічного рішення - оптичного диска в комбінації з цифровим записом зображення.

Аудіоконференції використовують аудіозв'язок для підтримки комунікацій між територіально видаленими працівниками або підрозділами фірми. Найбільш простим технічним засобом реалізації аудіоконференцій є телефонний зв'язок, оснащений додатковими пристроями, що дають можливість участі в розмові більш ніж двом учасникам. Створення аудіоконференцій не вимагає наявності комп'ютера, а лише передбачає використання двостороннього аудіозв'язку між її учасниками. Використання аудіоконференцій полегшує ухвалення рішень, воно дешеве і зручно.

Відеоконференції призначені для тих же цілей, що і аудіоконференцій, але із застосуванням відеоапаратури. Їх проведення також не вимагає комп'ютера. В процесі відеоконференції її учасники, віддалені один від одного на значну відстань, можуть бачити на телевізійному екрані себе і інших учасників. Одночасно з телевізійним зображенням передається звуковий супровід.

Хоча відеоконференції дозволяють скоротити транспортні і відрядні витрати, більшість фірм застосовують їх не лише з цієї причини. Ці фірми бачать в них можливість залучити до вирішення проблем максимальну кількість менеджерів і інших працівників, територіально віддалених від головного офісу.

Факсимільний зв'язок заснований на використанні факс-апарату, здатного читати документ на одному кінці комунікаційного каналу і відтворювати його зображення на іншому. Факсимільний зв'язок вносить свій вклад до ухвалення рішень за рахунок швидкої і легкої розсилки документів учасникам групи, вирішальної певну проблему, незалежно від їх географічного положення.

Найбільш популярним набором програм для офісної автоматизації є Microsoft Office. Продукти Microsoft Office тісно інтегровані між собою, вони мають більше 50% загальної програмної коди. Це є основою однотипної роботи зі всіма застосуваннями.