Выписка из приказа оформляется аналогично выписке из протокола. Обязательна коДокладная записка

 ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА - документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Реквизиты докладной записки (на общем бланке):

- адресат (кому адресована докладная записка), фамилия и инициалы должностного лица и наименование должности;

- название вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

- дата;

- номер документа;

- место издания;

- заголовок к тексту;

- текст;

- приложение, основание;

- подпись.

1. В зависимости от содержания докладные записки могут быть инициативного, информационного или отчетного характера.

2. Докладные записки бывают внутренними и внешними.

3. Если докладная записка содержит сведения внутреннего характера, то она оформляется с помощью ПК, машинописным или рукописным способом на чистом листе бумаги формата А4, имеет дату, заголовок к тексту, подписывается составителем.

4. Если докладная записка адресована в вышестоящую организацию от имени учреждения или структурного подразделения, то она оформляется на ПК или машинописным способом на общем бланке, имеет дату; исходящий номер и подписывается руководителем предприятия.

5. Докладные записки по основным вопросам деятельности предприятия хранятся 5 лет.

Порядок составления текста докладной записки

В первой части текста излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки.

Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

нстатирующая часть.

ОФОРМЛЕНИЕ ПРОТОКОЛА. ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА. ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

 ПРОТОКОЛ – документ, который фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях.

Коммерческие предприятия составляют протоколы заседаний Совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний акционеров и т.д.

1. Протокол ведет секретарь, конспектируя, стенографируя или записывая на диктофон выступления участников заседания.

2. Протоколы могут быть трех видов:

¨            краткие – записываются обсуждаемые вопросы (повестка дня), фамилии докладчиков и выступающих в прениях, а также принятые решения;

¨            полные – содержат кроме повестки дня и принятых решений краткую запись выступлений;

¨            стенографические – весь ход заседания записывается дословно.

3. В тех случаях, когда текст доклада прилагается, выступление не записывается, а после фамилии докладчика указывается: «Текст доклада прилагается».

4. Реквизиты протокола:

¨      название вида документа (ПРОТОКОЛ)

¨      дата заседания

¨      индекс (номер)

¨      место заседания

¨      гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению)

¨      заголовок к тексту

¨      вводная часть текста (состав присутствующих, повестка дня)

¨      текст

¨      личная подпись председателя

¨            личная подпись секретаря

Требования к оформлению протокола

1. Протокол оформляется на общих бланках или спецбланках формата А4.

2. Датой протокола является дата заседания.

3. Протоколы нумеруют в пределах календарного года.

4. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

5. Вводная часть.

¨            Вводная часть имеет постоянную информацию (председатель, секретарь, присутствующие) и переменную (инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих).

¨            Слова: «председатель», «секретарь», «присутствовали» пишут от нулевого положения табулятора.

¨            От 2-го положения табулятора ставят тире, затем пишут инициалы и фамилии.

¨            Фамилии присутствующих и приглашенных пишут в алфавитном порядке через один интервал. Если их число превышает 15, к протоколу прилагается список присутствующих, а во вводной части протокола указывается их общее количество: «Присутствовало 130 человек».

¨            Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Слова «Повестка дня» печатаются от нулевого положения табулятора. Каждый пункт повестки дня нумеруется и записывается с красной строки. Наиболее важные вопросы ставят первыми.

6. Основная часть

¨      Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

¨            После двоеточия с абзаца пишут фамилии и инициалы выступающих. Через тире – краткое изложение текста выступления.

¨            Текст печатают через 1,5 интервала. Перед словами «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ» – 2 интервала, перед «ПОСТАНОВИЛИ» – 3 интервала.

Протокол, составленный в ходе заседания, редактируют, при наличии стенограммы – расшифровывают, печатают и подписывают председателем и секретарем или стенографисткой (если заседание стенографируется).

 

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

ВЫПИСКА – это копия какой-либо части документа.

1. В протоколе при оформлении выписок обязательна вводная часть, включая повестку дня, затем дословная запись содержания нужных абзацев: рассматриваемые вопросы (СЛУШАЛИ) и что постановили.

2. Выписка из протокола содержит те же реквизиты, добавляется реквизит «заверительная надпись» (Верно, должность, дата, подпись, расшифровка подписи).

 

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

Оформляется аналогично выписке из протокола. Обязательна констатирующая часть.