Сұраулармен жұмыс Сұраулар: бұл не және қалай жұмыс істейді
Сұраулар мәліметтерді түрлі әдістермен қарап шығу, өзгерту және талдау үшін қолданады. Сұрауларды сонымен қатар формалардың, есептердің және мәліметтерге қатынау беттерінің жазбаларына қайнар ретінде қолдануға болады.
Microsoft Access-те түрлі сұраулар құруға болады: таңдау сұрауы, параметрлері бар сұраулар, қиылысқан сұрау және өзгерту сұрауы.
Таңдау сұраулары және оларды қолдану
Таңдау сұрауы сұраудың ең жиі қолданатын түрі. Бұл типті сұраулар бір немесе бірнеше кесте мәліметтерін қайтарады және оларды кестелер түрінде көрсетеді, оның ішіндегі жазбаларды жаңартуға болады (кейбір шектеулермен). Таңдау сұрауларын жазбаларды топтауға, суммаларды, орташа мәндерді есептеуге, қорытынды мәндердің басқа жазбаларын табуға қолдануға болады.
Параметрлері бар сұраулар
Параметрлері бар сұраулар — бұл орындау кезінде өзінің диалогтық терезесінде мәліметтер енгізуге шақыруы шығатын сұрау, мысалы, қріске кірістірілетін жазбаны не мәнді қайтару шарты. Мәліметтердің бірнеше бірлігін енгізуге шақыруды шығаратын сұрау құрастыруға болады, мысалы, екі дата. Сосын Microsoft Access осы екі дата арасындағы интервалға келетін жазбаларды қайтара алады.
Параметрлері бар сұрауларды формалар, есептер және мәліметтерге қатынау беттерінің негізі ретінде қолдану ыңғайлы. Мысалы, параметрлері бар сұраудың негізінде табыстар туралы айлық есеп құруға болады. Осы есепті басу кезінде Microsoft Access экранға табысы есептелуі қажет айды енгізу туралы шақыруды шығарады. Айды енгізген соң Microsoft Access сәйкес есепті баспаға шығарады.
Сұрау параметрлерін енгізу үшін параметрлері бар сұраудың диалогтық терезесінің орнына арнайы форма немесе диалогтық терезе құруға болады.
Қиылысқан сұраулар және оларды қолдану
Қиылысқан сұрауда кестенің бір өрісінің мәліметтері бойынша орындалған статистикалық есептеулер нәтижелері көрсетіледі (сумма, жазба саны және орташа мән). бұл нәтижелер мәліметтердің екі жиынтығы бойынша топталады, біріншісі – кестенің сол дақ бағанында, екіншісі – жоғарғы жолында орналасқан.
Кеңес. Қиылысқан кесте мәліметтерін мәліметтер базасында жеке сұрау құрмай да шығаруға болады — не формадағы жиынтық кестелер мастерінің көмегімен, не мәліметтерге қатынау бетінде жиынтық тізім құру арқылы. Жиынтық форма не жиынтық тізім қолдану кезінде мәліметтерді түрлі жақтардан талдау үшін қажеттілігіне қарай жолдар мен бағандардың тақырыптарын өзгертуге болады.
Өзгерту сұраулары және оларды қолдану
Өзгерту сұрауы деп бір операция кезінде бірнеше жазбаға өзгеріс енгізетін сұрауды айтады. Өзгерту сұрауының тқрт типі бар: жазбаларды өшіруге, жаңартуға және қосуға, және де кестені құруға.
Microsoft Office Access 2007 программасында таңдау немесе қиылма сұранысты құратын кезде сұраныстың қорытындысы кесте түрінде беріледі.
Сұранысты орындау
Переход аймағынан сұранысты іздеңіз.
Төменде берілген әрекеттің біреуін орындаңыз:
Сұранысты орындау үшін оған екі рет шерту керек. (Дважды щелкните запрос, который требуется выполнить).
Орындау керек сұранысты таңдап, пернетақтадан ВВОД батырмасын басыңыз.
Өзгермелі сұраныс және оның қолданылуы:
Запросом на изменение называют запрос, который за одну операцию вносит изменения в несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение: на удаление, на обновление и добавление записей, а также на создание таблицы.
Кроме запроса на создание таблицы (который создает новые таблицы), остальные запросы на изменение вносят изменения в данные в таблицах, на основе которых они созданы. Эти изменения не так просто отменить, например нажатием клавиш CTRL+Z. Если при помощи запроса на изменение внесены изменения, которые впоследствии оказались не нужны, восстановить прежнее состояние данных можно только из резервной копии. По этой причине рекомендуется перед тем, как запускать запрос на изменение, убедиться, что сделана свежая резервная копия исходных данных.
