УМ_Опорнный конспект лекций ОФО

организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства.

Функции современной службы делопроизводства определяются исходя из цели и задач ее деятельности и предусматривают полный объем работы, которая выполняется службой. Нормативными документами за службой делопроизводства закреплены, в основном, традиционные технологические функции:

1.Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации; внесение в них изменений.

2.Разработка и проектирование бланков документов.

3.Осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых документов.

4.Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов и выполнение информационно-справочной работы по документам.

5.Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов.

6.Осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

7.Регулирование хода исполнения документов, контроль прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок.

8.Организация машинописного (компьютерного) изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения.

9.Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

10.Организация и ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан.

11.Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.

12.Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

13.Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях организации.

14.Организация работы архива учреждения (ведомственного архива) в соответствии с действующими нормативно-методическими рекомендациями Росархива.

15.Повышение квалификации работников службы делопроизводства и архива, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства.

16.Организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы делопроизводства.

Этот набор функций следует отнести к типовым, они должны выполняться любой службой вне зависимости от ее структуры и масштабов деятельности - от секретаря до управления делами. К перечисленным функциям в настоящее время добавляются новые, не свойственные ранее делопроизводственной службе:

31

внедрение автоматизированных технологий работы с документами, контроль за эксплуатацией технических средств, оценка качества документационного обеспечения, планирование информационных потребностей, нормирование труда, управление кадрами самой делопроизводственной службы (включая подбор, расстановку, обучение, консультирование, повышение квалификации).

3. Должностной и численный состав службы делопроизводства

Внастоящее время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства, является Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. В соответствии с этим нормативным документом по характеру труда работники службы делопроизводства относятся к трем категориям: руководители, специалисты и технические исполнители.

Руководители. К ним отнесены: заведующий службой делопроизводства (т. е. управляющий делами, заведующий канцелярией, заведующий общим отделом), заведующий протокольным отделом, начальник секретариата, заведующий архивом, центром подготовки документов, копировального бюро, и т. д. Название должности "начальник" или "заведующий" указывается с добавлением наименования структурного подразделения. Основная функция руководителя – планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы. Количество руководителей не должно превышать 20% от общего числа делопроизводственного персонала.

Специалисты. В эту категорию включены: документовед, помощник руководителя, референт, редактор, архивист, археограф, инспектор, секретарь коллегии, секретарь руководителя, корректор. Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства, по подготовке по заданию руководства организации проектов документов. Существует возможность устанавливать должность старшего специалиста, при этом соотношение между старшими специалистами и специалистами составляет пропорцию 2:1. В последнее время слово "специалист" стало обозначением должности, а не категории служащего. В штатных расписаниях фигурирует специалист 1-й или 2-й категории, а не инспектор или старший инспектор.

Технические исполнители – экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации.

Согласно принятой в стране классификации преобладающую часть работников службы делопроизводства составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы копировальных бюро.

Вкаждой организации должностной и численный состав делопроизводственной службы устанавливается Штатным расписанием. При этом количество штатных единиц определяется исходя из возможностей организации.

32

Специалисты неоднократно отмечали, что формирование штата делопроизводственных работников в организациях и учреждениях зачастую осуществляется произвольно, исходя из реальных возможностей, сложившихся на сегодняшний день. В двух организациях, имеющих одинаковую структуру, одну и ту же численность работающих, одинаковые объемы документооборота, численность делопроизводственного персонала колеблется в значительных пределах. При этом в одной организации отмечается неоправданный рост численности персонала, а в другой – необоснованное сокращение. В последнем случае это сразу сказывается на оперативности работы управленческого аппарата, т. к. специалисты начинают самостоятельно выполнять делопроизводственные работы по созданию, подготовке, оформлению, транспортировке, учету документов.

Реальный объем работы делопроизводственной службы зависит прежде всего от объема документооборота и, конечно, от степени автоматизации процессов обработки документов. Исходя из этого были разработаны две методики для расчета численности работников службы делопроизводства.

Первая построена на учете объема документооборота, общей численности работников организации и постоянного коэффициента среднего уровня производительности труда работников службы делопроизводства. При этом численность делопроизводственного персонала определяется по формуле:

Ч = 0,00016 х Д (в степени 0,98) х Р (в степени 0,1), где Ч - численность работников делопроизводства;

0,00016 - постоянный коэффициент среднего уровня производительности труда (рассчитан НИИтруда опытным путем);

Д - объем документооборота; Р - численность работников аппарата управления.

Вторая методика предусматривает расчет численности службы делопроизводства исходя из трудозатрат на выполнение отдельных операций. При этом можно пользоваться как межотраслевыми документами по нормированию труда, так и отраслевыми нормативами.

Межотраслевые нормативные документы по нормированию труда разработаны на делопроизводственные операции (регистрация, контроль, составление номенклатуры дел и др.), на стенографические работы, на работы по копированию документов, на машинописные работы, на работы на перфорационных и клавишных вычислительных машинах, на архивные работы.

