shirko_arhivnoe_pravo

тивно-розыскной деятельности; авторском праве; о правовой охране программ для ЭВМ и др.

Таким образом, на сегодняшний день, архивное дело России сегодня построено в соответствии с едиными принципами организации архивного дела, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, в настоящее время создана единая нормативно-методическая база для функционирования архивных учреждений.

Контрольные вопросы

1.Каковы причины появления первых декретов об организации архивного дела в России?

2.Какие принципы организации архивного дела в России устанавливали первые советские декреты 1918–1919 гг.?

3.Что изменилось в положении архивов после утверждения «Положения об архивном управлении РСФСР» в 1929 г.?

4.Чем был обусловлен перевод архивов в систему НКВД?

5.Назовите основные законодательные и нормативные акты Российской Федерации в области архивного дела в 1990-е гг.

6.Какие новые принципы появились в архивном законодательстве в 90-е гг.?

7.Назовите основные различия Основ законодательства Российской Федерации «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» и Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации».

8.Укажите основные принципы международного этического кодекса и значение его принятия в нашей стране?

51

Тема 3. ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

3.1. Организация документов Архивного фонда Российской Федерации

Закон «Об архивном деле в Российской Федерации» определяет Архивный фонд Российской Федерации как исторически сложившуюся совокупность архивных документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов России.

Согласно ст. 5 Закона в состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.

Решение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также с определением в его составе особо ценных документов, в том числе уникальных документов, осуществляется центральной экспертно-проверочной комиссией федерального органа исполнительной власти и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела в пределах, государственным, муниципальным архивом совместно с собственником или владельцем архивных документов. Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности. До проведения экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливает три формы собственности архивных документов – частную, государственную и муниципальную.

52

1.Документы, относящиеся к частной собственности – это документы организаций, действующих на территории Российской Федерации и не являющихся государственными или муниципальными, в том числе общественных объединений со дня их регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях и религиозных объединений после отделения церкви от государства, а также документы, созданные гражданами или законно приобретенные ими

Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом (органом местного самоуправления муниципального района, городского округа), музеем, библиотекой, либо организацией Российской академии наук. В Договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации.

2.Документы, относящиеся к государственной собственности – это документы:

относящиеся к федеральной собственности.

Среди них: документы, хранящиеся в федеральных государственных архивах, федеральных музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук на основании договора хранения без передачи их в собственность; документы государственных органов и предприятий (организаций, учреждений); документы бывших неприятельских государств, перемещенные в СССР в результате второй мировой войны и находящиеся на территории Российской Федерации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации о перемещенных культурных ценностях; документы, отнесенные к федеральной собственности федеральными законами; документы, относящиеся к собственности субъектов Российской Федерации;

относящиеся к собственности субъектов Российской Федерации. Среди них: документы, хранящиеся в государственных архивах субъекта России, музеях и библиотеках субъекта России (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи и библиотеки

на основании договора хранения без передачи их в собственность).

3. Документы, относящиеся к муниципальной собственности – это документы органов местного самоуправления и муниципальных организаций; документы, хранящиеся в муниципальных архивах, музеях и

53

библиотеках. Не являются собственностью муниципальных архивов документы, переданные в эти архивы, музеи и библиотеки на основании договора, в котором оговорено условие хранения этих документов без передачи их в собственность.

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» определяет особенности правового положения архивных документов, находящихся в государственной, муниципальной или частной собственности. Так, документы, находящиеся в государственной и муниципальной собственности не подлежат приватизации, не могут быть объектом продажи, мены, дарения, а также иных сделок, могущих привести к их отчуждению, если иное не предусмотрено международным договором или федеральными законами.

Документы, находящиеся в частной собственности могут отчуждаться и переходить от одного лица к другому в порядке универсального правопреемства либо иным способом.

Кроме того, на документы, находящиеся в частной, государственной или муниципальной собственности закрепляется право собственности на архивные документы, что охраняется законом. Изъятие архивных документов, не предусмотренное федеральными законами, запрещается Документы, изъятые в качестве вещественных доказательств в соответствии с законодательством Российской Федерации, подлежат возврату собственнику или владельцу.

Под организацией хранения архивных документов в архивохранилище понимается система мероприятий, включающая в себя рациональное размещение архивных документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование архивных документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрацию) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивных документов, подвергшихся повреждению, либо разрушению.

В архиве документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы организуются по исторически и (или) логически связанным совокупностям – архивным фондам.

По отношению к некоторым видам архивных документов допускается их нефондовая организация.

Среди разновидностей архивного фонда бывают:

– архивный фонд государственного органа, органа местного самоуправления, организации, состоящий из образовавшихся в процессе их деятельности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;

54

–объединенный архивный фонд, состоящий из документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи, созданных в процессе деятельности двух или более организаций,

атакже граждан;

–архивный фонд личного происхождения (семьи, рода), состоящий из архивных документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, созданных в процессе жизни и деятельности отдельного гражданина, семьи, рода.

К архивному фонду также приравнивается совокупность отдельных документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, созданных в процессе деятельности разных источников комплектования архива (фондообразователей), объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и другим).

В составе Архивного фонда Российской Федерации выделяются особо ценные документы, имеющие непреходящую культурноисторическую и научную ценность, особую важность для общества и государства, и в отношении которых устанавливается особый режим учета, хранения и использования.

По категориям доступа архивные документы делятся на:

–открытые;

–ограниченного доступа;

–хранящиеся на особых условиях доступа к ним.

Современным законодательством сформулированы основные принципы деятельности Архивного фонда Российской Федерации. Это принципы целостности, разграничения Архивного фонда Российской Федерации в зависимости от форм собственности, публичности, открытости и общедоступности архивной информации (за исключением информации ограниченного доступа), ответственности собственников архивов за сохранность архивных документов, равенства собственников архивов и их пользователей перед законом, защиты национальных интересов России в области архивного дела и другие.

Правовой статус института Архивного фонда России – это целостный, юридический институт, имеющий комплексную природу. Архивный фонд Российской Федерации как правовой институт наделен свойствами целостности института, поскольку Архивный фонд России сформирован в федеративном государстве как единый институт, объединяющий в себе архивные фонды и документы федеральной собственности, собственности субъектов Федерации и муниципальной собственности и являющийся институтом единого субъекта права – Российского государства, а не многих.

55

Институт Архивного фонда Российской Федерации является юридическим институтом вследствие установления его соответствующим специальным законом, так как образован он на основании введения в действие Федерального Закона «Об архивном деле в Российской Федерации», и институтом, имеющим комплексную природу, поскольку деятельность его регламентируется нормами публичного и частного права. Особенность правового статуса института Архивного фонда Российской Федерации реализуется в части определения субъективных частных и публичных прав физических и юридических лиц, а также их взаимодействия с установленными нормами субъективного права.

Анализ действующего архивного законодательства указывает на то, что деятельность института Архивного фонда России должна быть направлена на воплощение в жизнь конституционно и законодательно закрепленных целей и задач, стоящих перед государством и обществом, а также ради тех целей и задач, в результате которых и был образован данный институт.

3.2. Комплектование и экспертиза ценности документов Архивного фонда Российской Федерации

Комплектование архива, согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» – это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством.

Законодательные основы комплектования архивов заложены в Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации». В свою очередь, комплектование архивов организаций, осуществляющих временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к государственной собственности, до передачи их на постоянное хранение, в пределах сроков, установленных Федеральной архивной службой России, проводится на основании «Основных правил работы архивов организаций».

Комплектование архива организации – это систематическое пополнение архива документами структурных подразделений организации, а также других организаций, являющихся источниками комплектования архива.

Комплектование архива включает в себя:

определение источников комплектования архива;

определение состава документов, подлежащих приему в архив;

организацию передачи документов в архив.

