6371

80

Если пользователем не заданы ограничения на использование фор-

мы, то в режиме формы можно как добавлять в таблицу новые записи, так и изменять содержимое существующих записей.

Для удобства поиска при работе с формой можно использовать фильтр по значениям одного или нескольких полей аналогично фильтру в таблице (см. раздел 3.2). При этом программа разрешит доступ только к тем записям, условия на значения которых в выбранных полях соответст-

вуют тем, что задал пользователь.

В конструкторе форм существуют достаточно большие возможно-

сти изменения внешнего вида формы или, другими словами, работы над ее дизайном. Создание оригинального дизайна бывает полезно, в частности,

если планируется презентация БД или создаваемую БД предполагается распространять – продавать или раздавать бесплатно в рекламных целях. В

большинстве случаев возможности несложные и вполне могут быть освое-

ны пользователем самостоятельно.

Для использования дизайна, отличного от задаваемого по умолча-

нию, надо вызвать быстрое меню некоторого элемента формы. Например,

для надписи с помощью подобного быстрого меню можно изменить вы-

равнивание, автоматически регулировать размер, установить цвет фона,

текста и рельеф оформления (обычное, приподнятое, утопленное, вдавлен-

ное, с тенью, "рельефное"). Для изменения других параметров, например,

характеристик шрифта (тип, начертание, размер и др.) надо выбрать в том же быстром меню команду "Свойства", в окне свойств выбрать вкладку

"Макет" и в соответствующих ее строках задать нужные характеристики.

Обычно предполагается изменять форматирование сразу несколь-

ких однотипных элементов формы: например, всех надписей или всех по-

лей, в которых выводятся значения показателей. Именно так рекомендует-

ся делать для сохранения единообразия дизайна. Для этого надо выделить группу элементов целиком, что можно сделать, поочередно щелкая мышью

81

на каждом из них при зажатой клавише Ctrl, или обведя мышью (при зажа-

той левой кнопке) прямоугольник в области данных окна конструктора.

Далее можно вызывать быстрое меню и задавать параметры оформления для всех выделенных элементов сразу.

Задание А. Создать форму для таблицы "Страны" аналогично форме для запроса "ТурыСведения". Внешний вид формы выбрать "В один столбец". Обязательно ввести какие-либо надписи (соответствующие по смыслу содержанию формы) в области заголовка и примечания. При рабо-

те в конструкторе формы использовать отличные от заданных по умолча-

нию параметры оформления отдельных полей и подписей: тип, размер,

цвет шрифта, цвет фона, цвет и толщину линии границ, рельеф оформле-

ния. Изменение параметров желательно делать единообразным для всех объектов одного типа, находящихся в одной области формы, например, для всех значений ячеек или для всех подписей полей в области данных.

Задание Б. Аналогично создать форму для таблицы "Продажи".

4.3. Подчиненная форма

Подчиненная форма – это форма, встроенная в главную форму. С ее помощью выводятся данные из компонента БД, связанного с тем, данные из которого представлены в главной форме. Использование подчиненных форм упрощает операцию выборки нужной информации. В рассматривае-

мом примере подчиненная форма, созданная на основе запроса "ТурыСве-

дения" встроена в форму "Страны". При поиске тура в заказанную страну в подчиненной форме показываются существующие предложения. При вы-

боре туров по другим характеристикам, например по виду отдыха, можно воспользоваться фильтрами, которые могут применяться к нужным полям подчиненной формы.

Возможны две последовательности действий при помещении под-

чиненной формы на главную. Первый вариант: подчиненная форма созда-

82

ется в конструкторе главной формы. В этом случае в нее автоматически помещаются все поля исходной для нее таблицы. Второй вариант: сначала создается подчиненная форма, которая затем помещается на главную. В

предложенном задании используется второй вариант.

Порядок действий.

1.Создать форму "ТурыАнонс" с помощью мастера форм на основе запроса "ЦенаРуб". Порядок действий описан в задании раздела 4.1. На шаге №2 – выбор полей таблицы – выбрать не все поля, а только следую-

щие: "НазваниеТура", "Страна", "МестоОтдыха", "ВидОтдыха", "Продол-

жительность", "ЦенаРуб", "НазваниеФирмы". После прохождения всех ша-

гов мастера форм открывать форму в режиме конструктора не обязательно,

вводить что-либо в заголовок и примечание формы не надо. Закрыть соз-

данную форму.

2. Открыть форму "Страны" в режиме конструктора. При необхо-

димости зацепить и перетащить вправо и вниз соответственно правый и нижний края области данных с целью увеличения ее размера.

3. На панели элементов управления нажать кнопку "Подчиненная форма/отчет". Поставить курсор в область данных главной формы и, заце-

пив и перетащив его, "нарисовать" прямоугольное поле для подчиненной формы.

4. Щелчком правой кнопки мыши в поле подчиненной формы вы-

звать быстрое меню. В нем выбрать пункт "Свойства". В открывшемся диалоговом окне выбрать вкладку "Данные", в ней в строке "Объект-

источник" выбрать из раскрывающегося списка нужный исходный компо-

нент – запрос "ТурыАнонс". Сохранить главную форму, перейти в режим формы для контроля.

83

4.4. Отчеты

Отчет – это компонент БД, предназначенный для просмотра содер-

жимого таблиц и запросов и для вывода его на печать. По возможностям оформления и вставке элементов управления отчет похож на форму.

Отчеты, как и другие компоненты БД, можно создавать как с по-

мощью конструктора, так и с помощью мастера. Использование мастера отчетов предоставляет возможность совершать следующие действия:

– отбирать вводимые поля из одного или нескольких компонентов

БД;

– выполнять группировку записей по значениям одного или не-

скольких полей, и рассчитывать статистические характеристики внутри групп аналогично итоговому запросу;

–задавать сортировку записей по значениям одного или нескольких полей таблицы;

–выбирать вид макета отчета и стиль оформления.

В случае, если указанных возможностей недостаточно, после созда-

ния отчета с помощью мастера можно перейти в режим конструктора и продолжить оформление.

Задание. Создать отчет о туристских фирмах.

Порядок действий.

1.В списке "Объекты" окна базы данных выбрать "Отчеты", дать команду "Создание отчета с помощью мастера".

2.В списке "Таблицы и запросы" выбрать "Фирмы". Нажать кнопку

">>" для выбора всех полей. Нажать "Далее".

3. Уровни группировки не добавлять, сортировку сделать по полю

"КодФирмы", выбрать вид отчета – табличный, флажок "Настроить шири-

ну полей для размещения на одной странице" включить.

4. Выбрать любой понравившийся стиль. Задать имя отчета – " Тур-

фирмы". Нажать "Готово".

84

5. ВОЗМОЖНОСТИ УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ В

MICROSOFT ACCESS

5.1 Использование макросов

Макрос – это последовательность макрокоманд, сохраненная под заданным именем. Макрокоманда – машинная процедура, которая заменя-

ет определенную ручную последовательность операций, производящихся при работе в программе [5].

В процессе работы с БД в Access бывает необходимо неоднократно выполнять одну и ту же последовательность операций. Для автоматизации подобных действий можно применить один из компонентов БД – макрос, в

который ввести и сохранить команды на выполнение одного за другим не-

которых действий.

Также при помощи макросов улучшается управление БД. На неко-

торых формах можно создать командные кнопки для быстрого запуска макросов на выполнение часто повторяющихся операций.

Задание. Создать форму с целью быстрого пересчета цен туров в рублях в зависимости от изменения курса валют.

Задание состоит из двух частей. Первая часть (Задание А) – созда-

ние макроса, который позволяет пересчитывать цены туров. Вторая часть

(Задание Б) – создание формы, которая позволяет вносить изменения кур-

сов валют и тут же запускать ранее созданный макрос.

