2. Локальная нормативная база делопроизводства в конкретном учреждении.

Положение о службе делопроизводства и должностная инструкция как нормативная основа распределения труда между подразделениями и исполнителями. Должностные инструкции как основной нормативный документ, определяющий организационно-правовое положение работников службы делопроизводства. Инструкция по делопроизводству в учреждении – основной нормативный акт, регламентирующий организацию и технологию делопроизводства. Порядок разработки, состав информации, порядок утверждения и внедрения. Нормирование труда работников службы делопроизводства, типовые нормативы времени на делопроизводственные работы. Альбом форм документов и табель форм документов.

К числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус службы делопроизводства, относится положение о службе делопроизводства.

Положение — правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы.

Положение о службе делопроизводства конкретной организации (учреждения, предприятия, фирмы) создается с целью закрепления задач, функций, прав и обязанностей, выполняемых в процессе ее работы.

Положение разрабатывается на основе примерных положений, которые содержат максимальный набор функций службы. Однако для того чтобы положение отвечало своим задачам, оно должно быть конкретным, взаимосвязанным с реальными условиями деятельности службы делопроизводства. Разрабатывая положение, вполне допустимо исключение из типовых функций тех, которые в данной организации делопроизводственной службой не выполняются. Например, в организации создан центральный архив, в котором работают квалифицированные специалисты

пример: делопроизводственная служба наряду со всеми своими функциями выполняет работу по подготовке документов на командировки сотрудников организации. Эта функция должна выполняться кадровой службой, но если в этой организации сложилось такое распределение обязанностей, то в положении о службе делопроизводства эту функцию надо закрепить

Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД.

Разделы положения о делопроизводстве

Текст каждого раздела излагается по пунктам, которые нумеруются арабскими цифрами в пределах каждого раздела.

В разделе «Общие положения» записывают отдельным пунктом точное название службы делопроизводства, ее место ворганизационной структуре организации (фирмы), степень самостоятельности службы.

Далее в положении указывается наименование должности руководителя службы (начальник, заведующий, управляющий), а также порядок назначения и освобождения его от должности, требования к его квалификации и стажу практической работы.

Если в делопроизводственной службе есть специализированные участки (экспедиция, группа контроля и др.), то следующий пункт положения должен содержать перечисление всех звеньев организационной структуры службы делопроизводства.

Следующим пунктом дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, которыми служба делопроизводства руководствуется в своей работе. При этом вначале перечисляются законодательные и правовые акты РФ, нормативно-методические и нормативно-технические документы межотраслевого действия, затем организационные и распорядительные документы организации (фирмы).

Если служба делопроизводства имеет свою печать (печати), в положении дается ее описание, условия ее хранения и использования.

Второй раздел положения называется «Цель и задачи». В этом разделе должны быть записаны общая цель и основные задачи службы делопроизводства.

Третий раздел является основным в положении. Он содержит всестороннюю характеристику деятельности службы делопроизводства и называется «Функции». В раздел включают описание всех видов работы, которые выполняются службой делопроизводства.

Раздел «Ответственность» содержит перечисление основных позиций, за которые несет ответственность делопроизводственная служба.

Например, в конкретном положении этот раздел может быть сформулирован следующим образом:

«Канцелярия несет ответственность за:

состояние работы документации организации;

соответствие документации требованиям правовых и нормативных документов;

достоверность информации».

Возможно в этом разделе выделение персональной ответственности руководителя. Например, «Заведующий канцелярией несет персональную ответственность за:

организацию работы канцелярии;

утечку информации;

работу с кадрами» и т.д.

Пятый раздел положения «Права» содержит перечисление прав, которые закрепляются за службой в целом для реализации возложенных на нее задач и функций. Например, служба делопроизводства может быть наделена правами:

проверять организацию работы с документами в структурных подразделениях;

требовать от исполнителей доработки документов в случае нарушения правил их составления;

запрашивать у структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения своих функций, и т.д.

Чтобы установить разграничение прав службы в целом и ее руководителя, в этом разделе могут быть установлены персональные права руководителя службы делопроизводства. Например, подписывать, утверждать, визировать определенные документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, назначать и освобождать от занимаемых должностей работников службы делопроизводства (или представлять документы для этих процедур), применять меры поощрения или взыскания и т.д.

В разделе «Взаимоотношения с другими структурными подразделениями» закрепляют наличие и характер взаимосвязей службы делопроизводства с другими структурными подразделениями, которые возникают в ходе выполнения ее задач и функций. Как правило, в этом разделе фиксируются отношения с отделом кадров, секретариатом коллегиального органа, функциональными структурными подразделениями, юридическим отделом, хозяйственными структурами, информационными (компьютерными) центрами.

