2.1.2. Используемые классификаторы и системы кодирования
Таблица 8
Структура кодовых обозначений объектов
|
Наименование кодируемого множества объектов |
Значность кода |
Система кодирования |
Вид классификатора |
|
Коды клиентов |
10 |
Порядковая |
Локальный |
|
Коды поставщиков |
10 |
Порядковая |
Локальный |
|
Коды товаров |
10 |
Порядковая |
Локальный |
|
ИНН |
10 |
Комбинированная |
Государственный |
|
№ счетов |
5 |
Порядковая |
Локальный |
|
№ счетов-фактур |
5 |
Порядковая |
Локальный |
|
№ договоров |
5 |
Порядковая |
Локальный |
Коды всех локальных классификаторов имеют числовое представление. Присвоение кода новому элементу в локальных классификаторах осуществляется по следующей формуле:
Kn=Kn-1+1,
где Kn – код нового элемента,
Kn-1 – код последнего введенного элемента.
Для всех документов также используется порядковая нумерация. Порядковый номер присваивается по журналу, начиная с №1 с 1-го января каждого года по 31-ое декабря.
Ниже приведены фрагменты заполненных классификаторов (таблицы 9.-10.):
Таблица 9
Классификатор «Товары»
-
Код
Наименование
1
Стирол
2
Ксенол
3
Гликоль
4
Смола ПН-1
Таблица 10
Классификатор «Коды клиентов»
-
Код
Наименование
1
ОАО «Каменко»
2
ОАО «Славич»
3
ОАО «Виктория»
4
ООО «Взгляд»
5
ЧП Федоров
2.1.3 Характеристика нормативно-справочной и входной оперативной информации.
Под входной информацией понимается вся информация, необходимая для решения задачи и расположенная на различных носителях: первичных документах, машинных носителях, в памяти персонального компьютера.
От рациональной организации входной информации оптового предприятия, способов сбора, регистрации, передачи, хранения и обработки информации, ее состава и своевременного получения зависят оперативность и эффективность управления торговыми процессами.
Входной информацией для разрабатываемой в дипломном проекте автоматизированной системы является:
· для отражения приходных операций приходные накладные, заполняющиеся от руки (формы входных документов прихода приведены в приложении). Эти документы необходимы для учета поступления товара на склад от поставщиков, а также для учета излишков, возникающих на складе.
· Для отражения расходных документов: товарно-транспортная накладная и счет-фактура, которые заполняются от руки. Эти документы подтверждают факт отгрузки продукции со склада.
Для оформления операций заготовки и приобретения материалов используются расчетные документы поставщиков: счета-фактуры, товарно-транспортные накладные и другие документы.
Все данные по оперативной входной информации заносятся в компьютер с помощью специально разработанных форм. С помощью этих форм удобно заносить информацию, а также форма позволяет просто выбирать нужную позицию из предложенного списка, что позволяет сохранить целостность данных.
На основании первичных данных можно распечатать приходные накладные, товарные накладные, счет-фактуры и акт списания товара.
Данная входная информация позволяет формировать итоговые таблицы «Остатки» и «Журнал», а также, с использованием запросов, итоговые отчеты.
Помимо входных данных, в проектируемой системе есть и постоянные данные, которые хранятся и заносятся в справочники системы.
Ведение данных постоянной информации позволяет исключить условно-постоянную информацию из первичных документов, что влияет на снижение трудоёмкости их заполнения, а также позволяет автоматизировать отчётный процесс.
К постоянной информации относится информация, хранящаяся в следующих справочниках:
1. Справочник товаров.
2. Справочник поставщиков.
3. Справочник клиентов.
Основными функциями Справочников являются:
· обеспечение проверки кодированных значений признаков при вводе данных;
· декодирование значений признаков при выводе данных на экран дисплея;
· хранение постоянной информации, связанной с определёнными значениями признаков;
· оформление пояснительным текстом таблиц, получаемых в результате решения комплекса задач.
Как правило, работа с любой задачей начинается с заполнения справочников. В дальнейшем по мере работы с программой справочники также пополняются и изменяются.
Справочник товаров.
Экранная форма данного справочника представлена на рисунке 5.
Рисунок 5. Справочник товаров.
В данном справочнике хранится:
— Наименование товара;
— Единица измерения;
— Цена последней закупки.
При нажатии кнопки “Добавить” в справочник добавляется новый товар. Кнопка “Удалить запись” удаляет из справочника уже ненужную или неправильно введенную запись.
Добавление нового товара.
Рисунок 6. Добавление нового товара.
Заполнив поля и нажав кнопки “ОК” мы внесем новый товар в справочник товаров.
Справочник клиентов.
Рисунок 7. Справочник клиентов.
Назначение управляющих элементов на экранной форме «Клиенты»:
Переход
в начало списка
Переход
в конец списка
Переход
к предыдущей строке
Переход
к следующей строке
Добавление
новой записи
Изменения,
внесенные в текущую запись, записываются
в файл данных
Отменить
внесенные изменения
Записывает
внесенные в файл изменения.
Добавление новой организации.
Рисунок 8. Добавление новой организации.
При удалении записи появляется диалоговое окно с подтверждением:
Рисунок 9. Подтверждение.
Поступление нового товара.
Рисунок 10. Поступление товара.
Реализация товара.
Рисунок 11. Реализация товара.
Форма заполнения Счет – фактуры.
Рисунок 12. Заполнение Счет-фактуры.
Кнопка
открывает
соответствующие справочники.
Кнопка “Печать” распечатывает документы.
2.1.4 Характеристика результатной информации
Результатная информация является важнейшей информацией, так как ради нее и создаются системы подобного класса. В данном случае результативной информацией будут являться отчеты по разным хозяйственным операциям, а так же документы, отражающие перемещения товаров.
Существующий складской модуль позволяет формировать три типа основных документов:
· Расходная накладная предназначена для оформления операций, связанных с отпуском товаров со склада при оформлении торговой деятельности, связанной с продажей товаров.
· Приходная накладная предназначена для оформления операций, связанных с фактом прихода товаров в порядке обычной торговой деятельности предприятия, связанной с продажей товара.
Заполнение накладной:
В главной форме (рисунок 13) нажимаем кнопку “Добавить”
Рисунок 13. Главная форма.
В открывшемся окне заполняем поля накладной:
Рисунок 14. Заполнение накладной.
При нажатии кнопки ”Печать” документ распечатывается.
· Модуль «Отчеты» предназначен для лиц управляющих деятельностью предприятий (директора, его заместителей), включает в себя отчеты помогающие реализовать стратегию предприятия на конкретном рынке товаров и услуг.
Выбор вида отчета.
В главной форме (рисунок 13) нажимаем кнопку “Печать”
Открывается диалоговое окно в котором можно выбрать вид отчета:
Рисунок 15. Выбор отчета.
Отчет о приходных материалах.
Форма «Отчет о приходных материалах» предназначена для контроля и поддержки ассортимента товаров на складах предприятия.
Рисунок 16. Отчет о приходных материалах.
Отчет о готовой продукции.
«Отчет о готовой продукции» - предоставляет пользователю информацию по продажам.
Рисунок 17. Отчет о готовой продукции.