Умови відбору записів у запитах

Умови відбору записів — це обмеження, що вводяться для визначення записів.

Наприклад, замість перегляду всіх учнів школи можна відібрати тих, що навчаються в 11 класі.

Для цього потрібно в полі Клас вказати умову виведення значень — 11.

Щоб задати умови відбору записів, у рядок Умова відбору бланка запиту вводять вираз, який може містити знаки порівняння (>, <, =, >=, <=, <>), математичні функції, текстові, числові та інші значення. Наприклад:

- за умовою Україна (або "Україна", або ="Україна") для поля Назва країни будуть відібрані такі записи, які містять значення Україна в цьому полі;

- за умовою <>"Україна" будуть відібрані всі записи, крім тих, які містять значення Україна в заданому полі.

Для поєднання декількох умов можна використовувати операції: And — для визначення

записів, що задовольняють відразу обом умовам; Or — для визначення записів, що

задовольняють хоча б одній з умов.

Наприклад:

-за умовою >=1.09.2007 And <=31.12.2007 у полі Дата будуть відібрані записи, датовані від 1 вересня до 31 грудня 2007 р. включно;

- за умовою ="Росія" Or ="Україна" в полі Країна будуть відібрані всі записи, які містять значення Росія або значення Україна. Зауважимо, що такі альтернативні умови можна задавати в різних рядках: у рядкові Умова відбору ввести ="Росія", а в рядкові або ввести ="Україна".

При визначенні умови відбору записів можна використовувати зразок із символами шаблону — зірочки (*), яка заміняє послідовність будь-яких символів, або знаку питання (?), який заміняє один символ. До таких умов у середовищі СУБД Access додається слово Like.

Наприклад:

- за умовою Like "Україн*" у полі Назва будуть відібрані записи, в яких дані цього поля починаються з літер Україн: Українець, Україна, Український тощо;

- за умовою Like "Україн?" — будуть відібрані записи, в яких дані поля Назва після літер Україн містять лише одну літеру: Україна, України тощо.

Звіт.

При роботі з таблицями бази даних, як правило, окремі відомості необхідно відобразити на папері. При цьому потрібно встановити вигляд розміщення даних, шрифт тексту, колір тексту тощо. Цей процес і називається створенням звіту.

Звіт призначається для формування документів, що містять результати виконання завдань у середовищі бази даних, і виведення їх на друк.

Для створення звіту в головному вікні бази даних на вкладинці Звіти вибирають потрібний режим — конструктора, автозвіту або майстра. Процес побудови звіту за допомогою майстра схожий на процес створення форми, який було розглянуто раніше. У діалоговому вікні Створення звіту серед переліку існуючих таблиць вибирають таблиці, на основі яких будується звіт, вносять потрібні поля у список Обрані поля, визначають необхідність упорядкування, вибирають макет та стиль звіту.

Результатом створення звіту є документ, який містить обрані поля. Відомості, що відображаються у звіті, залежать від того, що знаходиться в момент відкриття звіту в таблицях бази даних. Тобто звіт відбиває поточні дані з таблиць.

Звіт, представлений у режимі конструктора, має структуру, схожу на структуру форми, і складається з таких частин:

- заголовок звіту;

- верхній колонтитул;

- область даних;

- нижній колонтитул;

- примітки звіту.

Заголовок та примітки призначені для відображення певної інформації (наприклад, теми звіту або підпису). Ці частини не є обов’язковими. У верхньому та нижньому колонтитулах розміщена інформація, що має відображатися відповідно у верхній або нижній частинах кожної сторінки. У нижньому колонтитулі, як правило, розташовують поточну дату та номер поточної сторінки звіту. Область даних містить елементи управління, в яких відображаються значення полів таблиць або запитів бази даних.

Редагування макета звіту передбачає зміну розташування елементів управління, їхніх розмірів, шрифту й кольору тексту в елементах управління тощо. Усі ці дії виконуються в режимі конструктора звіту так само, як макет форми редагується в режимі конструктора форм.

У результаті роботи майстра одержимо звіт, показаний на рис.: