ПРОГРАММНЫЕ_СРЕДСТВА_ACCESS

По сравнению с предыдущими версиями программы, в Microsoft Office Access 2007 предусмотрены новые средства быстрого создания форм, а также добавлены новые типы форм и улучшены их функциональные возможности. Наиболее практическое значение имеют следующие способы создания новых форм в уже существующей базе данных:

автоматическое создание простой формы; автоматическое создание разделенной формы; создание формы с помощью мастера форм; создание формы с дополнительными элементами; создание пустой формы создание формы в режиме конструктора.

Способ создания формы с помощью мастера наиболее удобен для начинающих пользователей, так как параметры формы настраиваются в режиме диалога. Мастер форм позволяет полуавтоматически создать форму на основе выбранных полей, позволяет настроить цвет и стиль оформления формы, а также ее вид: в один столбец, ленточный, табличный, выровненный.

Конструктор форм позволит создать форму самостоятельно, но для непрофессиональных пользователей это сложный и долгий процесс. Поэтому создавать форму удобнее с помощью Мастера, а дополнять и улучшать ее внешний вид – в режиме Конструктора.

Разделенная форма – это новая возможность Microsoft Office Access 2007. Она отображает данные, содержащиеся в таблице, одновременно в двух представлениях – в режиме формы и в режиме таблицы. Эти два представления связаны с одним и тем же источником данных (таблицей) и всегда синхронизированы друг с другом.

Если разрабатывается форма на основе нескольких таблиц, Access предложит создать, либо подчиненную, либо связанную форму. Такие формы называются сложными. Подчиненная форма представляет собой форму внутри другой формы. Первичная форма называется главной, а внутренняя – подчиненной (субформой). Подчиненная форма удобна для просмотра данных таблиц и запросов, связанных по типу один-ко-многим или один-к- одному. В подчиненной форме выводятся только те записи, которые связаны с текущей записью в главной форме. Главная форма может отображаться только в виде столбца, подчиненная – в столбцовом, табличном или ленточном виде. Главная форма может иметь несколько подчиненных форм и до семи уровней вложенности.

Для манипулирования записями в режиме формы используются те же способы, что и в режиме таблицы – поиск, замена, сортировка, фильтрация данных.

Особым типом формы является Кнопочная форма (Кнопочное меню) – форма с расположенными на ней элементами управления, кнопками с поясняющими надписями.

Щелчком на командной кнопке можно открыть соответствующую таблицу, форму или отчет. Это удобный инструмент работы с БД. Кнопочное меню можно создать вручную с помощью конструктора (однако для этого требуется достаточно много времени) или воспользоваться специальной программой - Диспетчером кнопочных форм. Созданную с помощью диспетчера кнопочную форму можно отредактировать или дополнить в режиме конструктора.

Формы могут вызывать макросы и подпрограммы, обеспечивающие контроль верности обрабатываемой информации, поддержку связи с другими объектами и т.д. Этой же возможностью обладают и отчеты, основной задачей которых является подготовка сведений к печати.

1.5.8. Отчеты в Access

Для предоставления конечного документа по работе с БД данные таблиц и запросов могут быть оформлены в виде отчета. Отчет – гибкое и эффективное средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации, позволяющее представить данные на печать в желаемом формате. В Microsoft Office Access 2007 можно создать главный отчет, который служит как оболочка для одного или нескольких суботчетов.

В отчет и/или суботчеты можно добавлять элементы управления и можно устанавливать свойства этих элементов управления. Можно отображать информацию из одной или нескольких записей из одной или нескольких таблиц или запросов, и устанавливать несколько наборов заголовков и нижних колонтитулов.

Отчет можно дополнить результатами сложных расчетов и статистической обработки, рисунками и диаграммами. Также как и формы, отчеты могут содержать вычисляемые поля. В формах значения вычисляемых полей рассчитываются на основе полей в текущей записи. В отчетах вычисляемые поля (итоги) формируются на основе группы записей, страницы записей или всех записей отчета. Вы можете сделать отчет или суботчет более полезным, выполнив вычисления в самом отчете. Для создания выражений, по которым нужно выполнить вычисления, вы можете использовать Построитель Выражений.

