6 Создание отчетов

Информацию, представленную в таблице или форме можно вывести на печать, но создать действительно полноценный выходной документ с использованием всех средств форматирова­ния текста и с включением в него результатов дополнительных вычислений (например, промежуточных и общих итогов) можно только с помощью отчета. При запросе отобранные данные представляются в виде таблицы. Для более наглядной формы представления информации используются отчеты.

Дело в том, что форматирование таблиц ограничено изменением размеров строк и столбцов, применением шрифтов и цвета, управлением выводом линий сетки. В форме можно применять разнообразные приемы форматирования, но сами формы предназначены, прежде всего, для ввода данных и представления их на экране и плохо приспособлены для проведения сложных вычислений, группи­ровки данных и получения промежуточных и общих итогов.

В отчете пользователь может наглядно представить извлеченную из базы данных информацию, дополнив ее результатами анализа и вычислений. Отчет может содержать простую информацию и сложные вычисления, а также данные могут отображаться в виде диаграмм и графиков. В качестве элементов управления можно использовать поля данных, результаты вычислений, поясняющий текст, диаграммы или графики.

Для создания отчета следует перейти в область отчетов окна базы данных (рисунки 6.1-6.2).

В левом верхнем углу окна базы данных расположены три кнопки.

Кнопка активизирует режим предварительного просмотра ранее созданного отчета, который позволяет увидеть отчет таким, каким он будет выглядеть на бумаге.

Рисунок 6.1 – Ярлык для создания запроса в режиме Конструктора

Рисунок 6.2 – Ярлык для создания запроса с помощью Мастера

Кнопка открывает макет отчета в режиме Конструктора, предназначенном для его просмотра и изменения.

Кнопка позволяет создать новый отчет. После щелчка левой клавишей мыши на этой кнопке Access предоставляет возможность создать новый отчет самостоятельно в режиме Конструктора или с помощью Мастеров через диалоговое окно «Новый отчет» (рисунок 6.3).

Рисунок 6.3 – Диалоговое окно «Новый отчет»

Несмотря на то, что отчеты бывают даже сложнее форм, создание простого отчета не представ­ляет особых трудностей. Как и в случае с формами, можно воспользоваться помощью мастеров по разработке отчетов, автоматически создающих отчеты нескольких стандартных типов на основе выбранной базовой таблицы или за­проса (рисунки 6.2-6.3).

Мастер отчетов запускает основного мастера по разработке отчетов (рисунок 6.4), позволяющего выбрать поля для отчета, задать форматы, условия группировки и итоговые функции.

При запуске Мастера откроется диалоговое окно «Создание отчетов» (рисунки 6.4-6.5), в котором последовательно выполняются следующие операции: выбор объекта (таблицы или запроса), являющегося основой отчета, и необходимых его полей (рисунок 6.4, а); установление уровней группировки для выбранных полей с помощью расположенных по центру окна кнопок с галочками и стрелками (рисунок 6.4, б-в); выбор порядка сортировки по последнему в группировке полю (рисунок 6.4, г).

Дополнительные условия сортировки строк в области данных отчета позволяют выбор до четырех полей из таблицы или запроса, по которым будут упорядочиваться данные. По умолчанию применяется сортировка по возрастанию. Кнопки справа от полей со списком позволяют изменить порядок сортировки.

а	б
в	г

Рисунок 6.4 – Выбор, группировка и сортировка данных при создании отчета

Если, среди выбранных полей есть поля с числовым типом данных, для них можно вычислить итоговые значения в пределах группы данных, воспользовавшись кнопкой «Итоги…» (рисунок 6.4, г). В открывшемся окне «Итоги» следует выбрать пункты, которые будут отражены в отчете (рисунок 6.5, а).

Далее следует выбрать вид макета и ориентацию печатной страницы для создаваемого отчета (рисунок 6.5, б), стиль оформления макета отчета (рисунок 6.5, в) и задать имя отчета (рисунок 6.5, г).

а	б
в	г

Рисунок 6.5 – Формирование макета отчета

Можно выбрать один из шести встроенных стилей оформления отчета: деловой, обычный, полужирный, сжатый, спокойный или строгий.

При выборе имени для созданного отчета следует обратить внимание, что мастер использует его для создания надписи в заголовке отчета, а также в качестве значения свойства отчета «Подпись». Поэтому лучше ввести текст, подходящий для заголовка отчета, не беспокоясь об его имени.

После завершения процесса формирования созданный отчет откроется в режиме предварительного просмотра, и будет иметь такой же вид, как и при последующей печати (рисунок 6.6).

В области отчетов окна базы данных мебельного предприятия появится имя созданного отчета (рисунок 6.7).

Рисунок 6.6 – Созданный отчет «Сотрудники» в режиме предварительного просмотра

Рисунок 6.7 – Имя созданного отчета в списке отчетов

Для корректировки макета отчета следует перейти в режим Конструктора (рисунок 6.8). Макет отчета «Сотрудники» в режиме Конструктора представлен на рисунке 6.9.

Рисунок 6.8 – Способ перехода из режима просмотра в режим Конструктора

Следует обратить внимание, что окна формы и отчета в режиме Конструктора очень похожи, в том числе наличием панели элементов. Однако отчеты предоставляют дополнительные возможности, позволяя группировать данные и вычислять промежуточные и общие итоги. Можно задать заголовки и примечания для всего отчета и для групп записей, а также верхний и нижний колонтитулы для страниц.

После размещения в отчете нужных элементов управления, возможно, потребуется настроить некоторые из них. Это можно сделать с помощью окна свойств. Чтобы открыть окно свойств, необходимо выполнить команду «Вид → Свойства» или щелкнуть левой клавишей мыши на кнопке «Свойства» на панели инструментов. В окне свойств выводятся значения свойств для выделенного элемента управления. В отчет можно также включить элементы управления для вычисления дополнительных показателей по сложным формулам.

Рисунок 6.9 – Макет отчета «Сотрудники» в режиме Конструктора

После выделения поля отчета в режиме Конструктора с помощью панели инструментов можно выбрать шрифт, его раз­мер и начертание, подчеркнуть текст, произвести выравнивание текста, изме­нить оформление, цвет текста, цвет фона, цвет и толщину границы.

Для отчета нет режима таблицы. Если отчет открыт в режиме Конструктора, увидеть, как он будет выглядеть при печати, можно, щелкнув на кнопке «Предварительный просмотр» на панели инструментов. Находясь в окне базы данных, выделив в списке отчетов нужный и щелкнув на кнопке «Просмотр», либо щелкнув правой клавишей мыши на имени отчета и в ниспадающем меню, выбрав команду «Предварительный просмотр».

Возможно создание составных отчетов, отражающих информацию нескольких объектов (таблиц, форм, запросов, отчетов). Способ создания составных отчетов аналогичен способу создания составных форм.

Контрольные вопросы:

1. Для чего используются отчеты? Их основные виды.

2. Перечислите основные способы создания отчетов.

3. На основе каких данных может формироваться отчет?

4. Какие способы группировки данных присутствуют в отчете?

5. Какие элементы управления могут использоваться в отчете?