В этом случае расчет численности выполняется по формуле: численность = Тн + Тн.н.\ Фп.в.

где Тн – трудоемкость работ по нормативам на отдельные операции с учетом коэффициента =1,1 (учитывающего затраты времени на личные нужды, обслуживание рабочего места, отдых и т. п.);

Тн.н. – трудоемкость работ, не предусмотренных нормативами (рассчитана экспертным путем и составляет 114,2 чел./час.);

Фп.в. - годовой фонд рабочего времени (фонд полезного времени), составляет 1910 часов.

Согласно разработкам НИИтруда оптимальная численность

33

делопроизводственных работников по отношению к общему количеству работающих в данном учреждении должна составлять: для министерств и ведомств 12—15%, для промышленных предприятий 0,5% от общего числа работающих.

34

Лекция 4: Виды документов и их классификация.

1.Общая характеристика терминосистемы документоведения.

2.Классификация документов.

1. Общая характеристика терминосистемы документоведения. Документоведение — научная дисциплина, изучающая закономерности

формирования и функционирования систем документационного обеспечения управления (ДОУ). Основу терминосистемы документоведения составляет терминология ДОУ, зафиксированная в государственном стандарте - ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой документов, называется делопроизводством. Термин «делопроизводство» в России возник, по данным словарей русского языка, во второй половине XVIII в. и образован от сочетания слов «производство дела». Значение его становится понятным, если иметь в виду, что термин «дело» первоначально обозначал вопрос (судебный или административный), решаемый органом управления. Следовательно, делопроизводством называлось, прежде всего, рассмотрение и решение дел (вопросов). Термин «дело» в значении «собрание документов», относящихся к какому-либо вопросу, стал употребляться позже.

Терминологический стандарт определяет делопроизводство как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Термин «делопроизводство» в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 синонимичен термину «документационное обеспечение управления», который вошел в научный оборот более 10 лет назад в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации. Термин «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-технологическую, составляющую в современной организации делопроизводства и образован по аналогии с такими терминами, как «программное обеспечение», «информационное обеспечение», «лингвистическое обеспечение» и т. п.

Делопроизводство (ДОУ) предполагает прежде всего создание документов, или документирование, под которым понимается запись информации на различных носителях

Документирование может осуществляться на естественном языке и на искусственных языках с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы — документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовый документ, созданный с помощью письма, — это традиционный документ на бумажном носителе или видеограмма документа — изображение документа на экране монитора.

При документировании на искусственных языках документы создаются на машинных носителях — документы, созданные с использованием носителей и

35

способов записи, обеспечивающих обработку информации электронновычислительной машиной (ЭВМ).

Взависимости от используемых средств документирования различаются способы документирования (текстовое документирование, кино-, фото-, фонодокументирование, электронное документирование) и типы создаваемых при этом документов.

При использовании простых орудий создаются рукописные письменные документы (текстовые документы, информация которых зафиксирована любым типом письма), изобразительные документы (содержащие информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта) и графические документы (в которых изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени). При использовании фототехники создаются фотодокументы, при использовании звукозаписывающей техники — фоно- (или звуковые) документы, при применении киноили видеотехники — кинодокументы, с помощью компьютерной техники — письменные документы на бумажном носителе и видеограммы, а также документы на машинныхносителях.

Результатом документирования является документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носитель — это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Внастоящее время наиболее распространенным носителем документной информации является бумага; наряду с ней широко используются и новые носители — магнитные, позволяющие использовать для документирования вычислительную технику.

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, что придает юридическую силу создаваемым документам. Юридическая сила — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов — обязательных элементов оформления документа (имя автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др.). Современные требования к оформлению документов фиксируются в государственных стандартах, в частности правила оформления организационно-распорядительных документов зафиксированы в ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов (их всего30), но и зоны и последовательность их размещения на документе. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, составляют формуляр документа. Формуляр также регламентирован государственным стандартом, поэтому для правильного составления документа необходимо знать не только реквизиты документа, но и последовательность их расположения на

36

документе. Наличие формуляра, установленного государственным стандартом, обеспечивает единство документирования и единство документации как в рамках одного учреждения; так и в целом в стране.

В обществе документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации. Документы — носители первичной информации, именно в них информация фиксируется впервые. Это свойство и позволяет отличать документы от других источников информации — книг, газет, журналов и др., содержащих переработанную, вторичную информацию.

Любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению, Как буквы одного языка составляют алфавит, так и отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой классификации систем документации, видов и разновидностей документов, а используется эмпирически сложившееся разделение документов на системы документации.

Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения. К последним относятся документы, созданные человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей; это самая немногочисленная с точки зрения видов и разновидностей система документации, она включает личную переписку, воспоминания (мемуары), дневники.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности разделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др. Именно управленческие документы, обеспечивают управляемость объектов в рамках как государства, так и отдельной организации. Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются:

плановая документация;

организационно-правовая документация;

распорядительная документация;

информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;

отчетная документация;

договорная документация;

документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

документация по обеспечению финансами (бухгалтерский учет и отчетность);

документация по материально-техническому обеспечению;

документация подокументационному и информационному обеспечению деятельности учреждения;

37

документация, отражающая основную деятельность учреждения, организации или предприятия (на производственном предприятии это производственная документация, в лечебном учреждении — система медицинской документации, в вузе — система документации по высшему образованию и т. д.).

Документы, составляющие одну систему документации, характеризуются единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности.

Документационное обеспечение документов предполагает не только создание документов, но и организацию работы с ними. Организация работы с документами — это организация документооборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности.

Документооборот организации — это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки: регистрируемые и нерегистрируемые документы, входящие, исходящие и внутренние документы, документы, поступающие или направляемые в вышестоящие организации, документы, направляемые или поступающие из подведомственных организаций, и др. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени (как правило, года). Объем документооборота — важный показатель, используемый в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, установлении структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и др.

Одна из важнейших функций в организации работы с документами - учет документов, который обеспечивается их регистрацией - записью учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Кроме того, регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, а также вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения.

Наряду с организацией документооборота в понятие «организация работы с документами» входит хранение документов и их использование в деятельности учреждения. Система хранения документов - это совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности учреждения. Для системы хранения документов наиболее значимыми понятиями являются понятия «номенклатура дел» и «дело». Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков их хранения, а дело — это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

38

Рассмотренные термины составляют основу терминосистемы документационного обеспечения управления (делопроизводства). Большинство рассмотренных терминов - делопроизводство, документ, реквизит, формуляр, система документации, документооборот и др., — обозначают основные понятия научной дисциплины. Наряду с рассмотренными понятиями используются и другие понятия, раскрывающие отдельные специфические стороны изучаемой предметной области.

2.Классификация документов.

Для того чтобы выработать правила составления и оформления документов, формы и методы работы с ними, была произведена классификация документов по определенным признакам.

По способу изготовления (фиксации информации) документы подразделяются на:

Письменные (рукописные и печатные);

Технические – это обобщенное название документов, отражающих техническую мысль: конструкторскую, проектно-сметную, технологическую. Основная часть технических документов выполняется графическими приемами (чертежи), но есть и описания к этим чертежам;

Фоно-, аудио-, акустические документы – содержание которых передано посредством звукозаписи (звуковые файлы);

Кинодокументы – изобразительные документы, содержание которых фиксируется с помощью специальной аппаратуры на кинопленке и отражает предметы и события в движении;

Фотодокументы – изобразительные документы, содержание которых передано фотографическим способом;

Аудиовизуальные, видеодокументы содержат и изобразительную, и звуковую информацию.

По ценности содержания: научные, исторические, оперативные и т.д.

По назначению: для фиксации событий, для передачи информации, для выполнения основных задач.

По стадиям создания:

Черновик (предварительная редакция документа);

Беловик (чистовик);

Подлинник, или оригинал (документ в окончательной редакции, оформленный с учетом ГОСТа);

Копия документа – точное воспроизведение подлинника. Копии бывают факсимильные и свободные. Факсимильная копия содержит все реквизиты документа и отражает особенности их изготовления (ксерокс, факс, фотокопия);

Отпуск – копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;

Дубликат – копия, которая выдается в случае утраты подлинника, или оригинала, обладает той же юридической силой, что и подлинник;

Выписка – копия официального документа, воспроизводящая какуюлибо его часть, заверенную в установленном порядке;

Автограф – документ, написанный рукой автора.

По срокам хранения:

39

Документы постоянного (бессрочного) хранения (представляющие интерес для науки, истории; планы, отчеты, протоколы, постановления, решения и др.);

Документы, имеющие длительные сроки хранения (свыше 10 лет), - личные дела, истории болезни, техническая документация и др.;

Некоторые документы имеют временные сроки хранения (до 10 лет). По степени гласности: обычные, секретные (с грифами ДСП, КТ,

конфиденциально и др.).

По юридической силе: подлинные (действительные и недействительные), подложные.

По способу изложения материала: примерные, индивидуальные, типовые. По роду деятельности: система банковской документации, система отчетно-

статистической документации, система организационно-распорядительной документации и др.

По форме: табличные, текстовые, анкетные, трафаретные и др.

По происхождению:

Именные, или личные (удостоверяющие личность);

Служебные (отражающие работу учреждения по основной деятельности и по личному составу).

По срокам изготовления: срочные, несрочные.

По наименованию: приказ, письмо, справка, акт и другие виды документов. По степени сложности: простые (рассматривается один вопрос), сложные

(несколько вопросов).

По месту составления: внутренние и внешние; внешние, в свою очередь, делятся на входящие и исходящие.

40