Предварительный просмотр печати позволяет проверять отчеты перед их печатью.

Разработать новый отчет, как и любой другой объект БД можно самостоятельно (в режиме Конструктора) или с помощью Мастера отчетов. Мастер отчетов является наиболее удобным средством, как для начинающих, так и для опытных пользователей. Мастер отчетов состоит из нескольких диалоговых окон, содержащих приглашения ввести необходимые данные (диалоговый режим), и отчет создается на основании ответов пользователя. Такой способ создания отчета позволяет быстро разработать макет, на основе которого можно с помощью инструментов конструктора разработать высоко профессиональный документ, имеющий более привлекательный вид. Для

начинающих пользователей также как и при создании формы, разработку отчета рекомендуется выполнять с помощью мастера, а детальную настройку отдельных элементов и добавление новых элементов – в режиме конструктора.

В зависимости от того, какой отчет создается – простой или сложный (с группировкой данных) – мастер предлагает различные варианты макетов отчета, образец каждого макета приводится в окне мастера.

Простейшие способы создания отчетов – разработка их в автоматическом режиме Отчет, пользователю достаточно лишь выбрать таблицу или запрос, на основе которого будет создаваться отчет.

Мастер Почтовых наклеек создаст отчет, отформатированный для печати почтовых наклеек.

Одной из наиболее простых и популярных ИС, является система управления кадрами (персоналом). Процесс проектирования БД рассмотрим

Раздел 2. РАЗРАБОТКА МНОГОТАБЛИЧНОЙ БАЗЫ ДАННЫХ

2.1. Постановка задачи

Разрабатывается фрагмент информационной системы «Управление персоналом» для автоматизации работы отдела кадров и бухгалтерии некоторой организации с числом сотрудников 20 человек.

Система должна функционировать в двух режимах: первичной загрузки данных и текущей обработки информации.

В режиме загрузки БД система должна обеспечивать контроль вводимой информации, возможность редактирования данных. Пользователем базы данных может быть сотрудник отдела кадров или бухгалтерии.

Врежиме текущей обработки БД должна обеспечивать:

получение анкетной информации о сотрудниках по данным личной картотеки;

возможность проведения простейших бухгалтерских расчетов;

обработку данных по движению кадров: прием, увольнение, перемещение;

расчет итоговых показателей по различным подразделениям и должностям;

подготовку кадровых и финансовых отчетов.

2.2.Задание на разработку базы данных

1.Разработать базу данных УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ.

2.База данных содержит четыре таблицы со следующей структурой записи:

Сотрудники (Табельный номер, Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения, Код подразделения, Код должности, Оклад, Семейное Положение),

Движение кадров (Табельный номер, Дата приема, Движение, Дата перевода, Дата увольнения),

Подразделения (Код подразделения, Подразделение, Телефон),

Должности (Код должности, Должность).

Втаблице Сотрудники поля Код подразделения и Код должности

должны быть полями подстановки из соответствующих таблиц

Подразделения и Должности.

3.Разработать схему данных БД, установить связи между таблицами.

4.Ввод данных в таблицы осуществить посредством форм.

5.Используя операции Поиска и Замены изменить значение оклада некоторым сотрудникам.

6.Разработать запрос Картотека для просмотра анкетных данных всех сотрудников, выполнить сортировку и фильтрацию данных.

7.Создать запрос Личная карточка для получения информации о любом сотруднике организации по его фамилии.

8.С помощью параметрического запроса Кадровый состав предусмотреть получение сведений о работающих на текущий момент сотрудниках по подразделениям.

9.Разработать запрос Прием 2009 для получения списка сотрудников,

принятых на работу в 2009 году.

