6371

10

7. Распространение. Существуют следующие способы вывода дан-

ных, хранящихся в АИС:

–распечатка на твердый носитель (как правило, на бумагу);

–передача при помощи внешних носителей информации (дискеты, CD- и DWDдиски, съемные флэш-накопители);

–передача по электронным сетям, например, через Интернет.

8. Предсказание (прогноз) и выдача рекомендаций. Существует особый класс программ – экспертные системы – предназначенные для вы-

дачи рекомендаций по определенным вопросам. Некоторые операции для прогнозирования способны выполнять общеизвестные и всеми используе-

мые программы. Например, в табличном процессоре Ms Excel есть воз-

можность расчета трендов для прогноза поведения исследуемой системы в будущем и, возможно, выбора оптимального направления ее развития.

Достоверность прогнозов и качество выданных программой рекомендаций зависит от алгоритма решения задачи, разработанного специалистом. На уровне рядового пользователя сама постановка подобных задач ограничена уровнем профессиональной подготовки в информатике, поэтому в настоя-

щем пособии не рассматривается.

Перечисленные задачи АИС можно представить в виде блок-схемы

(рис.1).

Основными операциями, которые постоянно совершаются в дейст-

вующей АИС, являются изменение, анализ и сохранение. Информация по-

стоянно обновляется, сохраняется, из нее извлекается путем расчетов но-

вая информация, которая также сохраняется.

Использование СУБД в туризме позволяет упростить, в частности,

решение следующих задач:

– поиск – быстрый подбор тура по характеристикам, заказанным

клиентом;

11

12

– анализ – проведение расчетов доходов туристской фирмы, их распреде-

ления по источникам предложения (страны, фирмы) и спроса (из каких го-

родов и районов клиенты, каких возрастов). Один из примеров – анализ динамики продаж с распределением по регионам и видам отдыха – рас-

сматривается в настоящем пособии.

1.2. Понятие о реляционных базах данных. Основные определения

База данных (БД) – совокупность специальным образом организо-

ванных и взаимосвязанных данных по конкретной предметной области,

сохраненная на электронном носителе [7].

Под предметной областью понимается часть реального мира, пред-

ставляющая интерес для некоторого исследования или решения опреде-

ленной задачи.

Информационные объекты БД – это объекты или явления, сведения о которых вносятся в БД. Объекты относятся к некоторой предметной об-

ласти, ограниченной задачами, для решения которых создается определен-

ная БД.

Атрибут объекта (синонимы – показатель, реквизит) – вид сведе-

ний, характерных для данного объекта.

Значение реквизита – определенное сведение о конкретном объекте.

Класс объектов – группа объектов с одинаковым набором реквизи-

тов.

Например, в БД сведений о гражданах России класс объектов – это люди, граждане России; информационный объект – один гражданин; рек-

визиты объекта – фамилия, имя, отчество, дата рождения, место рождения,

серия и номер паспорта, дата выдачи паспорта и т.д.; значение реквизита

"Фамилия" – " Иванов"; значение реквизита "Дата выдачи паспорта" для объекта "Иванов" – 25.01.2002 и т.д.

13

Система управления базами данных (СУБД) – это АИС, предназна-

ченная для обработки большого объема разнородных данных достаточно сложной структуры. СУБД должна обеспечивать выполнение операций с информацией, указанных в разделе 1.1.

СУБД должна выполнять следующие задачи [5]:

–определения данных – задания видов хранимой информации, ее структуры, ограничений, связей между элементами;

–обработки данных – выбора, сортировки, фильтрации, преобразо-

вания, объединения, группировки;

– управления данными – разграничения прав доступа к информа-

ции.

По способу организации данных различают БД сетевые, иерархиче-

ские и реляционные. В настоящее время наиболее распространены БД по-

следней группы, которые и будут рассматриваться далее.

Реляционная БД содержит информацию, хранящуюся в реляцион-

ных таблицах, взаимосвязанных между собой. Структура созданной БД должна позволять совершать упомянутые выше операции с информацией.

Термин "реляционные" происходит от английского термина relation,

который переводится как отношение или связь и переводится в [8] как

"выражающий отношение, связанный с выражением отношения между чем-либо". Смысл использования данного термина состоит, на наш взгляд,

в подчеркивании жесткой связи между данными, определяемой структурой подобных таблиц. Рассмотрим их особенности.

Реляционные таблицы прямоугольные – число ячеек одинаково в каждой строке, включая строку заголовка. Число ячеек также одинаково во всех столбцах. В каждой ячейке находится один неделимый элемент ин-

формации. Невозможны такие действия, как разделение или объединение ячеек.

14

Содержимое отдельно взятой ячейки можно изменять, удалять, ко-

пировать или перемещать в другую ячейку, то есть производить с ним те же операции, что и, например, с фрагментами текста в MS Word, но делать то же с содержимым группы ячеек нельзя.