При выполнении создаваемого макроса будут происходить сле-

дующие действия. Обновление курсов валют предполагается производить с помощью формы, которая будет создана при выполнении задания Б. Для того, чтобы сделанные изменения сохранить, надо открыть таблицу "Ва-

люта" и сохранить (обновить) ее. Далее можно выполнить пересчет при

85

помощи запроса и закрыть таблицу "Валюта" (с внесенными изменениями)

за ее ненадобностью на данный момент.

Порядок действий.

Задание А

1. В области данных окна БД выбрать "Макросы", дать команду

"Создать". В Access-2007 на вкладке "Создание" в группе "Другие" нажать кнопку "Макрос".

2.В окне конструктора макроса в столбце "Макрокоманда" выбрать

враскрывающемся списке "ОткрытьТаблицу". В нижней части окна кон-

структора макроса "Аргументы макрокоманды" установить:

–имя таблицы – Валюта;

–режим – таблица;

–режим данных – изменение.

3. В следующей строке в столбце "Макрокоманда" выбрать команду

"ОбновитьОбъект", затем установить ее аргументы:

–тип объекта – Таблица;

–имя объекта – Валюта.

4. В третьей строке в столбце "Макрокоманда" выбрать команду

"ОткрытьЗапрос", затем установить ее аргументы:

–Имя запроса – РасчетЦеныРуб;

–режим – таблица;

–режим данных – изменение.

5. В четвертой строке в столбце "Макрокоманда" выбрать команду

"Закрыть", затем установить ее аргументы:

–тип объекта – Таблица;

–имя объекта – Валюта;

–сохранение – Да.

6. Сохранить макрос под именем "ПересчетЦен".

86

Затем можно проверить действие макроса. Для этого надо внести изменения в таблицу "Валюта" и запустить макрос из области данных БД.

Задание Б

1. Создать с помощью мастера форм форму для таблицы "Валюта"

аналогично заданию 4.1. Выбрать внешний вид формы "В один столбец".

Сохранить форму под именем "ПересчетКурса". В области заголовка и примечаний не вводить ничего.

2. Открыть форму "ПересчетКурса" в режиме конструктора. На па-

нели элементов управления нажать кнопку "Кнопка". В области данных формы обвести курсором прямоугольник для ввода элемента управления

"Кнопка". Нажать на ней правую кнопку мыши, выбрать пункт "Свойства". 3. В окне свойств кнопки выбрать вкладку "События", в ней строку

"Нажатие кнопки" и в раскрывающемся списке выбрать "ПересчетЦен". 4. Активизировать надпись на кнопке щелчком левой кнопки мыши,

стереть название "Кнопка№", ввести с клавиатуры "Пересчет цен по теку-

щему курсу".

5. Перейти в режим формы. Поменять курс одной из валют. Прове-

рить работу макроса, щелкнув мышью на созданной кнопке.

5.2. Использование кнопочной формы для навигации в базе данных

В ряде случаев БД планируется использовать не для текущей рабо-

ты, а для презентации или распространения, например при защите студен-

том дипломного проекта или в случае создания электронного справочника,

который предполагается продавать или передавать бесплатно заинтересо-

ванным пользователям. В подобных примерах значение приобретает не только структура и качество информации в БД, но и ее оформление и ди-

зайн проекта в целом. Одной из возможностей улучшить пользовательский интерфейс является создание кнопочной формы, которая открывается при открытии файла БД и позволяет быстро перейти к наиболее используемым

87

компонентам. В той же форме можно применить нестандартный дизайн – ввести сведения о БД шрифтами с оригинальным форматированием, по-

добрать цвета фона, рисунки и др.

Задание. Создать кнопочную форму для БД турагентской фирмы.

Порядок действий.

1. Дать команду "Сервис" – " Служебные программы" – " Диспетчер кнопочных форм".

В Access-2007 кнопка "Диспетчер кнопочных форм" находится на вкладке "Работа с базами данных".

При появлении сообщения "Не удается найти кнопочную форму в этой базе. Создать кнопочную форму?" ответить "Да".