Положение разрабатывает и подписывает руководитель службы делопроизводства, утверждает руководитель организации (фирмы).

Положение оформляется на общем бланке организации и согласовывается с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.

Положение является документом длительного действия, может не переиздаваться несколько лет. Пересмотр положения проводят при изменении структуры организации, переподчинении службы делопроизводства, изменении ее внутренней организационной структуры, внедрении новых форм и методов организации труда, а также внедрении новой технологии, так как при этом происходит перераспределение функций между структурными подразделениями.

Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый в целях установления организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности.

Должностные инструкции позволяют оптимальным образом распределить трудовые функции между работниками и создают условия для эффективной работы. Они позволяют объективно оценить деятельность работников и являются нормативной основой для применения к работникам мер административного воздействия.

Должностные инструкции позволяют принцип разделения и кооперации труда.

Должностная инструкция работника – нормативный документ, который включает в себя как общие нормативные положения, извлеченные из федеральных и ведомственных нормативных и методических документов, так и специфические положения, применяемые в организации.

Должностные инструкции разрабатываются на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием, включая должности руководителей подразделений и заместителей руководителей.

Если работники, занимающие одинаковые должности, выполняют различные обязанности, необходимо несколько должностных инструкций, в каждой из которых будет закреплен круг должностных обязанностей, соответствующих их фактическому распределению между работниками.

Фактическое распределение обязанностей отражается в самом тексте должностной инструкции, например: Должностная инструкция секретаря руководителя или Должностная инструкция секретаря приемной.

Для подготовки должностной инструкции требуется составить описание должности или рабочего места. Детальное описание выполняемых работником работ позволит сформулировать комплекс требований, предъявляемых к конкретной должности или к рабочему месту, требований к знаниям, которыми должен обладать работник, его навыкам, опыту и т.п.

Нормативной основой для разработки должностной инструкции является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда от 21.08.1998 г. № 37.

Разработка должностных инструкций – это обязанности руководителей подразделений, которые привлекают для этой работы ведущих специалистов подразделений.

Должностные инструкции в зависимости от структуры организации, подчиненности подразделения, категорий должностей, на которые они разрабатывается, утверждаются руководителем организации или заместителем руководителя.

Визируются должностные инструкции руководителем структурного подразделения, руководителем службы персонала, отдела труда и заработной платы, юридической службы, а при необходимости другими должностными лицами.

При ознакомлении с должностной инструкцией на первом экземпляре (подлиннике) или на экземпляре трудового договора, остающегося в организации, работник проставляет ознакомительную визу.

Текст должностной инструкции обычно состоит из разделов:

Общие положения;

Должностные обязанности;

Права;

Ответственность;

Взаимоотношения.

В разделе «Общие положения» нужно отметить:

наименование должности и структурного подразделения;

общее назначение должности;

кому непосредственно подчиняется работник;

порядок назначения на должность и освобождения от должности;

перечень нормативных, методических и др. документов, которыми руководствуется работник, занимаемый данную должность;

квалификационные требования (уровень образования, стаж работы);

требования к специальным знаниям и навыкам.

Раздел «Должностные обязанности» устанавливает виды работ, выполняемые работником. При формулировании должностных обязанностей следует обратить внимание на методы (способы) их реализации (контроль, анализ, проверка, обобщение и т.д.), информацию или конкретные виды документов, с которыми связано выполнение обязанностей (подготовка ежемесячных отчетов, предоставления данных, анализа запросов и др.).

В разделе «Права» определяется полномочия работника, обеспечивающие выполнение должностных обязанностей.

В разделе «Ответственность» устанавливаются критерии оценки работы, а также мера персональной ответственности работника.

В разделе «Взаимоотношения» устанавливаются информационные взаимосвязи; с кем сотрудничает при выполнении своих должностных обязанностей. Если работник осуществляет связи с другими организациями, то следует отразить и его внешние взаимосвязи.

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) — основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в пределах организации (учреждения, предприятия, фирмы).

Инструкция по делопроизводству устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации.

Инструкции составляются с учетом специфики работы организации. Основой для их составления являются Примерные и Типовые инструкции, а также действующие нормативно-методические документы межотраслевого действия по делопроизводству.

Разработка инструкции по делопроизводству

В соответствии с нормативными правовыми актами РФ инструкция по делопроизводству является обязательным документом, регламентирующим делопроизводство. В федеральных органах исполнительной власти в соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти и Правилами делопроизводства разрабатываются инструкции по делопроизводству, которые согласовываются федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 установил, что любая организация должна определить и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами. Целью этой политики должны быть создание и поддержание системы управления документами аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способной поддерживать деловую деятельность в течение необходимого периода времени. Реализовать эту задачу любая организация может с помощью инструкции по делопроизводству.

