Тема: СУБД Access.
Учебные вопросы:
-
Общие сведения о СУБД MS Access.
-
Начало работы с MS Access. Работа с отношениями.
1.
Системы управления базами данных (СУБД) – это программные средства, с помощью которых можно создавать базы данных, наполнять их информацией и работать с ними. Существует около десятка различных СУБД, многие из которых на самом деле являются не столько системой управления, сколько специализированными языками программирования (например, Oracle, Clipper, Paradox, FoxPro), с помощью которых, освоивший язык программирования, может создать БД любой сложности.
Первоначально MS Access не входила в пакет Office и имела отдельную нумерацию версий. Начиная с версии 7.0, эта СУБД, входя в пакет «Офиса», является удобным средством для создания и эксплуатации достаточно мощных баз данных без необходимости что-либо программировать.
В то же время Access не исключает возможности программирования, так как система включает поддержку языка программирования Visual Basic for Application, который позволяет создавать дополнительные модули и элементы управления.
Одни из важных достоинств Access является интеграция этой программы с Excel, Word и другими программами MS Office. Данные, созданные в разных приложениях, входящих в этот пакет, легко импортируются и экспортируются из одного приложения в другое.
Реляционная модель СУБД MS Access обеспечивает возможность использования:
-
операций обработки данных, имеющих единую основу – алгебру отношений (реляционную алгебру);
-
и универсального языка структурированных запросов SQL (Structured Query Language).
Типовыми функциями СУБД по манипулированию данными являются выборка, добавление, удаление, изменение данных.
СУБД MS Access упрощает поиск, анализ, поддержку и защиту данных, поскольку хранит все объекты базы данных в одном файле. Первым шагом в работе с MS Access является создание файла базы данных (введение имени и маршрута сохранения файла). Предварительное определение места файла отличает эту прикладную программу от других, входящих в состав MS Office программ.
Работа в СУБД MS Access подразделяется на: 1) фазу конструирования (собственноручно или с помощью мастера) и 2) фазу управления данными.
Процесс конструирования заключается в создании объекта базы данных и дальнейшей его настройке в соответствии с определёнными требованиями. В большинстве случаев это осуществляется в специальном режиме конструктора, предусматривающем инструменты для подобной работы.
Основными видами объектов, с которыми работает программа, являются:
Отношение (таблица) – это объект, который используется для хранения данных и работы с данными (проверка орфографии, сортировка, фильтрация, изменение структуры отношения). Каждое отношение содержит информацию об информационных объектах определённого типа. Для каждого отношения должен быть определён первичный ключ – однозначный идентификатор каждого кортежа (записи). Ключевые значения, как правило, могут быть объявлены индексами. Первичный ключ отношения индексируется автоматически.
Запрос – это объект, который позволяет пользователю просматривать, анализировать, получать нужные данные из одного или нескольких отношений. С помощью запросов можно также создавать новые отношения, используя для этого данные уже существующих отношений. Наиболее распространённый тип запросов – запрос на выборку. Он отбирает данные из одного или нескольких отношений по заданным условиям, а затем отображает их в нужном порядке.
Форма – это объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране монитора или управления работой приложения.
Отчёт – это объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включён в документ другого приложения.
Макрос – это объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должна выполнить MS Access в ответ на определённое событие. Полезны для автоматизации часто выполняемых задач.
Модуль – это объект, содержащий программы на языке Visual Basic for Application, который позволяет запрограммировать ответ MS Access на определённое событие.
Популярность СУБД MS Access обусловлена следующими причинами:
-
доступность в изучении и понятность;
-
возможность использования OLE технологии;
-
интегрированность с пакетом MS Office;
-
полная поддержка Web-технологий;
-
визуализация процесса работы, позволяющая видеть результаты своих действий и корректировать их;
-
наличие большого количества «мастеров» по разработке объектов программы;
-
уменьшение размеров базы данных, количества возможных ошибок, затрат труда и времени на работу с ней.
2.
После запуска программы MS Access на экране монитора появляется Стартовое окно, в правой части которого имеется Область задач «Приступая к работе с …». С её помощью можно открыть уже имеющуюся базу данных, или создать новую. Создать новую базу данных можно также по помощи одного из шаблонов, выбрав подходящий шаблон в окне «Категории шаблонов», расположенном слева от области задач.
Общий вид окна программы MS Access несколько отличается от аналогичных окон программ Excel и Word. Основное отличие заключается в том, что в левой части окна имеется область, в которой отображаются все созданные объекты базы данных, сгруппированные по категориям.
После создания файла новой БД в Области объектов появляется автоматически созданный первый объект – пустое отношение (таблица) с именем Таблица 1.
Последним уровнем моделирования при создании реляционной базы данных является разработка схем каждого отношения, схемы всех отношений и специальных объектов (форм, запросов, отчётов) в применяемой СУБД.
Отношение в БД создаваемой с помощью СУБД Access состоит из:
|
поля (столбцы) |
|
записи (строки) |
атрибуты |
|
|
|
|
Имена отношений, так же как имена их полей, лучше писать символами латинского алфавита. Если имя содержит больше одного слова, желательно между словами ставить подчёркивание вместо пробела (ЭВМ в этом случае считает имя состоящим из одного слова).