2.4 Ознайомлення з функціональними обов'язками секретаря суду і секретаря судового засідання

Проходячи навчальну практику в Голосіївському районному суді м. Києва я мала змогу ознайомитись з нормативними актами, які регулюють діяльність судового діловодства, секретаря суду, секретаря судового засідання. Це такі нормативні акти, як Інструкція з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ від 17 грудня 2013 року, Типова посадова інструкція секретаря судового засідання місцевого загального суду, Типова посадова інструкція секретаря місцевого загального суду.

Інструкція з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ (далі – Інструкція) від 17 грудня 2013 року розроблена відповідно до Конституції, законів України, нормативно-правових документів, що регулюють відносини пов’язані з організацією та діяльністю судових органів влади в Україні. Головне завдання цього нормативного документа полягає у встановленні правил ведення діловодства у місцевих судах, апеляційних судах, Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних та кримінальних справ, регламентація правил роботи з документами з моменту надходження документу до канцелярії суду до моменту знищення, передачі до іншої установи або до архіву місцевого загального суду.

Типова посадова інструкція секретаря судового засідання встановлює права, обов’язки, обсяг відповідальності, завдання роботи секретаря судового засідання. Відповідно до 2 розділу цієї інструкції визначаються такі обов‘язки секретаря судового засідання:

1. Здійснює судові виклики та повідомлення в справах, які находяться у провадженні;

2. Здійснює оформлення та розміщення списків справ, призначених до розгляду;

3. Перевіряє наявність і з’ясовує причини відсутності осіб, яких викликано до суду, і доповідає про це головуючому судді;

4. Здійснює перевірку осіб, які викликані в судове засідання, та зазначає на повістках час перебування в суді;

5. Забезпечує фіксування судового засідання технічними засобами згідно з Інструкцією про порядок фіксування судового процесу технічними засобами ;

6. Веде журнал судового засідання, протокол судового засідання;

7. Виготовляє копії судових рішень у справах, які знаходяться в провадженні судді;

8. Здійснює заходи щодо вручення копії вироку засудженому або виправданому;

9. Здійснює оформлення для направлення копій судових рішень сторонам та іншим особам, які беруть участь у справі;

10. Оформлює матеріали судових справ і здійснює передачу справ до канцелярії суду;

11. Виконує інші доручення судді, керівника апарату суду, помічника судді, що стосується організації розгляду судових справ.

Типова посадова інструкція секретаря місцевого загального суду встановлює права, обов’язки, обсяг відповідальності, завдання роботи секретаря суду. Розділом 2 цієї інструкції визначено такі завдання та обов’язки секретаря суду:

1. Веде первинний облік справ і матеріалів;

2. Забезпечує зберігання судових справ та інших матеріалів;

3. Веде номенклатурні справи суду;

4. Здійснює облік і забезпечує зберігання речових доказів;

5. Здійснює підготовку судових справ із скаргами, поданнями для надіслання до судів вищих інстанцій;

6. Проводить роботу з оформлення звернення судових рішень до виконання;

7. Веде контрольні та зведені контрольні виконавчі провадження;

8. Здійснює облік виконавчих документів, які передаються для виконання до державної виконавчої служби;

9. Проводить перевірку відповідності документів у судових справах опису справи;

10. Складає за встановленими формами статистичні звіти про результати розгляду судових справ;

11. Надає пропозиції щодо складання номенклатури справ суду;

12. Здійснює підготовку та передачу до архіву суду судових справ за минулі роки, провадження у яких закінчено;

13. Здійснює прийом громадян, видачу копій судових рішень, інших документів, які зберігаються в канцелярії суду, та судових справ для ознайомлення учасникам судового розгляду відповідно до встановленого порядку;

14. Виконує доручення голови суду, керівника апарату суду та старшого секретаря суду щодо організації роботи канцелярії суду.

Ведення діловодства секретарем суду і секретарем судового засідання

Діловодство суду здійснюється відповідно чинного законодавства (додаток 3). Роботу з обліку та обробки документації здійснює канцелярія суду. В залежності від процесів в суді вони поділяють на загальну, кримінальну, адміністративну. Сфера повноважень канцелярій суду описана в положеннях про канцелярію. В ній визначені такі функції, як:

1. Дотримання загальних   правил  ведення судового  діловодства  в  суді та  порядку роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді  до  відправлення  або  передавання  в  архів, звернення до виконання судових рішень;

2.  Здійснення роботи з документального забезпечення роботи суду;

3.  Здійснення роботи щодо обліку документообігу суду;

4.   Здійснення роботи з обліку звернень громадян та юридичних осіб;

5.   Здійснення прийому громадян;

6.   Забезпечення статистично-аналітичної роботи суду;

7.   Забезпечення зберігання речових доказів;

Канцелярія є першою «станцією» куди потрапляє документ. Документ реєструється в журналі вхідної документації. Потім він потрапляє до голови суду, де він розглядається, і знову повертається до канцелярії де він реєструється у автоматизованій системі суду, базі даних. Потім він направляється на виконання безпосередньо виконавцеві, або до судді. Він розглядається суддею якщо це справа, виносить рішення. Потім документ повертається до канцелярії, працівники повинні прозвітувати про виконання документу. До заявника надсилається відповідь. Документи, що повинні відправлятись реєструються в журналі вихідної документації. Розглянута справа передається до архіву суду.

Відповідно до розділу 7 Положення про канцелярію за неналежне ведення діловодства несе дисциплінарну відповідальність старший секретар суду, за такі порушення, як неналежна організація діяльності канцелярії, неналежну організацію оперативної, якісної підготовки та оформлення документів, ведення діловодства згідно з Інструкцією з діловодства, неналежне ведення електронного документообігу у суді, недотримання ним та підпорядкованими йому співробітниками канцелярії трудової  дисципліни, правил внутрішнього трудового розпорядку. Інші працівники апарату суду несуть відповідальність відповідно до їх посадових інструкцій.