Структура текста инструкции по делопроизводству не регламентирована нормативно-методическими документами межотраслевого действия. Обычно инструкция включает общие положения, тематические разделы и приложения.

В разделе «Общие положения» устанавливают:

сферу распространения инструкции (например, «инструкция распространяется на все документы организации», «инструкция распространяется на все документы, кроме конфиденциальных» и др.);

ответственность за ее несоблюдение;

подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в организации (фирме) и в структурных подразделениях;

нормативно-методическую базу.

Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Правила составления и оформления документов», где определяются:

виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;

общие правила подготовки и оформления документов;

правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;

порядок изготовления и размножения документов;

правила оформления и заверения копий и приложений;

порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;

порядок работы исполнителей с документами.

Содержание этого раздела может быть значительно расширено за счет включения правил подготовки документов коллегиального органа, а также документов заместителей руководителя.

Раздел «Документооборот» включает:

порядок приема, обработки, распределения входящих документов;

правила их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;

основные инстанции движения документов;

порядок подготовки и отправки исходящих документов;

порядок учета объема документооборота.

В разделе «Регистрация документов» устанавливается:

порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;

сроки, формы и методы регистрации;

правила индексации документов.

Раздел «Организация справочной работы» (ИПС) закрепляет:

принципы построения информационно-справочной работы в организации (фирме);

включает описание справочных массивов (справочных картотек, электронной базы данных и др.);

порядок систематизации и классификации справочной информации;

технологию информационно-поисковой работы.

В разделе инструкции по делопроизводству «Контроль за исполнением документов» устанавливаются:

категории документов, подлежащих обязательному контролю;

порядок их постановки на контроль;

технология контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.);

обязанности исполнителей;

типовые сроки исполнения;

порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;

порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.

Раздел «Оперативное хранение документов» содержит:

правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации (фирмы);

устанавливает ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов;

правила формирования в дела отдельных категорий документов;

порядок разработки и использования номенклатуры дел;

порядок систематизации и индексации дел.

В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» включают:

порядок проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения);

правила подготовки дел к хранению;

требования к описанию и оформлению дел;

порядок передачи дел в архив.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции по делопроизводству могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространения (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.).

К инструкции по делопроизводству обычно составляют приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.

Инструкция по делопроизводству должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Инструкция является регламентирующим документом не только для службы делопроизводства, но и для всех специалистов аппарата управления.

Подготовку инструкции осуществляет служба делопроизводства при участии архива, юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом. В структурных подразделениях она используется как нормативный документ, на основе которого специалисты управленческого аппарата должны составлять и оформлять документы.

Условия труда работников службы делопроизводства – это совокупность трудовых, санитарно –гигиенических и эстетических факторов, обусловливающих психофизиологическое воздействие на организм человека в процессе труда.  Трудовые факторы – регламентация режима работы: чередование периодов труда и отдыха на протяжении рабочего дня, характер труда, нервно – эмоциональное напряжение, санитарно – гигиеническую обстановку. Исходя из этого устанавливают перерывы на обед, начало и конец рабочего дня. Режим труда и отдыха должен строиться с учетом физиологических закономерностей приспосабливаемости организма человека к условиям трудовой деятельности, особенностям конкретного производственного процесса и условий труда.

Табель форм документов - это подготовленный в соответствии с действующими на предприятии правилами перечень унифицированных форм документов, разрешенных к применению структурными подразделениями и должностными лицами.

Альбом унифицированных форм документов - это подготовленный в соответствии с действующими на предприятии правилами сборник унифицированных форм документов, разрешенных к применению структурными подразделениями и должностными лицами предприятия.

Подготовку табеля и альбома форм документов бухгалтерской службы целесообразно производить одновременно. Подготовку проектов табеля форм и альбома форм организует начальник группы бухгалтерского делопроизводства во взаимодействии со службой делопроизводства предприятия. При необходимости к этой работе могут привлекаться и другие сотрудники бухгалтерской службы.

В ходе предварительного изучения определяется (уточняется) состав и содержание задач документационного обеспечения деятельности бухгалтерской службы, а также степень соответствия состава и вида форм документов, применяемых бухгалтерской службой, этим задачам.

