Краткие теоретические сведения

База данных (БД) - это набор сведений, относящихся к опре­деленной теме или задаче, такой как отслеживание заказов клиентов или хранение коллекции звукозаписей. Если база данных хранится не на компьютере или на компьютере хра­нятся только ее части, приходится отслеживать сведения из целого ряда других источников, которые пользователь должен скоординировать и организовать самостоятельно.

Система управления базами данных (СУБД) - комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания базы данных, добавления, модификации, удаления, поиска и отбора информации, представления информации на экране и в печатном виде, разграничения прав доступа к информации, выполнения других операций с базой.

Реляционная БД - основной тип современных баз данных. Состоит из таблиц, между которыми могут существовать связи по ключевым значениям.

Таблица

MS Access поддерживает реляционную модель данных, т.е. база данных состоит из множества взаимосвязанных отношений, каждому отношению соответствует отдельная таблица.

Таблица базы данных – это регулярная структура, которая состоит из однотипных строк (записей), разбитых на столбцы (поля).

Столбцы таблицы отражают общие свойства или характеристики объектов реального мира. Для каждого свойства пользователь выделяет один столбец, все данные в столбце определенны одним типом. Строки таблицы соответствуют различным экземплярам реальных объектов и называются записями.

В табл. 1.1. приведены некоторые типы полей, определенные в базах данных MSAccess.

Таблица 1.1

Типы данных полей

Тип данных	Описание, допустимые значения в поле
Текстовый	Текст, числа, не требующие вычислений, и их комбинации. Номера телефонов, почтовые индексы
MEMO	Длинный текст или числа. Описания, характеристики, аннотации.
Числовой	Числа, используемые для математических вычислений (кроме денежных операций). Типы чисел и их точность зависят от свойства Размер поля.
Дата/время	Значения дат и времени (от 100 до 9999 года). Хранятся как десятичные числа (дата– целая часть числа, время – дробная, доля суток от полуночи). Вычисления выполняются в единицах измерения времени
Денежный	Значения валют, используемые для денежных операций. Допускает 15 знаков целой части числа и 4 знака в дробной части. Вид валюты зависит от выбранной национальной настройки (Панель Управления)
Счетчик	Уникальные последовательные или случайные числа в полях первичного ключа, которые вводятся в поле автоматически при создании новой записи. Не могут быть изменены пользователем. В таблице может быть только одно поле данного типа.
Логический	Одно из двух значений: Истина/Ложь, Да/Нет, Включено/Выключено (On/Off).

Для того чтобы создать новую таблицу в режиме конструктора, необходимо выбрать пункт “Конструктор” в диалоговом окне “Новая таблица”. На экране отобразится окно конструктора таблиц (рис 1.1.).

Рис. 1.1. Таблица Клиенты открытая с помощью конструктора

В верхней части окна конструктора расположена табличная часть, предназначенная для ввода имен полей, их типов данных и описаний. Описание является необязательным параметром, но если указать здесь краткую поясняющую информацию, то она будет использована в качестве всплывающей подсказки в формах, содержащих это поле. Имя поля нужно указывать обязательно, а если не выбрать Тип данных поля, то MSAccess автоматически присвоит ему текстовый тип.

В нижней части окна конструктора расположены бланк свойств таблицы и окно подсказки. Перечень свойств в бланке зависит от выбранного типа данных поля.

После того, как все необходимые поля указаны и для них определены подходящие свойства, таблицу необходимо сохранить, выбрав для нее какое-нибудь информативное имя.

Свойство “Размер поля”

Задает максимальный размер данных, которые могут быть помещены в данное поле. Рекомендуется использовать как можно меньшее значение свойства “Размер поля”, поскольку обработка данных меньшего размера выполняется быстрее и требует меньше памяти.

Свойство “Подпись поля”

Указывает текст, который отображается в связанной с полем подписи и используется в качестве заголовка столбца в режиме таблицы Длина подписи поля, формы или кнопки может достигать 255 символов. Подпись поля можно определить в окне конструктора таблиц или в окне запроса (в списке “Свойства поля”).

Свойство “Индексированное поле”

Определяет индекс по одному полю. Допустимы следующие значения свойства “Индексированное поле” (табл. 1.2).

Таблица 1.2