Тема 8. Класифікація документів. Реквізити

1– 2. Що таке документ? Класифікація документів

Документ - основний вид ділового мовлення, що містить інформацію, "зафіксовану на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі".

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони - писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру. Оформлюють їх на папері, дискеті, диску. У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найпоширенішим є текстовий документ, зміст якого - мовна інфомація, зафіксована будь-яким типом письма або певною системою звукозаписування.

Документи поділяються на види за кількома ознаками:

1.3а найменуванням розрізняють: заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.

2. За походженням документи поділяють на службові (офіційні) й особисті.

Службові документи створюються організаціями, підприєм­ ствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформлюються відповідно до єдиних вимог.

Особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності. До особистих належать також і ті до­ кументи, які містяться у приватному зібранні особи.

3.3а місцем виникнення документи поділяють на внутрішні й зовнішні. До внутрішніх належать документи, що мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено; до зовнішніх - документи, які є результатом спілкування установи з іншими установами або організаціями.

4. За призначенням розрізняють документи організаційні, розпорядчі, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу, інформаційні.

5. За напрямком документи поділяють на вхідні й вихідні.

Вхідний - це службовий документ, що надійшов до установи.

Вихідний - це службовий документ, який надсилають іншій юридичній чи фізичній особі.

6. За формою документи бувають стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні).

Стандартні документи мають однакову форму і заповнюються у певній послідовності й відповідно до обов'язкових правил (типові листи, типові інструкції, типові положення).

Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій. їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви).

7. За термінами виконання є документи звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові. Звичайні безстрокові документи виконуються в порядку загальної черги. Для термінових установлено строк виконання. До них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). До дуже термінових належать документи з позначкою "дуже терміново".

8. За ступенем гласності документи поділяють на загальні, таємні, для службового користування (ДСК).

Таємні документи мають угорі праворуч позначку "Таємно". Розголошення змісту такого документа веде до кримінальної відповідальності. Конфіденційним документам надається гриф обмеженого доступу "Для службового користування", який проставляють у правому верхньому куті першої сторінки на відстані 104 мм від межі лівого берега.

9. За стадіями створення розрізняють оригінали, копії та виписки.

Оригінал - це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й за потреби завірений штампом і печаткою. Оригінал першим набуває юридичної сили.

Копія - це точне знакове відтворення змісту оригіналу чи іншого документа. На копії документа вгорі праворуч обов'язково робиться помітка "Копія".

Коли треба відтворити не весь документ, а лише його части­ ну, робиться витяг з нього. Якщо документ загублено, видається його повторний примірник - дублікат. Юридично оригінал і дублікат рівноцінні.

10. За складністю документи поділяють на прості (односкладові) і складні.

11. За термінами зберігання документи бувають постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання.

12. За технікою відтворення документи можуть бути рукописними й відтвореними механічним способом. Сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організування роботи зі службови­ ми документами, називається діловодством.

Сукупність взаємопов'язаних службових документів, застосовуваних у певній сфері діяльності чи галузі, називається системою документації.