По итогам предварительного изучения разработчиками формулируются предложения по оптимизации состава документации бухгалтерской службы посредством его приведения в точное соответствие с требованиями законодательных и нормативно-правовых актов, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов федеральных, территориальных, отраслевых (ведомственных) и местных органов управления (власти), а также локальных актов предприятия по вопросам бухгалтерского делопроизводства. На следующем этапе разработчиками производится уточнение состава и вида форм бухгалтерских документов, подлежащих включению в табель и альбом. В ходе этой работы:

- выявляются формы бухгалтерских документов, не отвечающих действующим на предприятии требованиям (в т. ч. устаревшие, несовершенные с точки зрения автоматизированной обработки и т. п.);

- определяются формы бухгалтерских документов, нуждающихся в корректировке;

- устанавливаются формы бухгалтерских документов, подлежащих разработке "с нуля" в связи с изменениями в нормативно-правовой базе делопроизводства, а также в составе и содержании задач по документационному обеспечению деятельности бухгалтерской службы;

- в предварительные перечни, на основе которых в дальнейшем будут разрабатываться проекты табеля и альбома, включаются новые формы бухгалтерских документов.

Перечисленные мероприятия обычно выполняются на основе анализа документации бухгалтерской службы, образовавшейся в предшествующие два-три года ее деятельности. В итоге разрабатывается уточненный перечень форм документов и карты на каждый документ, подлежащий включению в табель (альбом).

На основе последующего изучения совокупности карт:

- устанавливается окончательный состав бухгалтерских документов, подлежащих включению в табель (альбом);

- производится предварительный отбор образцовых (эталонных) форм соответствующих документов в бумажном и (или) электронном представлении.

Уточнение структуры табеля и альбома производится с целью определения способа их структуризации, а также для предварительного распределения форм бухгалтерских документов в соответствии с предполагаемой структурой табеля (альбома).

В итоге формируется предварительный перечень разделов (частей) табеля (альбома).

На следующем этапе разработчики приступают непосредственно к подготовке проектов табеля и альбома, используя для этого соответствующие бланки.

В общем случае разработка проектов табеля и альбома включает:

- выбор способа представления информации о формах бухгалтерских документов;

- определение состава данных о формах бухгалтерских документов, порядка их оформления;

- определение способа оформления титульных страниц табеля (альбома), их служебных разделов (частей).

Как правило, табель форм документов составляется в табличной форме. В таблице указываются:

- номер по порядку;

- наименование формы документа;

- код формы документа в соответствии с ОКУД или локальным классификатором управленческой документации (ЛКУД);

- наименование структурного подразделения (должностного лица), ответственного за исполнение проекта документа;

- особенности подготовки проекта документа (необходимость его согласования, порядок представления на подпись или утверждение, обязательность его удостоверения посредством оттиска печати и др.).

Составление альбома форм документов обычно производится во вторую очередь и, по сути, сводится к последовательному расположению форм бухгалтерских документов в точном соответствии с окончательной структурой табеля. При этом подразумевается, что формы документов предварительно выбраны из числа соответствующих образов (примеров) либо разработаны в соответствии с действующим на предприятии порядком.

Выбор окончательных вариантов проектов табеля и альбома производится в соответствии с требованиями, предъявляемыми к содержанию и оформлению бухгалтерской документации, а также с учетом состава и содержания задач документационного обеспечения деятельности бухгалтерской службы. Разработчиками должен также приниматься во внимание порядок применения табеля (альбома) структурными подразделениями (должностными лицами) в повседневной работе.

Согласование и в необходимых случаях уточнение проектов табеля и альбома производятся со всеми заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами. В процессе согласования заинтересованные стороны вправе вносить мотивированные предложения, направленные на совершенствование как проектов табеля (альбома) в целом, так и форм отдельных документов. Окончательно уточненные по содержанию и структуре проекты надлежащим образом оформляются, после чего представляются на рассмотрение главного бухгалтера (руководителя бухгалтерской службы). Подписанный проект передается в службу делопроизводства предприятия, которая на основе документов структурных подразделений формирует табель форм и альбом форм документов предприятия.

После утверждения табеля и альбома форм документов предприятия соответствующие выписки передаются в бухгалтерскую службу для применения в практической деятельности. При необходимости выписки тиражируются в необходимом количестве экземпляров - например, по числу структурных подразделений в составе бухгалтерской службы.

3. . Локальная нормативная база кадрового делопроизводства

1 ?. Локальные документы, предусмотренные действующим законодательством (штатное расписание; правила внутреннего трудового распорядка; графики отпусков, сменности, дежурств; документы, устанавливающие порядок обработки и защиты персональных данных работников и др.).

Действующий ТК РФ требует, чтобы в организации был создан ряд локальных (т.е. местных) нормативных документов.