Согласно принятой терминологии строка реляционной таблицы на-

зывается "Запись", а столбец – " Поле". Применение специфических терми-

нов подчеркивает принципиальные отличия записей или полей от строк или столбцов обычных таблиц.

Ниже приводятся особенности структуры реляционных таблиц.

1.В одной таблице могут содержаться сведения об объектах только одного класса с одинаковыми реквизитами.

2.В каждой записи содержатся сведения только об одном информа-

ционном объекте. Записи не должны повторяться. Все записи равноправны между собой. Создание новой записи или удаление любой из существую-

щих записей не ведет к изменению таблицы в целом.

3. В каждом поле содержатся сведения только об одном реквизите.

Каждое поле индивидуально и обладает только ему присущими характери-

стиками. Уникальным является имя поля. Наличие двух полей с одинако-

выми именами недопустимо. Тип данных, заносимых в определенное поле,

зависит от конкретного реквизита.

Создание любой таблицы начинается с задания его структуры. Под структурой таблицы понимается количество полей, из которых она состо-

ит, их имена, тип данных и другие характеристики.

4. Для обеспечения корректности связей между таблицами в каждой таблице необходимо наличие поля, которое обеспечивает уникальность

(неповторимость) записей. С этой целью первым полем каждой таблицы рекомендуется (как правило) делать поле кода объектов класса – ключевое поле. Коды как правило являются целыми числами – порядковыми номе-

15

рами строк, которые программа задает автоматически. Технология созда-

ния ключевого поля описана в разделе 2.3.

В некоторых случаях идентификация объекта определенного класса однозначно производится по значению какого-либо реквизита. Например,

для студента уникальным является номер его зачетной книжки, для товара на складе – его артикул. Тогда, в зависимости от структуры БД, поле кода может быть лишним или даже мешать. В настоящем пособии подобные примеры не рассматриваются.

Можно дать определение базы данных Microsoft Access как сово-

купности: информации о разнородных объектах, сохраненной во взаимо-

связанных таблицах; компонентов для работы с данной информацией – запросов, форм, отчетов, макросов и модулей, далее называемых компо-

нентами БД; настроек, заданных пользователем в соответствующем файле при помощи определенных команд программы. Файл БД имеет расшире-

ние *.mdb в ранних версиях Access и расширение *.accdb в Access -2007.

1.3. Типы данных полей реляционных таблиц Access

При проектировании БД необходимо описание реквизитов объектов каждого класса, которое должно включать характеристики полей созда-

ваемых таблиц. Основная характеристика – тип данных, определяющий вид информации, которая может содержаться в поле, а также возможные действия с ней. В Access возможно задание следующих типов полей.

Текстовый тип. Может содержать любые символы – буквы, цифры,

пробелы, знаки препинания, знаки арифметических действий, специальные символы (например, знак доллара) и др. Максимальное число символов ог-

раничено размером поля, которое по умолчанию равно, как правило, 50.

Этот тип данных наиболее распространен и задается по умолчанию, если пользователь забыл сам его указать.

16

Если в текстовое поле введены числа, то программа воспринимает их как обычный набор символов и не может производить с ними никаких вычислений.

Тип – поле МЕМО. Оно предназначено для ввода длинных текстов,

содержащих до 65 535 знаков (до нескольких десятков страниц). Поле мо-

жет использоваться для хранения справочной информации, например кратких сведений о стране или курорте. Так же, как и текстовое, оно может содержать любые символы. Вывести его содержание на экран в режиме таблицы проблематично из-за большого размера. Наилучшим способом просмотра содержания МЕМО-полей является использование форм, работа с которыми описана в главе 4.

Числовой тип, с которыми можно производить расчеты – арифме-

тические действия, статистическую обработку, выборку с помощью опера-

торов сравнения "больше" – " меньше". Возможно задание одного из не-

скольких вариантов размера такого поля, которые можно установить в строке "Размер поля" вкладки "Общие", расположенной в левом нижнем углу экрана окна конструктора.

А) Байт. Поле может содержать только целые числа от 0 до 255.

Преимущество указанного размера в том, что ячейка такого размера зани-

мает наименьшее место на электронном носителе – под нее отводится только 1 байт информации. Подобная экономия места – не самая актуаль-

ная проблема при объемах памяти, которые характерны для современных электронных устройств. Тем не менее, рекомендуется задавать подобный размер, если определенный показатель вписывается в заданные ограниче-

ния. Например, продолжительность тура в днях является целым положи-

тельным числом и, кроме экзотических случаев, определенно не превыша-

ет 255.

17

Б) Целое. Поле может содержать только целые числа от -32 768 до

32 767. Под ячейку отводится 2 байта информации. Пример возможного использования – показатель "Расстояние" до места прибытия в километрах.

В) Длинное целое. Поле может содержать только целые числа от -2 147 483 648 до 2 147 483 647. Этот тип данных задается для числовых полей по умолчанию.

Г) Дробные числа: с плавающей точкой – одинарное или двойное, а

также действительное. Поле может содержать и целые, и дробные числа.

Размеры отличаются возможным количеством знаков до и после запятой,

возможными минимальными и максимальными значениями, точностью при округлении и объемом памяти, отводимым под одну ячейку. Для рас-

четов в сфере бизнеса вполне достаточен размер "одинарное с плавающей точкой": максимальное число знаков после запятой 7, возможные значе-

ния – от -3,4х1038 до 3,4х1038.

Д) Код репликации –"… это кодированные значения, предназна-

ченные для использования в базах данных, одновременно хранимых на не-

скольких компьютерах. Это свойство едва ли вам когда-нибудь понадобит-

ся" [6].

Тип Дата/время. Поле содержит дату и (или) время в определенном формате, например:

–краткий формат даты – 20.05.2008;

–краткий формат времени – 15:30;

–полный формат даты – 20.05.2008 15:30.

С полями такого типа можно производить выборку при помощи арифметических операторов сравнения "больше" - "меньше", которые при-

обретают смысл "раньше"- "позже". Также с полями типа "Дата" можно производить арифметические действия – сложение и вычитание.

18

Денежный тип. Поле содержит числа, записываемые с денежным знаком – рубля (р.) или доллара ($). Числа могут иметь до 15 знаков в це-

лой и до 4 знаков в дробной части и использоваться для расчетов.

Тип Счетчик. Поле содержит уникальные последовательно возрас-

тающие (на 1) или случайные числа, автоматически вводящиеся при до-

бавлении каждой новой записи в таблицу, причем введенные программой значения ячеек пользователь изменить не может. Данный тип рекоменду-

ется присваивать ключевым полям. В случае удаления некоторых записей таблицы в процессе работы нумерация оставшихся записей не изменяется,

то есть перестает быть сплошной. В этом нет ничего страшного, поскольку значения ключевого поля могут быть любыми, главное – чтобы они были уникальными и не повторялись.

Логический тип. Предусматривает только два варианта значения – ИСТИНА или ЛОЖЬ (по-английски соответственно TRUE и FALCE, в чи-

словых кодах 1 или 0). В таблице в ячейках таких полей находится квадра-

тик – флажок, который надо включить при значении ИСТИНА (ДА) и не включать при значении ЛОЖЬ (НЕТ). Пример – поле "Виза" может иметь только два значения: виза для посещения страны нужна (ДА) или не нужна

(НЕТ).

Поле объекта OLE. Оно предназначено для ввода файлов из других приложений, которыми могут быть растры (рисунки) в форматах TIFF, JPEG, BMP и др., текстовые файлы Word, электронные таблицы Excel и

др. В режиме таблицы в ячейках видны имена файлов, на которые надо щелкнуть мышью, чтобы вывести на экран их содержимое. Объекты

OLE могут быть связанными или внедренными. Связанные объекты (фай-

лы) хранятся вне БД, как правило на жестком диске. Внедренные объекты сохраняются внутри БД, что позволяет не беспокоиться об их сохранности при копировании, но увеличивает, иногда значительно, объем файла БД.

19

Поле гиперссылка. Гиперссылка – это точка перехода как в преде-

лах данного документа, так и в другие документы, расположенные в том же компьютере, в локальной сети или в сети Internet. Механизм гипер-

ссылки предназначен для быстрого открытия нужного файла или нужной части файла прямо из объекта, с которым ведется работа, в нашем случае – из ячейки таблицы Microsoft Access.

Внешний вид гиперссылки – электронный адрес открываемого объ-

екта, обычно выделяемый цветом (как правило, синим или розовым), отли-

чающимся от остального текста.

Поле рассматриваемого типа данных может содержать только ги-

перссылки. Вводить их можно с клавиатуры, но проще операциями "Копи-

ровать" – " Вставить". Гиперссылки могут быть даны на файлы, созданные в других программах (аналогично объектам OLE), а также на страницы Internet. Например, в таблице "Фирма" может быть поле, в котором прописа-

ны адреса страниц туристских фирм в Internet, если таковые имеются.

Мастер подстановок. Этот тип используется для подстановки дан-

ных из других таблиц или ограниченного набора значений. Именно с по-

мощью мастера подстановок обычно устанавливаются связи между табли-

цами типа "Один-ко-многим" (см. раздел 1.4), что позволяет работать с ними, как с единым банком данных. Механизм задания мастера подстано-

вок рассматривается в разделе 2.3.

В Access-2007 появился новый тип полей – " Вложение", содержа-

щий один или несколько файлов произвольного формата. Файлы автома-

тически сжимаются для уменьшения объема БД в целом.