Чтобы уменьшить риск повреждения данных при выполнении запроса на изменение, следует сначала просмотреть данные, над которыми будут выполняться действия. Существует два способа сделать это:
Просмотрите запрос на изменение в режиме таблицы, перед тем как запустить его. Для этого откройте запрос в режиме конструктора, в строке состояния Microsoft Access 2007 нажмите кнопкуПредставление, а затем в меню выберите команду Режим таблицы. Чтобы вернуться в режим конструктора, снова нажмите кнопку Представление и выберите команду Конструктор.
Смените тип запроса на запрос на выборку и запустите его. Запомните, какого типа был вначале запрос на изменение (на добавление, на обновление, на создание таблицы или на удаление), чтобы вернуться к этому типу после того, как будут просмотрены данные.
Выполнение запроса на изменение в качестве запроса на выборку
Конструктор режимінен сұранысты ашыңыз. (Откройте запрос на изменение в режиме конструктора).
Конструктор вкладкасынан сұраныстың типін таңдап, Выборка командасын таңдаңыз.
Конструктор вкладкасынан Результаты тобынан Запуск командасын таңдаңыз.
Сұранысты орындау:
Сұранысты орындау дайын болған кезде, пернетақтадан ВВОД батырмасын басып, екі рет переход аймағына шерту. (После того как все будет готово для выполнения запроса, дважды щелкните запрос в области переходов или выделите его и нажмите клавишу ВВОД).
Сұраныстағы өрістердің байланысын тексеру.
Сұраныстағы мәліметтердің типін тексеру үшін, кестені конструктор режимінде ашу және сәйкес өрістердің қасиеттерін қарау керек. (Чтобы проверить типы данных полей в запросе, следует открыть исходные таблицы в режиме конструктора и просмотреть свойства соответствующих полей).
Конструктор режимінде сұранысты ашу. Кестедегі байланыс сызық түрінде көрсетіледі. Байланысқан кестенің аты мен өрісін жазыңыз. (Откройте запрос в режиме конструктора. Связи изображаются в виде линий, соединяющих поля в исходных таблицах. Запишите имена таблиц и полей, участвующих в каждом объединении).
Переход аймағына тышқанның оң жағымен кестені екі рет шерту. Конструктор командасын таңдау.
Әр түрлі
мәліметтермен байланысқан өрістер
берілген. (Связанные
поля с разными типами данных).
Кестені
тышқаннның оң жақ батырмасымен шертіп,
«Конструктор»
командасын таңдау.
Кестедегі мәліметтер типтерін салыстырыңыз.
Есеп – кесте не сұраныстың басып шығаруға дайындалған түрі. Есепті құру тәсілі форма құру тәсіліне ұқсас, бірақ формадан айырмашылығы – ол деректерді енгізу үшін емес, тек шығару үшін және басылып шығатын құжатты дайындау форматында құрылады.
Төменде автоесептің түрлері көрсетілген:
Конструктор
Есеп шебері (Мастер отчетов)
Автоотчет: ленточный –таспа түріндеі есеп.
Автоотчет: в столбец – бағандық есеп.
Диаграмма шебері (Мастер диаграмм)
Пошталық наклейкалар
Автоесеп- есепті автоматты түрде құрудың қарапайым әдісі. Оны екі типте құруға болады: бағандық және таспалық.
Конструктор терезесі арқылы Автоесеп пен Есептер шеберін пайдаланып құрылған есеп элементтерінің орналасу форматын қолдан өзгертуге болады.
Кестенің сандық өріс мәндерін көрнекті түрде салыстыру үшін оларды диаграммма түрінде көрсеткен дұрыс.
Макрос – бір немесе бірнеше макрокомандаларын бойында сақтайтын қуатты шағын программа. Ол Access ішінде басқа программаны іске қосу және бір формадан екінші формаға өту, сұранысты іске қосу және т.б. істерді автоматты түрде орындай алады.
Макросты орындау үшін макростар конструкторы терезесінде қалаған макрокоманданы таңдап, аргументтерін орнату жеткілікті болып саналады. Макрос- бұл обьект, ол дайындалған соң МБ терезесіне енгізіліп қойылады да, сәйкес атауын не түймесін шертіп, сол жерден іске қоса беруге болады.
Access-тегі макрокомандаларды келесі түрде берілуі бойынша жіктеуге болады:
Мәліметтерді орын ауыстыру макрокомандалары
Макросты, сұранысты орындау макрокомандалары
Орындауды тоқтату макрокомандалары (макрокоманды прерывания выполнения)
Экспорт-импорт макрокомандалары
Нсыанмен жұмыс макрокомандалары
Басқа да макрокомандалар