10.Создать перекрестный запрос Средний оклад для расчета среднего оклада для каждого подразделения по должностям сотрудников.

11.Разработать итоговый запрос Статистика по зарплате для расчета статистических показателей по полю Оклад для каждого подразделения.

12.В запросе Начисление зарплаты рассчитать и начислить надбавку к окладу в зависимости от стажа работы.

13.Разработать запросы по движению кадров для получения информации об уволенных и переведенных в другой отдел сотрудниках (Движение,

Запрос по движению с параметром).

14.Создать запрос для удаления из БД сведений об уволенных сотрудниках. 15.В запросе Доплата юбилярам рассчитать и начислить доплату

сотрудникам – «юбилярам», чей возраст кратен 5.

16.С помощью запроса на обновление Обновление оклада изменить значение оклада для сотрудников в должности экономист.

17.Разработать подчиненные формы Списки по подразделениям (должностям) для просмотра данных о сотрудниках по подразделениям и должностям.

18.На основе подчиненной формы Списки по подразделениям создать форму с диаграммой, отображающей размер оклада для всех сотрудников подразделения.

19.Разработать отчет Картотека с группировкой данных по подразделениям и расчетом итоговых значений по полю Оклад.

20.Сформировать отчет Кадровый состав для печати списка сотрудников, работающих в организации на текущий момент.

21.Создать отчет для печати Личной карточки сотрудника.

22.Создать отчет Начисление Зарплаты с вычисляемым полем Квыдаче и расчетом итоговых значений, отчет разбить на страницы по группам записей.

23.Создать отчет Справка по з/п для печати справок о доходах сотрудников. 24.Создать отчет для формирования ведомости начисления доплат Доплата

юбилярам.

25.Разработать кнопочную форму-меню.

2.3. Технология выполнения работы

1.Создадим новый файл БД. Запустим Access 2007. В разделе Новая пустая база данных щелкнем на кнопке Новая база данных. В поле

Имя файла зададим имя файла БД УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ,

щелкнем на кнопке <Создать>.

2.Для разработки структуры таблиц используем конструктор таблиц:

o на вкладке Создание, в области Таблицы щелкнем на кнопке ;

o разработаем структуру таблицы Подразделения в соответствии с данными таблицы 2.1;

Таблица 2.1.

тип значений поля выбирается из списка в столбце Тип поля конструктора таблиц, размер поля устанавливается на вкладке Общие в окне Свойства поля в нижней части окна конструктора;

oчтобы система могла обеспечивать контроль вводимой информации, можно задать ограничения на ввод значений в поле Подразделение. Выберем три подразделения, на работников которых создается база данных, например – отдел статистики, отдел маркетинга, бухгалтерия. В окне свойств поля в строке параметра Условие на значение с помощью построителя выражений запишем условие

«отдел статистики» Or «отдел маркетинга» Or «бухгалтерия»

где Or – логический оператор выбора (Или);

oдля удобства ввода значений в поле, на которое наложено ограничение, можно сформировать текст сообщения об ошибке, которое будет выводиться на экран при попытке ввода значения, противоречащего условию;

в строке параметра Сообщение об ошибке введем следующий текст:

Введено неверное подразделение, повторите ввод!;

oполе КодПодразделения определим как ключевое, щелкнув на кнопке Ключевое поле. Сохраним структуру таблицы, щелкнув на кнопке в панели быстрого вызова, задав имя Подразделения. Просмотреть

o для поля КодПодразделения зададим подстановку значений из таблицы Подразделения: курсор установим на поле КодПодразделения,

откроем вкладку Подстановка окна Свойства поля, в строке Тип элемента управления выберем Поле со списком, в строке Тип источника строк оставим Таблица или запрос, в строке Источник строк выберем таблицу Подразделения;

o аналогично зададим подстановку для поля КодДолжности из таблицы

Должности;

o для поля Оклад зададим ограничение: >=7000;

o для поля ДатаРождения зададим ограничение: >#01.01.1945# (значения дат при записи их в выражениях заключаются в ##), для этого поля сформируем сообщение об ошибке;

o определим ключевое поле ТабНомер, сохраним таблицу;

oразработаем структуру таблицы Движение кадров в соответствии с данными таблицы 2.4;

Таблица 2.4.

o поле ТабНомер определим как ключевое, сохраним таблицу под именем Движение кадров;

oпросмотрим созданные таблицы в режиме таблицы.