56

Основные источники комплектования архива организации являются структурные подразделения организации, подведомственные организации и физические лица. Архив организации комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу. Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

Документы личного происхождения в архив организации передаются на временное хранение по заявлению их владельца (собственника) с последующей передачей в государственный архив на постоянное хранение. Также в архив передаются документы организаций-предшественников, а также документы ликвидированных подчиненных организаций.

«Основные правила работы архивов организаций» в разделе 3.4 содержат общие требования к составлению и оформлению номенклатуры дел. Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Ответственность за составление номенклатуры возлагается на службу документационного обеспечения управления организации. Архив в целях качественного комплектования документами архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь службе документационного обеспечения управления в составлении номенклатуры дел.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.

Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Архивная опись – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Архивы организаций передают на постоянное хранение документы в государственный или муниципальный архив, для которого данная организация – фондообразователь является источником комплектования.

57

Документы передаются на постоянное хранение в государственный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научносправочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы.

Установлены следующие сроки временного хранения архивных документов в организациях:

Для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации отдельных видов архивных документов «Закон об архивном деле в Российской Федерации» устанавливает сроки временного хранения документов до их передачи на постоянное хранение. Они составляют:

Для записи актов гражданского состояния – 100 лет; для документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов – 75 лет; для проектной документации по капитальному строительству – 20 лет; для технологической и конструкторской документации – 20 лет; для патентов на изобретения, полезную модель, промышленный образец – 20 лет; на научную документацию – 15 лет; на кино- и фото документы – 5 лет; на видео- и фонодокументы – 3 года.

58

Комплектование государственных и муниципальных архивов, музеев и библиотек, организаций Российской академии наук (архив РАН, научные архивы региональных отделений и научных центров РАН, научно-отраслевые и мемориальные архивы РАН, осуществляющие постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации), осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, а также временное хранение других архивных документов, принятых от ликвидированных органов государственной власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, проводится на основании «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19.

Согласно Документу, комплектование архива документами Архивного фонда Российской Федерации, включает в себя три этапа: определение источников комплектования архива; определение состава архивных документов, подлежащих приему в архив; прием-передачу архивных документов в архив.

Источниками комплектования являются юридические или физические лица, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив. В соответствии с Правилами 2007 г. государственные органы и органы местного самоуправления включаются в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов в обязательном порядке.

Источниками комплектования архива выступают также организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации. Негосударственные организации, а также граждане включаются в списки источников комплектования архива на основании договора. Негосударственные организации, временно хранящие документы Архивного фонда Российской Федерации, относящиеся к федеральной собственности, собственности субъектов Российской Федерации или муниципальной собственности, включаются в списки источников комплектования тех архивов, источниками комплектования которых являлись их предшественники – государственные и муниципальные организации. Сформулированы следующие критерии отнесения к источникам комплектования:

59

Для организаций:

1.функционально-целевое назначение организации (для группы организаций, выполняющих аналогичные функции, используется форма выборочного приема);

2.полнота отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций

Для граждан:

1.вклад гражданина в развитие науки, культуры и других областей деятельности;

2.его роль в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества;

3.родственные, дружеские, творческие связи гражданина, место работы, занимаемая должность;

4.типичность его архивных документов для эпохи (документы «рядовых» граждан);

5.состав и содержание собранных гражданином архивных доку-

ментов Список граждан (собственников или владельцев архивных доку-

ментов) – источников комплектования – ведется по принятой в архиве форме, с обязательным указанием фамилий, имен, отчеств, адресов места жительства, юридического обоснования возможности передачи их архивных документов в архив.

Архив принимает участие в проверках соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в источниках комплектования архива, организуемых специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, в том числе уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела.

Архив осуществляет взаимодействие с делопроизводственными, архивными и экспертными службами источников его комплектования в целях формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении. Архив оказываетуказаннымслужбамметодическуюипрактическуюпомощь.

Следует учесть, что документами Архивного фонда признаются только те, которые прошли экспертизу ценности документов, поставлены на государственный учет и подлежат постоянному хранению. С целью включения документов в состав Архивного фонда организуется экспертиза их ценности. Экспертиза ценности документов – это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их

60