Заключение

В заключении данной работы можно подвести итог:

1 формирование дел может осуществляться централизовано только секретарем фирмы или делопроизводственной службой или децентрализовано - несколькими структурными подразделениями Документы постоянного и временного сроков хранения следует группировать в дела раздельно. Следует хранить в различных делах оригиналы и копии документов, годовые и квартальные планы работы, поскольку эти документы имеют различные сроки хранения.

2 Распорядительные документы формируются в отдельные дела по видам, при этом обычно уточняют их авторскую принадлежность. Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются для лучшего поиска в дела по направлениям деятельности организации.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, как приложения к ним, группируются вместе с распорядительными документами. Протоколы следует формировать в дела с учетом авторского признака (протоколы коллегии, протоколы совещания у директора, протоколы профсоюзного собрания и т.д.). Статистическая документация, образующаяся в управленческой деятельности, группируется самостоятельно или в одном деле с другими документами по данному вопросу. Документы по кадровому составу являются социально значимыми документами и требуют особой тщательности и аккуратности при учете и хранении в течение длительного срока. Личные дела, приказы о приеме, увольнении, переводе сотрудников подшиваются (переплетаются), полистно нумеруются, каждый документ в них учитывается. Трудовая книжка является основным документом, о трудовой деятельности и трудовом (общем, непрерывным и специальным) стаже работы. При формировании конфиденциальных документов в дела должна жестко соблюдаться разрешительная система доступа сотрудников к делам, документам и электронным сведениям, обеспечиваться информационная взаимосвязь местонахождения документа в деле с его предыдущими учетными формами и номерами, строго выполняться инструктивные требования, решающие задачу сохранности дел и документов.

3. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Необходимо избегать неконкретных формулировок.

4. Наиболее технологически тесно с организацией систематизированного хранения документов связаны регистрация и сроки хранения документов, так как являются основными факторами выбора и закрепления системы накопления документов в процессе оперативной работы. После утверждения номенклатуры дел руководством юридического лица она становится нормативным документом для всех должностных лиц данной организации. При составлении номенклатуры дел необходимо помнить, что только хорошо составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документов.

5. Необходимым этапом подготовки номенклатуры дел является проведение экспертизы ценности качества формулировок в заголовках будущих дел, логичности схемы их систематизации, но главное - определение сроков хранения на основе оценки информационной ценности документов.

6. Итоговые сведения о количестве дел, картотек, файлов и др. единиц хранения сообщаются в архив своей организации и в государственный (муниципальный) архив, если он принимает документы данной организации на хранение.

7. Опись является основным учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной законченной нумерацией. Для каждой группы дел должно быть указаны дата первого и дата последнего документов (крайние даты) и общее количество дел. По каждой включенной в акт группе дел или отдельным делам должны быть указано еще раз основание их уничтожения - срок хранения и статья (статьи) по перечню. Внутренние описи необходимы в том случае, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например: «Приказы по основной деятельности». А так же для специфичной документации - личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т.д. Дела постоянного или долговременного хранения, а также конфиденциальные и по личному составу должны быть полностью оформлены с выполнением всех названных работ.