3.Технологія налагодження седо до установи

До моменту впровадження системи «ДІЛО » на підприємстві , як правило , вже існують усталені правила діловодства . До таких правил можна віднести : • порядок первинної реєстрації документа ; • порядок формування реєстраційного номера документа ; • порядок відстеження руху документів від одного виконавця до іншого; • порядок підшивки ( списання ) документів у справу відповідно до номенклатури справ ; • порядок розсилки вихідних документів . Рішення, закладені в системі « ДЕЛО» , орієнтовані на використання правил діловодства , прийнятих в Росії. Первинна реєстрація документів.Всі документи, що підлягають реєстрації , поділяються на кілька груп , кожна з яких має свій набір реквізитів . Системою «ДЕЛО» підтримуються три базові групи: • Вхідні ; • Вихідні ( внутрішні) ; • Листи та звернення громадян. Група Вхідні призначена для реєстрації надходить в організацію службової кореспонденції . Група Вихідні (внутрішні ) призначена для реєстрації вихідної з організації кореспонденції і внутрішніх документів (крім того, у групі Вихідні можлива реєстрація проектів документів) . Група Листи і звернення громадян – для реєстрації надходять в організацію листів громадян . Система допускає розподіл кожної з груп документів на довільні підгрупи , що поєднують документи за загальним тематичною ознакою , ознакою підрозділів або ознакою листування . Кожну з підгруп , у свою чергу , можна ділити на дрібніші підгрупи і так далі. Наприклад , групу Вихідні можна розділити на підгрупи Відправляються документи і Внутрішні документи , а підгрупу Внутрішні документи - на підгрупи Накази , Розпорядження , Інструкції і т. д. Ділення на підгрупи визначається правилами документообігу і потребами довідково -аналітичної роботи . Склад підгруп і правила формування реєстраційних номерів зберігаються в системному довіднику Групи документів . Залежно від того, до якої базової групи віднесений документ , його РК містить різний набір реквізитів . склад реквізитів кожної з груп документів також визначається діючими російськими нормативними документами ( див. гл. « Реквізити РК вихідних (внутрішніх) документів » і« Реквізити РК входять документів , листів і звернень громадян »розділу « Реєстрація документа »). При цьому можливості автоматизації привносять деяку специфіку в роботу з РК:

• реквізити заповнюються шляхом вибору значень з довідників системи . Перелік довідників , забезпечують введення даних в РК , наведено в таблиці 2-2 ; • практично всі значення реквізитів РК при виконанні пошуку можуть бути критеріями відбору. Таким чином , система дає можливість формувати досить складні пошукові запити , результатом виконання яких є добірка документів , які відповідають заданим параметрах пошуку . Іншим завданням , що виникає на етапі первинної реєстрації , є визначення посадової особи, якій повинен бути переданий документ для прийняття по ньому конкретного рішення (накладення резолюції , списання в справу , перенаправлення в іншу організацію і т. п.). У системі « ДЕЛО» передбачено два основні сценарії первинної реєстрації. Перший з них відповідає випадку , коли на адресу підприємства щодня надходить велика кількість кореспонденції і в завдання первинної реєстрації входить привласнення реєстраційного номера та передача документа в підрозділ або посадовій особі відповідно з якими - або формальними правилами . Так , якщо в документі не вказаний адресат в явному вигляді ( наприклад , " Директору " ) , то він може бути переданий в небудь підрозділ у відповідності зі своєю тематичною спрямованістю (наприклад , всі дилерські договори передаються у відділ маркетингу) . зазвичай такий порядок прийнятий у великих організаціях, що мають експедицію. При реалізації даного сценарію системою «ДІЛО » підтримується режим автоматичної передачі документа в відповідності зі значенням , встановленим у момент первинної реєстрації для реквізиту РК Кому (кому адресовано документ ) . При цьому : • якщо значенням реквізиту є найменування підрозділи , то документ передається в кабінет , серед власників якого є керівник цього підрозділи ; • якщо задана прізвище посадової особи , то документ передається в кабінет даної посадової особи; • якщо значення не задано (наприклад , користувач , здійснює первинну реєстрацію , не знає , кому передати документ) , то документ передається в підрозділ і кабінет , задані при налаштуванні параметрів користувача, що виконує реєстрацію . Після того , як документ опинився в якомусь кабінеті , робота з ним доручається більш кваліфікованому персоналу , в результаті чого документ або перенаправляється в інше підрозділ , або починається його виконання ( на документ накладається резолюція і т. д.). Другий сценарій передбачає випадок , коли первинна реєстрація проводиться кваліфікованими співробітниками . У цьому випадку формування основних реквізитів РК може супроводжуватися і прийняттям яких-небудь рішень по документу. Наприклад , документ може бути відразу списаний у справу або на неї може бути накладено проект резолюції. Якщо ж приймається рішення про передачу документа іншому посадовій особі (наприклад , для накладення на нього резолюції) , то, на відміну від попереднього сценарію , заповнення реквізиту РК Кому не приводить до автоматичної передачу документа . Для того щоб документ потрапив в інший кабінет , потрібно виконати операцію пересилання документа , вказавши при цьому прізвище чергового посадової особи (або підрозділу). Даний порядок відображає досить поширений випадок , коли в якості адресата в РК документа проставляється одна посадова особа , а фактичне вирішення по документу приймається іншим. Ця можливість системи «ДІЛО » орієнтована на таку технологію діловодства , при якій посадові особи продовжують працювати з паперовими документами. У цьому випадку правила діловодства наказують ведення журналу передачі документів , в якому зазначаються всі переміщення оригіналу і копій документа від однієї посадової особи до іншому. Такий порядок покликаний підвищити виконавську дисципліну і знизити ймовірність втрати документа . Система «ДІЛО » підтримує автоматизоване ведення такого журналу по кожному з документів , зареєстрованих в системі ( див. гл. «Журнал передачі документа » розділу «Рух паперового документа всередині організації») . Виконані документи списуються ( підшиваються ) у справи в відповідно до номенклатури справ . за встановленими стандартам номенклатура справ відображає встановлені в організації правила групування документів за темами для забезпечення впорядкованого зберігання виконаних документів . Доцільно організувати роздільне ведення справ в основних структурних підрозділах . потім всередині кожного такого розділу визначаються заголовки справ , відображають основний зміст підшивають у них документів , вводиться індексація справ (індекс , як правило складається з цифрового або літерного позначення підрозділи і порядкового номера заголовка справи) і поточний рік номенклатури. Таким чином , за індексом ( номером ) справи можна судити , в якому підрозділі був списаний документ і до якого різновиду документів він відноситься. Система «ДІЛО » реалізує вищевикладений порядок складання номенклатури справ в ході налаштування довідника Номенклатура справ . Сама ж процедура списання документа в справа зводиться до внесення відмітки про списання в журнал передачі документів , що супроводжується вибором значення індексу (номера) справи з довідника Номенклатура справ ( Документи , що підлягають відправці зовнішнім адресатам , оформляються в системі у вигляді списків , які можуть бути об'єднані в реєстри розсилки (це не стосується документів ,відправляються по електронній пошті). система формує стандартні вихідні друковані форми реєстрів , у тому числі реєстр поштової розсилки , реєстр відправки фельдзв'язку та реєстр розсилки телеграм , а також забезпечує формування окремих розписок та друк написів на конвертах. У момент відправки документа в його РК вноситься ознака відправки ( проставляється дата відправки ) . Ознака відправки документа входить в параметри пошуку документів , що дає можливість контролювати процес розсилки документів (наприклад , може бути сформований запит на пошук документів, що підлягають відправці , але ще не відправлених ) .