2.В окне "Диспетчер кнопочных форм" для главной кнопочной формы дать команду "Изменить". Открывается окно "Изменение страниц кнопочной формы". Оно предназначено для изменения кнопочной формы,

вданном случае – главной, в которой пока нет ни одного элемента. Для создания элемента формы дать команду "Создать".

3.В окне "Изменение элемента кнопочной формы" ввести:

текст – Сведения о фирмах;

команда – Открыть форму для изменения;

форма – Фирмы.

Нажать ОК.

4.Аналогично создать еще два элемента главной кнопочной формы,

предназначенных для открытия форм "Страны" (в окошко "текст" ввести – Туры по странам) и "ПересчетКурса"(в окошко "текст" ввести – Пересчет цен по текущему курсу).

5. Закрыть последовательно диалоговые окна "Изменение страниц кнопочной формы" и "Диспетчер кнопочных форм".

88

6. В области данных БД выбрать компонент "Формы", открыть форму "Кнопочная форма" в режиме формы и проверить ее работу – от-

крытие других форм с ее помощью.

7. Перейти в режим конструктора. Изменить заголовок кнопочной формы – стереть имя файла БД, введенное в заголовок по умолчанию, и

ввести с клавиатуры :"Туристская фирма Иванов и К представляет". Вме-

сто "Иванов" ввести свою фамилию. Изменить по собственному желанию цвета фона и текста элементов формы. Перейти в режим формы для про-

смотра сделанных изменений.

5.3.Задание параметров запуска

Впрограмме Access существует возможность задать автоматиче-

ское открытие выбранного компонента при открытии файла БД. Например,

пользователю бывает удобно начинать работу с БД с кнопочной формы, из которой легко перейти к любому из внесенных в нее компонентов, как правило – других форм.

Задание 5.3. Настроить БД таким образом, чтобы при её открытии автоматически открывалась Главная кнопочная форма.

Порядок действий для ранних версий Access.

1.Дать команду "Сервис" – " Параметры запуска".

2.В окошке "Вывод формы/страницы" выбрать "Кнопочная форма",

нажать "ОК".

3. Для проверки закрыть файл БД и снова открыть его. При откры-

тии файла форма "Кнопочная форма" должна открываться автоматически.

Порядок действий для Access-2007.

1. Нажать на кнопку Office. В появившемся диалоговом окне на-

жать на кнопку "Параметры Access" в правом нижнем углу. 2. Выбрать опцию "Текущая база данных".

89

3.В окошке "Форма просмотра" выбрать "Кнопочная форма".

4.Для проверки закрыть файл БД и открыть его вновь.

5.4.Представление статистической информации с помощью диаграмм

Для более наглядного представления статистической информации удобно использовать диаграммы. Access может быстро экспортировать таблицы в другую программу пакета Microsoft Office – табличный процес-

сор Microsoft Excel. Последний позволяет быстро создавать диаграммы любых типов и предоставляет большие возможности для их оформления.

Задание А. Создать диаграмму для представления сводных харак-

теристик туров по континентам.

Порядок действий.

1.Открыть запрос "СтатистикаПоКонтинентам".

2.Дать команду "Сервис" – " Связи с Office" – " Анализ в Microsoft Excel". Произойдет открытие листа Microsoft Excel, в котором будет нахо-

диться таблица результатов выполнения запроса.

В Access-2007 действие выполняется следующим образом. На вкладке "Внешние данные" надо выбрать в группе "Экспорт" кнопку "Excel". В диалоговом окне Экспорт – Электронная таблица Excel надо указать имя файла, в котором будет сохранена экспортируемая таблица. Также ре-

комендуется установить флажок "Открыть целевой файл после заверше-

ния операции".

Данные в запросе несопоставимы между собой по абсолютным ве-

личинам, поэтому на одной диаграмме помещать их не стоит. Предлагает-

ся построить две диаграммы – для количества дней в турах и для стоимо-

сти туров.

3. Выделить столбцы континентов, минимальной и максимальной продолжительности туров и дать команду на построение диаграммы

("Вставка" – " Диаграмма" или соответствующая кнопка панели инструмен-