3.Установим связи между таблицами с помощью Схемы данных:

oна вкладке Работа с базами данных выберем инструмент Схема данных, в рабочей области открывается вкладка Схема данных вместе с диалогом Добавление таблицы, в котором в списке Таблицы и запросы перечислены четыре таблицы Движение кадров,

Сотрудники, Подразделения, Должности;

oвыделим первую таблицу и кнопкой <Добавить> разместим ее макет в окне схемы данных, выполним ту же операцию с остальными таблицами так, чтобы все четыре таблицы отобразились на схеме

данных;

o закроем диалог Добавление таблицы4;

oдля установления связи между таблицами Сотрудники и Движение кадров выделим в таблице Сотрудники поле ТабНомер (оно является ключевым в обеих таблицах) и «перетащим» его мышью на поле ТабНомер таблицы Движение кадров, т.е. совместим одноименные

поля двух таблиц - открывается диалог Изменение связей;

o в диалоге Изменение связей обратим внимание на тип устанавливаемой связи один-к-одному (так как оба поля связи являются ключевыми) в нижней строке диалога;

4 Если по ошибке в схему данных была добавлена лишняя таблица, ее можно удалить командой Скрыть таблицу в контекстном меню этой таблицы.

o для того, чтобы при изменении или удалении информации не нарушалась целостность БД, установим режимы Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей, Каскадное удаление связанных записей, щелкнем на кнопке <ОК>;

o по аналогии установим связи между таблицами Сотрудники и Подразделения по полю КодПодразделения. Обратим внимание на тип устанавливаемой связи один-ко-многим. Access 2007 определяет такой тип отношения потому что поле КодПодразделения является ключевым только в одной таблице Подразделения (уникальный ключ), для второй таблицы Сотрудники это поле неключевое (внешний ключ);

o аналогично установим связи между таблицами Сотрудники и Должности.

Если при установлении связи программа определяет тип отношения не определено, значит связь устанавливается по неключевым полям. В этом случае нужно вернуться в конструктор таблиц и определить ключевое поле, или выбрать другое поле связи. Для удаления неверно установленной связи нужно подвести указатель мыши к линии связи и в контекстном меню выбрать команду Удалить связь.

4.Разработаем формы для заполнения таблиц: для таблиц Сотрудники и Движение кадров – в один столбец, для таблиц Подразделение и Должности – табличный (можно воспользоваться автоматическим режимом создания форм), формам зададим имена, соответствующие именам таблиц:

oв области Все таблицы выделим таблицу Подразделения, перейдем на вкладку Создание, в области Формы щелкнем на кнопке

, в открывшемся списке выберем Режим таблицы, на экране откроется вкладка для заполнения формы, сохраним форму;

o аналогично создадим табличную форму Должности;

o заполним формы Подразделения и Должности следующими данными:

o Ширину полей в каждой форме изменим в соответствие с максимальной длиной значения поля перемещением правой границы поля. Установим выравнивание по центру: вкладка Главная/область

Абзац/кнопка По центру.

oДля создания формы Сотрудники воспользуемся мастером форм. В области Все таблицы выделим таблицу Сотрудники, перейдем на вкладку Создание, в области Формы щелкнем на кнопке Другие формы, в открывшемся списке выберем Мастер форм. Из области Доступные поля перенесем все поля в область Выбранные поля кнопкой , <Далее>;

из предложенного списка выберем тип формы В один столбец, <Далее>;